Anular o reembolsar un pago

El dinero puede volver a un pagador de dos maneras. Una anulación cancela un pago antes de que Payload lo fondee: el cargo simplemente nunca se liquida. Un reembolso devuelve el dinero de un pago que ya se liquidó, total o parcialmente, como una transacción nueva. Cuál se aplica lo decide el Funding Status del pago: pending se puede anular; cualquier estado posterior debe reembolsarse.

¿Anular o reembolsar?

REDA Pay revisa primero el estado de liquidación. Una transacción cuyo estado de liquidación ya no es pending se rechaza con "Failed to void Transaction. Transaction is already processed.": reembólsala en su lugar. El mismo mensaje aparece con un intento failed, que no tiene estado de liquidación porque nunca llegó a Payload; no hay nada que anular. Una transacción pendiente cuyo estado no es processed, por ejemplo una rejected, se rechaza con "Transaction is not eligible for Voiding."

Anular un pago

1. En la Pay Transaction, haz clic en Void Transaction.
2. El diálogo advierte "Prior to voiding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible." (antes de anular la transacción, ingresa los datos obligatorios; esta acción puede ser irreversible) y muestra Amount, Convenience Fee, Reference Number y Status.
3. Voided Date viene con la fecha de hoy; mantenla o cámbiala. Ingresa Internal Comments: por qué se cancela el pago. Ambos son obligatorios.
4. Haz clic en Void. Aparece "Transaction voided successfully." y el registro se actualiza con Status voided y Voided Date completado.

El diálogo Void Transaction: la advertencia, Amount, Convenience Fee, Reference Number y Status de solo lectura, Voided Date con la fecha de hoy, el cuadro Internal Comments y los botones Void y Close

Anular: el pago completo, antes del fondeo. El comentario queda guardado en la transacción.

Reembolsar un pago

1. En la Pay Transaction, haz clic en Refund Transaction.
2. El diálogo advierte "Prior to refunding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible." y muestra Amount y Reference Number.
3. Para un reembolso parcial, marca Partial Refund e ingresa el Refund Amount. Si la cuenta de procesamiento tiene Disable Partial Refund marcado, la casilla no aparece y se reembolsa el importe completo.
4. Refund Date viene con la fecha de hoy. Ingresa una Refund Description: el motivo. Ambos son obligatorios (si no, aparece "Required information missing.").
5. Haz clic en Refund. Aparece "Transaction refunded successfully." Bajo la misma Pay Order hay ahora una Pay Transaction nueva de tipo refund con el importe del reembolso y Parent Transaction apuntando a la original.

El diálogo Refund Transaction: la advertencia, Amount y Reference Number, la casilla Partial Refund, Refund Date con la fecha de hoy, el cuadro Refund Description y los botones Refund y Close

Reembolsar: total de forma predeterminada; marca Partial Refund para ingresar un importe.

Los reembolsos solo se pueden hacer sobre un payment que esté processed: un reembolso de un reembolso, de un credit o de un pago declined se rechaza con "Only transaction of type "Payment" can be refunded." o "Only transaction in status "Processed" can be refunded."

Las comisiones por conveniencia en los reembolsos

El importe que muestra el diálogo es el de la transacción: el importe neto, principal más comisión. Un reembolso total lo devuelve todo. Cuando la comisión se dirigió a una cuenta de comisiones aparte, REDA Pay le indica a Payload que revierta ambas partes: el principal desde la cuenta principal y la comisión desde la cuenta de comisiones. En un reembolso parcial tú eliges el importe; decide tú si incluye la comisión.

Qué acción, según el estado de fondeo

Ejemplo práctico: un reembolso parcial

Un residente pagó $1,251.75 ($1,250.00 de alquiler más la comisión bancaria de $1.75) con cuenta bancaria el 1 de noviembre, y luego demostró que se le habían acreditado $200 dos veces. El 5 de noviembre, el estado de fondeo es batched, así que no se puede anular.

1. El equipo de reembolsos abre T-0014610, hace clic en Refund Transaction, marca Partial Refund, ingresa 200 en Refund Amount, deja Refund Date en la fecha de hoy, escribe "Duplicate credit on the November ledger" (crédito duplicado en el estado de cuenta de noviembre) en Refund Description y hace clic en Refund.
2. Aparece "Transaction refunded successfully." Bajo la misma Pay Order P-052010 aparece una transacción nueva, T-0014650, Type refund, Amount $200.00, Parent Transaction T-0014610. T-0014610 sigue processed.
3. La comisión queda para la organización, porque el reembolso era del alquiler, no del servicio. Si todo el pago hubiera sido erróneo, un reembolso total de $1,251.75 habría revertido el alquiler y la comisión.
4. Dos días después, una Statement Activity de tipo Payout incluye el reembolso de $200.00.

Quién debe tener el conjunto de permisos Transaction Manager

Las anulaciones y los reembolsos sacan dinero, así que da REDA Pay - Transaction Manager a las pocas personas a las que les corresponde (un equipo de reembolsos o finanzas) en lugar de a todos los que cobran pagos. Ambas acciones registran quién las hizo (el usuario de la última modificación de la transacción y el creador de la transacción de reembolso) y exigen un motivo por escrito.

Cómo quedan los registros después

Una transacción que tiene reembolsos debajo no se puede eliminar.

Errores que debes evitar

Preguntas frecuentes

Qué sigue

• Estados de órdenes y transacciones
• Conciliar depósitos y pagos salientes