Registros de arquivamento de IA
A REDA AI gerencia automaticamente o histórico de conversas e os dados de mensagens para otimizar o armazenamento, manter o desempenho do sistema e ajudar as organizações a cumprir as políticas de retenção de dados. Os Registros de arquivamento de IA fornecem uma trilha de auditoria completa desse processo automatizado de limpeza, mostrando exatamente quais dados foram arquivados, quando e se a operação foi bem-sucedida.
Ao examinar os registros de arquivamento, os administradores obtêm visibilidade sobre o gerenciamento do ciclo de vida dos dados e podem verificar se as conversas antigas estão sendo limpas de acordo com suas políticas de retenção.
Como funciona o arquivamento
Às 2h do dia 1º de cada mês, a REDA AI executa um job em lote automatizado em seis etapas. Ele aplica a política de retenção de cada agente e exclui as conversas, mensagens e transações de créditos mais antigas que o limite de retenção.
Configuração da política de retenção
Cada agente possui duas configurações que controlam o comportamento do arquivamento:
| Campo | Finalidade | Padrão / Exemplo |
|---|---|---|
| Retenção para arquivamento (dias) | Número de dias para reter as conversas deste agente antes do arquivamento. Tudo mais antigo é excluído na execução mensal. Mínimo de 60 dias — um valor menor é elevado para 60. | 180 dias para toda a organização (ajuste por agente, mínimo de 60 dias) |
| Ignorar arquivamento | Caixa de seleção. Se ativada (verdadeiro), o arquivamento é completamente ignorado para este agente — as conversas nunca são excluídas automaticamente. | Desmarcada (falso) por padrão |
O que é arquivado
Uma execução exclui quatro tipos de registro, cada um medido contra a própria janela de retenção:
- Conversas mais antigas que o período de retenção aplicável.
- Mensagens — medidas pela própria idade, na própria etapa. Elas não são excluídas como filhas de uma conversa arquivada, então uma conversa longa pode perder suas mensagens mais antigas enquanto a conversa em si sobrevive.
- Transações de créditos — o livro por interação. Suas somas de créditos e tokens são gravadas antes no log de arquivamento, de modo que os números de consumo do período sobrevivem à exclusão.
- Ações agendadas — medidas contra a configuração de retenção global, porque não têm vínculo com agente. Uma substituição por agente nunca se aplica a elas.
A exclusão é permanente. O que você mantém é o log de arquivamento e seus anexos CSV, gravados na etapa 1 antes de qualquer remoção.
O que NÃO é arquivado
Uma execução nunca toca no seguinte:
- Configuração — Definições de Agente, ferramentas, prompts e campos de contexto. Nada disso são dados que a execução envelhece.
- Logs de incidentes — são a trilha de auditoria de erros, então persistem até um administrador removê-los.
- Os próprios logs de arquivamento — o registro do que foi excluído sobrevive ao que descreve.
- Tudo que pertença a um agente com Skip Archival marcado — excluído de todas as etapas.
Acessando os registros de arquivamento
- Abra o app REDA AI — Clique no Iniciador de aplicativos no Salesforce e selecione REDA AI.
- Clique no menu "Mais" — Na barra de navegação da REDA AI, localize e clique no botão Mais (três pontos) para revelar opções adicionais.
- Selecione "Registros de arquivamento de IA" — Isso abre o modo de exibição de lista de todos os registros de arquivamento, ordenados pela execução mais recente primeiro.
Entendendo os campos do registro de arquivamento
Um log de arquivamento registra uma execução, em toda a organização. Ele não é por agente e não tem campo Agente: uma única execução varre todos os agentes não excluídos e publica um único conjunto de totais.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de arquivamento | A data em que a execução ocorreu. Um registro de log é criado por execução. |
| Chave de período | O período AAAA-MM que está sendo arquivado. Corresponde à Period Key do Período de créditos relacionado. |
| Período de crédito | Lookup para o Período de créditos que esta execução cobriu. |
| Dias de retenção | O período de retenção, em dias, em vigor quando a execução ocorreu. Fica gravado no log para que um leitor posterior saiba a regra aplicada, não a regra de hoje. |
| Status | In Progress, Completed ou Failed. Veja Interpretando os resultados do arquivamento. |
| Conversas arquivadas | Número de registros de conversa excluídos nesta execução. |
| Mensagens arquivadas | Número de registros de mensagem excluídos nesta execução. |
| Transações arquivadas | Número de transações de créditos excluídas nesta execução. |
| Total Credits | Soma dos créditos de todas as transações excluídas nesta execução. |
| Total de Tokens de Entrada | Soma dos tokens de entrada dessas transações excluídas. |
| Total de Tokens de Saída | Soma dos tokens de saída dessas transações excluídas. |
| Total de tokens de leitura do cache | Soma dos tokens de leitura de cache dessas transações excluídas. |
| Total de tokens de criação de cache | Soma dos tokens de criação de cache dessas transações excluídas. |
| Detalhes do erro | Mensagens de erro se a execução falhou. Também é onde cai o aviso de truncamento de um CSV — leia mesmo quando o Status for Completed. |
Por que os totais de créditos e tokens ficam no log. A execução exclui as próprias transações de créditos, então sem esses campos os números de consumo do período sumiriam junto. Os totais são calculados antes da exclusão e mantidos permanentemente, de modo que você ainda consegue responder “quanto gastamos em março de 2026?” muito depois de as linhas do livro de março terem sumido.
Interpretando os resultados do arquivamento
Status: In Progress
A execução ainda está percorrendo suas seis etapas, ou uma etapa falhou de forma grave o bastante para a
cadeia nunca chegar ao Finalize. Um log parado em In Progress muito depois da janela de
execução é um sinal para verificar Error Details e os Logs de incidentes de IA.
