Conciliar depósitos y pagos salientes
Cada día o cada pocos días, Payload envía a tu cuenta bancaria el dinero que cobró como un solo depósito, y toma el dinero para pagos salientes y reembolsos como un solo pago saliente. Cada depósito o pago saliente aparece en tu extracto bancario como una sola línea que puede abarcar decenas de pagos. REDA Pay convierte cada una de esas líneas en una Statement Activity que enumera los pagos individuales que contiene, para que finanzas pueda cotejar el extracto bancario con Salesforce sin abrir Payload.
- Los webhooks están configurados: los depósitos y los pagos salientes solo llegan mediante ellos; consulta Configurar webhooks.
- Tienes REDA Pay - Reconciliation Manager y REDA Pay - Read Only User; consulta Quién puede hacer qué.
Los registros
| Registro | Qué es |
|---|---|
Statement Activity (S-0000000:YYYY-MM) | Un depósito en tu cuenta bancaria, o un pago saliente desde ella, tal como lo informa Payload. Type Deposit (crédito en tu extracto, frente a los cobros) o Payout (débito, frente a los desembolsos y reembolsos). Statement Amount es el importe del extracto bancario |
Transaction Activity (TA-00000) | Una línea dentro de ella: un pago, reembolso o crédito que contiene el depósito o el pago saliente, con su importe y un vínculo a la Pay Transaction correspondiente cuando Salesforce la tiene |
Dos resúmenes acumulativos de la Statement Activity hacen las cuentas: Reconciled Amount suma las líneas y Unreconciled Activities cuenta las líneas que no tienen una Pay Transaction vinculada.
Un depósito bancario, tres pagos. Todas las líneas están vinculadas y los importes coinciden: lista para conciliar.
Cómo se arma una Statement Activity
- Payload informa un depósito o un pago saliente mediante un webhook. REDA Pay crea la Statement Activity con Status In Process y lee los datos en Payload: importe, tipo, tipo y demora de fondeo, número de referencia, la fecha en que se registró y la cuenta de procesamiento.
- REDA Pay crea una Transaction Activity por línea y vincula cada una con la Pay Transaction que tiene el mismo identificador de Payload. Las líneas de pagos que Salesforce no conoce quedan sin vincular.
- Status pasa a Completed.
- Si el interruptor de la organización CREATE_MISSING_TRANSACTIONS está activado (consulta Interruptores de la organización y mensajes de error), REDA Pay trae de Payload cada pago desconocido y lo crea como Pay Transaction bajo la orden a la que pertenece, y luego vincula la línea. Con el interruptor desactivado, las líneas desconocidas te esperan.
Todo esto ocurre en segundo plano a los pocos minutos del webhook.
La rutina de finanzas
Trabaja con las vistas de lista de la pestaña Statement Activities:
| Vista de lista | Qué contiene | Qué hacer |
|---|---|---|
| In Process | Actividades que todavía se están armando | Espera; si una se queda aquí mucho tiempo, consulta Reprocess más abajo |
| Pending Reconciliation | Completed y Good To Reconcile: sin líneas sin vincular y con Reconciled Amount igual a Statement Amount | Cotéjala con la línea del extracto bancario y luego define Status como Reconciled |
| Reconciliation Errors | Completed pero sin Good To Reconcile: líneas sin vincular o importes que no coinciden | Investiga (más abajo) |
| Reconciled | Terminadas | — |
Para marcar una como conciliada: ábrela, haz clic en Modificar, define Status como Reconciled y haz clic en Guardar. REDA Pay lo rechaza si los importes no coinciden: "Statement and Reconciled amount must be the same for reconciled activities.", y el registro, una vez conciliado, no se puede reprocesar.
Las cuatro vistas son toda la rutina: las pendientes se concilian y las de error se investigan.
