Conciliar depósitos e repasses
Mais ou menos todo dia, a Payload envia o dinheiro que recebeu para a sua conta bancária como um único depósito, e retira o dinheiro de repasses e reembolsos como um único repasse (payout). Cada depósito ou repasse aparece no seu extrato bancário como uma única linha que pode cobrir dezenas de pagamentos. O REDA Pay transforma cada uma dessas linhas em uma Statement Activity que lista os pagamentos individuais que ela contém, para que o financeiro confira o extrato bancário com o Salesforce sem abrir a Payload.
- Os webhooks estão configurados: os depósitos e os repasses só chegam por eles; consulte Configurar webhooks.
- Você tem o REDA Pay - Reconciliation Manager e o REDA Pay - Read Only User; consulte Quem pode fazer o quê.
Os registros
| Registro | O que é |
|---|---|
Statement Activity (S-0000000:YYYY-MM) | Um depósito na sua conta bancária, ou um repasse a partir dela, como a Payload o informa. Type Deposit (crédito no seu extrato, referente a recebimentos) ou Payout (débito, referente a desembolsos e reembolsos). O Statement Amount é o valor que aparece no extrato bancário |
Transaction Activity (TA-00000) | Uma linha dentro dela: um pagamento, um reembolso ou um crédito que o depósito ou o repasse contém, com o seu valor e um vínculo com a Pay Transaction correspondente, quando o Salesforce a tem |
Dois campos de resumo na Statement Activity fazem a conta: o Reconciled Amount soma as linhas, e o Unreconciled Activities conta as linhas que não têm Pay Transaction vinculada.
Um depósito bancário, três pagamentos. Todas as linhas vinculadas, os valores batem: pronto para conciliar.
Como uma Statement Activity é montada
- A Payload informa um depósito ou um repasse por meio de um webhook. O REDA Pay cria a Statement Activity com Status In Process e lê os detalhes na Payload: valor, tipo, tipo e prazo de liquidação, número de referência, a data de registro e a conta de processamento.
- O REDA Pay cria uma Transaction Activity por linha, vinculando cada uma à Pay Transaction com o mesmo identificador da Payload. As linhas de pagamentos que o Salesforce não conhece ficam sem vínculo.
- O Status passa a Completed.
- Se a chave da organização CREATE_MISSING_TRANSACTIONS estiver ativada (consulte Chaves da organização e mensagens de erro), o REDA Pay busca na Payload cada pagamento desconhecido e o cria como Pay Transaction abaixo da ordem a que pertence, e então vincula a linha. Com a chave desativada, as linhas desconhecidas esperam por você.
Tudo isso acontece em segundo plano, poucos minutos depois do webhook.
A rotina do financeiro
Trabalhe a partir dos modos de exibição de lista da guia Statement Activities:
| Modo de exibição | O que contém | O que fazer |
|---|---|---|
| In Process | Atividades ainda em montagem | Aguarde; se uma ficar aqui por muito tempo, veja Reprocess abaixo |
| Pending Reconciliation | Completed e Good To Reconcile: nenhuma linha sem vínculo, e o Reconciled Amount é igual ao Statement Amount | Confira com a linha do extrato bancário e depois defina o Status como Reconciled |
| Reconciliation Errors | Completed, mas não pronta para conciliar: linhas sem vínculo, ou valores diferentes | Investigue (abaixo) |
| Reconciled | Concluída | — |
Para marcar uma como conciliada: abra-a, clique em Editar, defina o Status como Reconciled e clique em Salvar. O REDA Pay recusa se os valores forem diferentes: "Statement and Reconciled amount must be the same for reconciled activities.", e o registro, depois de conciliado, não pode ser reprocessado.
Os quatro modos de exibição são a rotina inteira: os pendentes são conciliados, os com erro são investigados.
Quando um extrato está em Reconciliation Errors
| Constatação | Causa | Solução |
|---|---|---|
| Uma linha sem Pay Transaction | O pagamento foi feito fora do REDA Pay (no painel da Payload ou em outro sistema), ou é um pagamento do REDA Pay cuja transação se perdeu | Use Reprocess com Create Missing Transactions ativado (abaixo). Um pagamento feito fora do REDA Pay é então criado abaixo da ordem que ele traz, ou informado no log se não trouxer nenhuma |
| O Reconciled Amount é diferente do Statement Amount | Linhas ausentes, ou uma linha de reembolso ou de taxa que a Payload informou de outra forma | Reprocesse; se persistir, compare com o painel da Payload e fale com support@reda.one informando o número da Activity |
| Parada em In Process | O trabalho em segundo plano falhou; um REDA Pay Log explica | Leia o log e depois reprocesse |
Reprocess
- Na Statement Activity, clique em Reprocess.
- Leia o aviso: as linhas da atividade são reconstruídas a partir da Payload, o que "includes removing the reference on existing reconciled transactions under this statement activity. This process may be irreversible."
- O Create Missing Transactions vem ativado por padrão nesta janela, independentemente da chave da organização. Deixe-o ativado para que os pagamentos desconhecidos sejam criados como Pay Transactions; desative-o para reconstruir só as linhas.
- Clique em Reprocess. "Statement Activity reprocess is initiated. You will receive a notification, when the processing is complete." Quando termina, você recebe uma notificação no aplicativo, "Your request to reprocess Statement Activity S-… is complete.", e o registro volta a Completed.
O Reprocess reconstrói as linhas. Repare na chave: aqui ela vem em Yes.
Um extrato Reconciled não pode ser reprocessado: ""Reconciled" statement activity can not be reprocessed."
Exemplo prático
A Payload deposita $3,753.50 em 3 de novembro. A Statement Activity S-0000930:2026-11 mostra Statement Amount $3,753.50 e duas linhas: um pagamento de aluguel de $1,251.75 e um de $2,501.75, cada um com a sua taxa bancária de $1.75, porque a conta operacional não envia as taxas para outra conta. Reconciled Amount $3,753.50, Unreconciled Activities 0, Good To Reconcile marcado. O financeiro encontra a linha de $3,753.50 no extrato bancário de 3 de novembro, define o status como Reconciled e o dia está encerrado.
Erros comuns a evitar
| Erro | O que acontece | Solução |
|---|---|---|
| Marcar um extrato como conciliado a partir do modo de exibição Reconciliation Errors | As linhas sem vínculo ficam escondidas atrás de um status conciliado | Concilie só a partir de Pending Reconciliation |
| Reprocessar um extrato que já estava conferido | As linhas são reconstruídas e os vínculos com as transações são refeitos | Reprocesse só extratos com erro |
| Excluir uma Pay Transaction à qual uma linha está vinculada | A linha fica não conciliada | Transações com linhas de atividade não devem ser excluídas |
| Esperar que os repasses correspondam aos desembolsos um a um | Um repasse pode combinar desembolsos e reembolsos | Leia as linhas |
Perguntas frequentes
Quando as taxas são enviadas para uma conta de processamento separada, essa conta tem os seus próprios depósitos. Quando não são, o depósito contém os valores líquidos, e as cobranças da própria Payload aparecem no faturamento dela, não no REDA Pay.
Statement Activities e Transaction Activities são registros comuns: crie um relatório com Statement Activity como objeto principal e as suas linhas, ou use os relatórios do pacote Unreconciled Deposits e Unreconciled Payouts.
Confira os webhooks (a guia Webhook Setup do perfil lista deposit e reversal) e depois os REDA Pay Logs. Um depósito também pode ser criado à mão com o seu Payload Activity Id e então reprocessado, mas isso é incomum; fale antes com o suporte.