Cancelar ou reembolsar um pagamento
O dinheiro pode voltar a um pagador de duas formas. Um cancelamento (void) anula um pagamento antes de a Payload liquidá-lo: a cobrança simplesmente nunca se completa. Um reembolso (refund) devolve dinheiro de um pagamento já liquidado, total ou parcialmente, como uma nova transação. Qual dos dois se aplica é decidido pelo Funding Status do pagamento: pending pode ser cancelado; qualquer coisa depois disso precisa ser reembolsada.
- Você tem o REDA Pay - Transaction Manager (ou o Admin User); consulte Quem pode fazer o quê.
- Você está com a Pay Transaction aberta: aplicativo REDA Pay → Pay Transactions, ou a transação abaixo da Pay Order.
- As duas ações enviam uma instrução à Payload e podem ser irreversíveis. Confira antes o valor e o pagador.
Cancelar ou reembolsar?
| Cancelamento (void) | Reembolso (refund) | |
|---|---|---|
| Permitido quando | Status processed e Funding Status pending, em um pagamento ou em um desembolso | Type payment, Status processed |
| O que acontece na Payload | A transação é marcada como cancelada; ela sai da liquidação | Uma transação de reembolso é criada e o dinheiro é devolvido |
| Valor | Sempre o pagamento inteiro | Total, ou parcial, a menos que a conta de processamento tenha Disable Partial Refund marcado |
| Registro depois | A mesma transação, status voided, Voided Date preenchido | Uma nova Pay Transaction do tipo refund na mesma ordem, vinculada pelo Parent Transaction; a original passa a refunded quando totalmente reembolsada |
| Custo | Em geral nenhum | Valem as condições de reembolso da Payload |
O REDA Pay verifica primeiro o status de liquidação. Uma transação cujo status de liquidação não é mais pending é recusada com "Failed to void Transaction. Transaction is already processed.": reembolse-a. A mesma mensagem aparece para uma tentativa failed, que não tem status de liquidação porque nunca chegou à Payload; não há nada a cancelar. Uma transação pendente cujo status não é processed, por exemplo uma rejected, é recusada com "Transaction is not eligible for Voiding."
Cancelar um pagamento
- Na Pay Transaction, clique em Void Transaction.
- A janela avisa "Prior to voiding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible." e mostra Amount, Convenience Fee, Reference Number e Status.
- O Voided Date vem com a data de hoje; mantenha ou altere. Informe os Internal Comments: por que o pagamento está sendo cancelado. Os dois são obrigatórios.
- Clique em Void. Aparece "Transaction voided successfully." e o registro é atualizado com Status voided e o Voided Date preenchido.
Cancelamento: o pagamento inteiro, antes da liquidação. O comentário fica guardado na transação.
Reembolsar um pagamento
- Na Pay Transaction, clique em Refund Transaction.
- A janela avisa "Prior to refunding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible." e mostra o Amount e o Reference Number.
- Para um reembolso parcial, marque Partial Refund e informe o Refund Amount. Se a conta de processamento tiver Disable Partial Refund marcado, a caixa não aparece e o valor total é reembolsado.
- O Refund Date vem com a data de hoje. Informe uma Refund Description: o motivo. Os dois são obrigatórios (caso contrário, "Required information missing.").
- Clique em Refund. Aparece "Transaction refunded successfully." Uma nova Pay Transaction do tipo refund fica abaixo da mesma Pay Order, com o valor do reembolso e o Parent Transaction apontando para a original.
Reembolso: total por padrão; marque Partial Refund para informar um valor.
Os reembolsos só podem ser feitos sobre um payment que esteja processed: um reembolso de um reembolso, de um credit ou de um pagamento declined é recusado com "Only transaction of type "Payment" can be refunded." ou "Only transaction in status "Processed" can be refunded."
Taxas de conveniência nos reembolsos
O valor mostrado na janela é o valor da transação: o valor líquido, principal mais taxa. Um reembolso total devolve tudo. Quando a taxa foi enviada para uma conta de taxas separada, o REDA Pay instrui a Payload a estornar as duas partes: o principal na conta principal e a taxa na conta de taxas. Em um reembolso parcial, você escolhe o valor; decida você mesmo se a taxa está incluída.