Status: Completed
A cadeia terminou. Os três campos de contagem dizem quanto foi removido; zeros são normais quando nada passou da janela de retenção.
Um Completed verde não significa por si só que os CSVs estejam completos.
Cada CSV tem limite de 50.000 linhas, enquanto as exclusões não têm, então uma execução grande pode excluir
mais do que o CSV registra. Quando isso acontece, a execução mesmo assim é concluída e grava uma nota como
“Messages CSV truncated at 50000 rows” em Error Details. Leia esse
campo antes de tratar um anexo como a lista completa.
Status: Failed
A execução encontrou um erro. Error Details traz a mensagem, e a mesma falha é capturada nos Logs de incidentes de IA com seu contexto. Causas comuns:
- Limites de armazenamento ou de governador atingidos no meio da execução.
- Bloqueios de registro — outro processo mantinha os mesmos registros.
- Configuração de permissões ou de compartilhamento impedindo a exclusão.
Como os CSVs são gravados na etapa 1, antes de qualquer exclusão, uma falha em uma etapa posterior ainda deixa a evidência do que a execução ia remover.
Gerenciando políticas de retenção
Ajustando a retenção para um agente específico
Para alterar por quanto tempo as conversas são mantidas para um agente:
- Abra o app REDA AI e navegue até a guia Definições de Agente.
- Clique no agente que deseja modificar.
- Localize o campo Retenção para arquivamento (dias) e insira o número de dias para reter as conversas (por exemplo, 90, 180, 365).
- Salve o registro. O novo período de retenção se aplica a partir da próxima execução mensal.
Desativando o arquivamento para um agente
Se você quiser preservar todas as conversas de um agente específico indefinidamente:
- Abra o registro de Definição de Agente.
- Marque a caixa de seleção Ignorar arquivamento.
- Salve o registro. As conversas desse agente nunca serão arquivadas.
Reativando o arquivamento
Para retomar o arquivamento de um agente para o qual ele havia sido desativado anteriormente:
- Abra o registro de Definição de Agente.
- Desmarque a caixa de seleção Ignorar arquivamento.
- Certifique-se de que o campo Retenção para arquivamento (dias) tenha o período de retenção desejado (por exemplo, 90).
- Salve. O arquivamento é retomado na próxima execução mensal.
Arquivamento e conformidade
O arquivamento de conversas ajuda as organizações a cumprir regulamentações de retenção de dados e privacidade:
- GDPR: As organizações podem definir períodos de retenção alinhados com o princípio de "limitação de armazenamento" do GDPR, garantindo que conversas antigas sejam excluídas automaticamente.
- CCPA / CPRA: A exclusão automática de dados antigos apoia a conformidade com as leis estaduais de privacidade dos EUA.
- Padrões do setor: Muitos setores (saúde, finanças) exigem políticas de retenção de dados; os registros de arquivamento fornecem uma trilha de auditoria que comprova a conformidade.
- Minimização de dados: Ao remover automaticamente conversas antigas, você minimiza o volume de dados sensíveis armazenados no Salesforce.
Os próprios registros de arquivamento são um ativo de conformidade — eles documentam quando e quanto dado foi removido, o que atende aos requisitos de auditoria de governança de dados.
Cenários comuns
Cenário 1: Reduzindo o consumo de armazenamento
Suas conversas da REDA AI se acumularam ao longo de um ano e estão consumindo armazenamento significativo. Defina a Retenção para arquivamento (dias) como 90 para os agentes envolvidos. A próxima execução mensal exclui tudo com mais de 90 dias. O armazenamento não é liberado imediatamente — é liberado no dia 1º, quando a execução ocorre. Os registros de arquivamento mostrarão o número de registros excluídos.
Cenário 2: Preservando conversas para retenção legal
Você está envolvido em um litígio e precisa preservar todas as conversas como evidência. Ative a opção Ignorar arquivamento nas definições de agente relevantes até a conclusão do caso. Os registros de arquivamento mostrarão o status "Ignorado", confirmando que nenhum dado foi excluído durante o período de retenção legal.
Cenário 3: Investigando lacunas no arquivamento
Você percebe que os registros de arquivamento mostram 0 conversas arquivadas por vários dias, o que é incomum para um agente movimentado. Verifique o campo Notas para obter pistas. Se o status for "Ignorado", verifique se a opção Ignorar arquivamento foi ativada acidentalmente. Se o status for "Sucesso", as conversas podem simplesmente ser mais recentes do que o limite de retenção.
Perguntas frequentes
Não. O arquivamento exclui permanentemente conversas e mensagens. A REDA AI não mantém um backup ou arquivo separado das conversas excluídas. Se você precisar preservar conversas a longo prazo, desative o arquivamento para esses agentes (ative Ignorar arquivamento) ou exporte as conversas antes que atinjam o limite de idade de retenção.
Não. O arquivamento é um processo administrativo de limpeza de dados que não consome créditos. Os créditos só são consumidos quando os usuários interagem com os agentes (conversas, mensagens, execuções de ferramentas etc.).
Às 2h do dia 1º de cada mês. O job é agendado automaticamente na instalação do pacote, com o nome REDAAI_Archival_Monthly, e você pode vê-lo em Configuração e depois Jobs agendados. Ele é mensal, não noturno.
O processo padrão de arquivamento é executado apenas na programação do pacote, e essa programação é mensal. Se você precisa remover dados antes disso, use as próprias ferramentas do Salesforce ou entre em contato com o Suporte da REDA AI.