Arquivamento e Auditoria

O Que o Arquivamento Alcança

• Higiene de armazenamento. Os registros de conversas e mensagens se acumulam rapidamente. O arquivamento mantém o conjunto de dados ativos focado no passado recente.
• Conformidade. Muitas organizações têm políticas que exigem a exclusão de dados após um período fixo. O arquivamento operacionaliza essa política.
• Auditabilidade. Contagens agregadas e exportações em CSV por período permanecem depois que os registros subjacentes são excluídos, para que você possa comprovar o que aconteceu sem manter cada registro individual.

O Que É Arquivado

A execução mensal exclui os registros abaixo quando eles ultrapassam sua janela de retenção. Cada etapa acontece em sequência; a falha em uma etapa não se propaga para as demais.

O Registro de arquivamento associado é o registro de auditoria que sobrevive. Registros de incidentes e Períodos de crédito não são arquivados — eles são mantidos como o substrato de auditoria de longo prazo.

Hierarquia de Retenção

A retenção de cada registro é determinada pelo agente que o possui, com uma precedência clara:

Registros mais antigos do que a janela de retenção aplicável ficam elegíveis para exclusão na próxima execução. Registros mais recentes do que a janela são ignorados.

Agendamento

• O job de arquivamento é executado automaticamente às 2h do dia 1º de cada mês, com o nome de job agendado REDAAI_Archival_Monthly.
• Cada execução processa todos os registros que ultrapassaram a retenção desde a execução anterior.
• Se a retenção global estiver definida como 0, o job é tratado como desativado e é encerrado imediatamente. O agendamento permanece em vigor; retornar a configuração para um valor positivo reativa o arquivamento na próxima execução agendada.

O agendamento é configurado automaticamente quando o pacote é instalado e fica visível em Configuração › Trabalhos agendados.

As Seis Etapas de uma Execução de Arquivamento

Cada execução mensal é uma cadeia de lotes discretos, para que o trabalho caiba dentro dos limites assíncronos do Salesforce. As etapas são executadas nesta ordem:

O Que o Registro de Arquivamento Captura

Para cada execução mensal, um registro de Registro de arquivamento é criado com totais agregados e anexos em CSV. O registro contém:

• Data de arquivamento e Chave de período da execução
• A janela de retenção em vigor no momento em que a execução foi realizada
• Status (Concluído, Com falha, Em andamento)
• Contagens: Conversas arquivadas, Mensagens arquivadas, Transações arquivadas
• Totais agregados: Total de créditos, Total de tokens de entrada, Total de tokens de saída, Total de tokens de criação de cache, Total de tokens de leitura de cache
• O Período de crédito que a execução cobriu (lookup)
• Detalhes do erro quando a execução não foi concluída de forma limpa

Todos os CSVs são gravados durante a etapa 1 (Instantâneo), antes de qualquer registro ser excluído, de modo que a evidência existe mesmo se uma etapa posterior falhar. Três arquivos são anexados ao Log de arquivamento:

• Archived_Conversations.csv
• Archived_Messages.csv
• Archived_Transactions.csv

As ações agendadas são excluídas sem CSV: a etapa 5 as remove, mas nenhum arquivo de instantâneo é gerado para elas. Se você precisa de um registro das ações agendadas que expiram, exporte-as antes da execução.

Cada arquivo tem limite de 50.000 linhas. A exclusão não tem limite, então uma execução maior que isso exclui mais do que o CSV registra. Quando isso acontece, a REDA AI grava uma nota como “Messages CSV truncated at 50000 rows” em Detalhes do erro no Log de arquivamento — verifique esse campo antes de tratar um CSV como a lista completa.

Para a referência campo a campo e como interpretar registros de arquivamento individuais, consulte Registros de arquivamento de IA.

Registros de Auditoria à Prova de Adulteração

Três categorias de registros formam o substrato de auditoria da plataforma e são protegidas contra atualização ou exclusão:

• Registros de arquivamento — uma vez criados, não podem ser editados nem excluídos pelos usuários. Os anexos em CSV são igualmente imutáveis.
• Registros de incidentes — o registro de incidente Apex de qualquer falha. Consulte Registros de incidentes de IA.
• Períodos de crédito — os resumos mensais de consumo de crédito que sustentam os relatórios de uso da licença.

Essas proteções são aplicadas pela camada de proteção de registros da plataforma; mesmo usuários com permissões amplas sobre o objeto não conseguem contorná-las pela interface ou por APIs padrão. Por isso, os auditores podem confiar que os valores são autoritativos.

Configurando o Arquivamento

Globalmente

Defina Dias de retenção de arquivamento em Configurações da plataforma. Escolha um valor de pelo menos 60 dias. Defina como 0 para desativar o arquivamento por completo. Consulte Referência de configurações da plataforma.

Por agente

• Para isentar um agente por completo, marque Ignorar arquivamento na Definição de Agente.
• Para sobrepor a retenção global de um agente, defina seu campo Dias de retenção de arquivamento. Mínimo: 60 dias.
• A retenção por agente cobre as conversas, as mensagens e as transações de créditos daquele agente. As ações agendadas não estão vinculadas a nenhum agente, portanto sempre envelhecem pela configuração global, independentemente das substituições de cada agente.

Retenção de auditoria

Os registros de Registro de arquivamento e seus anexos em CSV não são, eles próprios, arquivados. Eles persistem indefinidamente para que o histórico de auditoria seja preservado. Planeje o uso do armazenamento de arquivos de acordo — organizações grandes com muitas execuções mensais acumulam armazenamento de CSV ao longo do tempo.

Monitorando as Execuções de Arquivamento

• Configuração › Trabalhos agendados — confirme se o job está agendado e verifique seus horários de Última execução e Próxima execução.
• Configuração › Trabalhos Apex — as execuções em lote mais recentes aparecem aqui, com contagens de linhas e eventuais erros.
• Guia Registros de arquivamento — o registro canônico do resultado de cada execução mensal.
• Registro de incidentes — falhas dentro do lote de arquivamento são registradas aqui para investigação do administrador.

Boas Práticas

Escolha uma retenção alinhada à política, não à conveniência. O padrão de 180 dias é um ponto de partida. Se sua política de conformidade exigir retenção mais curta, reduza o valor globalmente. Se determinados agentes precisarem de retenção diferente, sobreponha por agente.

Use Ignorar arquivamento com moderação. Um agente com o arquivamento ignorado acumula conversas para sempre. Reserve o sinalizador para agentes em que cada conversa tenha valor comercial de longo prazo (por exemplo, aprovações relevantes para a conformidade).

Fique de olho no armazenamento de arquivos do log de auditoria. Os anexos em CSV se acumulam. Revise periodicamente a utilização do armazenamento de arquivos e ajuste a retenção por agente se a pegada de auditoria crescer além do que sua organização consegue armazenar confortavelmente.

Não edite manualmente a saída do arquivamento. Os registros de auditoria são protegidos por um motivo. Se uma execução produziu dados incorretos, resolva a causa subjacente e deixe que a próxima execução produza um registro limpo — não tente alterar retroativamente o log anterior.

Verifique após mudanças importantes. Se você alterar valores de retenção ou adicionar sinalizadores de Ignorar arquivamento, observe o Registro de arquivamento da execução seguinte para confirmar que a plataforma se comportou como esperado.

Perguntas frequentes

Próximos passos

Leia Registros de arquivamento de IA para a referência campo a campo dos registros de arquivamento individuais, ou Referência de configurações da plataforma para a configuração global de retenção.