Cuando un extracto está en Reconciliation Errors
| Hallazgo | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Una línea sin Pay Transaction | El pago se hizo fuera de REDA Pay (en el panel de Payload o en otro sistema), o es un pago de REDA Pay cuya transacción se perdió | Usa Reprocess con Create Missing Transactions activado (más abajo). Un pago hecho fuera de REDA Pay se crea entonces bajo la orden que lleva, o se informa en el registro si no lleva ninguna |
| Reconciled Amount distinto de Statement Amount | Faltan líneas, o Payload informó de forma distinta una línea de reembolso o de comisión | Reprocesa; si persiste, compara con el panel de Payload y escribe a support@reda.one con el número de la actividad |
| Atascada en In Process | Falló el trabajo en segundo plano; un REDA Pay Log lo explica | Lee el registro y luego reprocesa |
Reprocess
- En la Statement Activity, haz clic en Reprocess.
- Lee la advertencia: las líneas de la actividad se vuelven a armar a partir de Payload, lo que "includes removing the reference on existing reconciled transactions under this statement activity. This process may be irreversible." (incluye quitar la referencia de las transacciones conciliadas de esta actividad; el proceso puede ser irreversible).
- Create Missing Transactions está activado de forma predeterminada en este diálogo, diga lo que diga el interruptor de la organización. Déjalo activado para que los pagos desconocidos se creen como Pay Transactions; desactívalo para volver a armar solo las líneas.
- Haz clic en Reprocess. Aparece "Statement Activity reprocess is initiated. You will receive a notification, when the processing is complete." Al terminar, recibes una notificación en la aplicación "Your request to reprocess Statement Activity S-… is complete." y el registro vuelve a Completed.
Reprocess vuelve a armar las líneas. Fíjate en el interruptor: aquí viene en Yes.
Un extracto Reconciled no se puede reprocesar: ""Reconciled" statement activity can not be reprocessed."
Ejemplo práctico
Payload deposita $3,753.50 el 3 de noviembre. La Statement Activity S-0000930:2026-11 muestra Statement Amount $3,753.50 y dos líneas: un pago de alquiler de $1,251.75 y otro de $2,501.75, cada uno con su comisión bancaria de $1.75, porque la cuenta operativa no dirige las comisiones a otra cuenta. Reconciled Amount $3,753.50, Unreconciled Activities 0, Good To Reconcile marcado. Finanzas encuentra la línea de $3,753.50 en el extracto bancario del 3 de noviembre, define el estado como Reconciled y el día queda cerrado.
Errores que debes evitar
| Error | Qué ocurre | Solución |
|---|---|---|
| Marcar un extracto como conciliado desde la vista Reconciliation Errors | Las líneas sin vincular quedan ocultas tras un estado conciliado | Concilia solo desde Pending Reconciliation |
| Reprocesar un extracto que ya estaba cotejado | Sus líneas se vuelven a armar y se restablecen los vínculos con las transacciones | Reprocesa solo los extractos con errores |
| Eliminar una Pay Transaction a la que está vinculada una línea | La línea queda sin conciliar | No se deben eliminar las transacciones con líneas de actividad |
| Esperar que los pagos salientes coincidan uno a uno con los desembolsos | Un pago saliente puede combinar desembolsos y reembolsos | Lee las líneas |
Preguntas frecuentes
Cuando las comisiones se dirigen a una cuenta de procesamiento aparte, esa cuenta tiene sus propios depósitos. Cuando no, el depósito contiene los importes netos, y los cargos propios de Payload aparecen en su facturación, no en REDA Pay.
Las Statement Activities y las Transaction Activities son registros comunes: crea un informe con Statement Activity como objeto principal y sus líneas, o usa los informes del paquete Unreconciled Deposits y Unreconciled Payouts.
Revisa los webhooks (la pestaña Webhook Setup del perfil incluye deposit y reversal) y luego los REDA Pay Logs. También se puede crear un depósito a mano con su Payload Activity Id y luego reprocesarlo, pero no es habitual; contacta primero a soporte.