Qual ação, conforme o status de liquidação
| Funding Status do pagamento | Ação disponível | Observações |
|---|---|---|
| pending | Cancelar (valor inteiro) ou Reembolsar | O cancelamento é mais barato e mais rápido: a cobrança nunca se completa. Prefira-o para erros do mesmo dia |
| batched, captured | Só Reembolsar | O cancelamento é recusado: "Failed to void Transaction. Transaction is already processed." |
| refunded | Nada | Já devolvido integralmente |
| reversed | Nada | O dinheiro foi recolhido pela Payload ou pelo banco |
Exemplo prático: um reembolso parcial
Um morador pagou $1,251.75 ($1,250.00 de aluguel mais a taxa bancária de $1.75) por conta bancária em 1º de novembro e depois provou que $200 tinham sido lançados em duplicidade. Em 5 de novembro, o status de liquidação é batched, então um cancelamento é impossível.
- A equipe de reembolsos abre a T-0014610, clica em Refund Transaction, marca Partial Refund, informa o Refund Amount
200, deixa o Refund Date como hoje, escreve "Duplicate credit on the November ledger" na Refund Description e clica em Refund. - "Transaction refunded successfully." Uma nova transação T-0014650, Type refund, Amount $200.00, Parent Transaction T-0014610, aparece abaixo da mesma Pay Order P-052010. A T-0014610 continua processed.
- A taxa fica com a organização, porque o reembolso era do aluguel, não do serviço. Se o pagamento inteiro estivesse errado, um reembolso total de $1,251.75 teria estornado o aluguel e a taxa.
- Dois dias depois, uma Statement Activity do tipo Payout lista o reembolso de $200.00.
Quem deve ter o conjunto de permissões Transaction Manager
Cancelamentos e reembolsos tiram dinheiro, então dê o REDA Pay - Transaction Manager às poucas pessoas cuja função é essa (uma equipe de reembolsos ou o financeiro) em vez de a todos que recebem pagamentos. As duas ações registram quem as fez (o modificado por da transação e o criado por da transação de reembolso) e exigem um motivo por escrito.
Como ficam os registros depois
| Registro | Depois de um cancelamento | Depois de um reembolso total | Depois de um reembolso parcial |
|---|---|---|---|
| Pay Transaction original | Status voided, Voided Date, Internal Comments | Status refunded | Status inalterado (processed) |
| Nova Pay Transaction | — | Type refund, valor = original, Parent Transaction preenchido | Type refund, valor = reembolso, Parent Transaction preenchido |
| Pay Order | Inalterada (continua Immediate - Processed) | Inalterada | Inalterada |
| Banco | Nunca liquidado | Um repasse do reembolso aparece como Statement Activity do tipo Payout | O mesmo |
Uma transação que tem reembolsos abaixo dela não pode ser excluída.
Erros comuns a evitar
| Erro | O que acontece | Solução |
|---|---|---|
| Tentar cancelar um pagamento já em lote | "Failed to void Transaction. Transaction is already processed." | Reembolse |
| Reembolsar duas vezes | Uma segunda transação de reembolso e uma segunda devolução de dinheiro | Confira as transações da ordem antes de reembolsar |
| Ler o Amount da janela como o principal | É o valor líquido, com a taxa | Decida o tratamento da taxa nos reembolsos parciais |
| Reembolsar um desembolso | Não é possível; um credit não pode ser reembolsado | Peça ao beneficiário que devolva o dinheiro, ou desconte do próximo repasse |
| Esperar um e-mail de comprovante para o pagador | O REDA Pay não envia nenhum | Use o seu próprio modelo a partir da transação de reembolso |
Perguntas frequentes
Isso fica entre a Payload e o banco ou o emissor do cartão do pagador; em geral, dias para cartões e pagamentos bancários.
Um credit com status de liquidação pending pode ser cancelado com a mesma ação, interrompendo o repasse.
Não. Cancelamentos e reembolsos são ações da equipe.