Acciones programadas

Los agentes de REDA AI pueden proponer acciones para realizarlas en el futuro, como enviar un correo, crear un registro de Salesforce o notificar a un equipo. Cuando el usuario acepta, el agente crea un registro de acción programada que se ejecuta automáticamente en el momento o evento especificado. Este artículo explica cómo funcionan las acciones programadas, cómo verlas y administrarlas, y cómo supervisar su ejecución.

¿Qué son las acciones programadas?

Una acción programada es una tarea que la IA propone durante una conversación y que se ejecuta automáticamente en un momento posterior o en función de un desencadenante. En lugar de crear un registro o enviar un mensaje de inmediato, el agente puede programarlo para más tarde, lo que brinda a los usuarios flexibilidad y control.

Ejemplos habituales de acciones programadas

• Por tiempo: "Crea una tarea de recordatorio para mañana a las 9 AM"
• Por tiempo: "Envía un correo de seguimiento al cliente en 3 días"
• Por tiempo: "Programa una solicitud de reunión para el próximo lunes a las 2 PM"
• Por evento: "Envía un correo al equipo de ventas cuando llegue una respuesta del cliente"
• Por evento: "Crea una tarea de seguimiento si la oportunidad no pasa a Closed Won en un plazo de 14 días"

Cómo se crean las acciones programadas

Durante una conversación, cuando un usuario le pide a la IA que haga algo más tarde, el agente usa la herramienta schedule_action para crear un registro de acción programada:

1. El usuario le pide al agente que programe algo — Ejemplo: "Recuérdame dar seguimiento a John en 2 horas."
2. El agente evalúa la solicitud — La IA determina si la solicitud es válida y crea un registro de acción programada mediante la herramienta schedule_action.
3. La acción se almacena — Se crea un registro de acción programada con los detalles (tipo de acción, hora de ejecución, datos a enviar, etc.).
4. El agente confirma al usuario — La IA responde con una confirmación: "Programé un recordatorio para dentro de 2 horas."
5. El trabajo por lotes se ejecuta más tarde — A la hora programada, el trabajo por lotes de REDA AI procesa la acción (comprobando la hora de activación o esperando el evento desencadenante).

Tipos de desencadenantes

Las acciones programadas admiten dos mecanismos de activación:

Desencadenantes por tiempo

Se ejecutan en una fecha y hora específicas (UTC). El agente especifica una hora de ejecución objetivo, y un trabajo de REDA AI que se ejecuta cada 15 minutos recoge cualquier acción cuya hora ya haya llegado:

• Rango futuro: Se puede programar hasta con 30 días de anticipación
• Ventana de ejecución: Se ejecuta en la siguiente pasada del trabajo de 15 minutos después de la hora programada: una acción fijada para las 2:00 PM UTC se ejecuta hacia las 2:15 PM UTC, no de madrugada
• Ejemplo: Una hora de activación de "2026-03-15 14:00:00 UTC" significa que la acción se ejecuta el 15 de marzo a las 2 PM

Desencadenantes por respuesta de correo

Se ejecutan cuando se recibe una respuesta a un correo con seguimiento. En lugar de una hora específica, el desencadenante es un evento de respuesta de correo:

• Supervisar correos con seguimiento: REDA AI supervisa las direcciones de correo especificadas en busca de respuestas
• Activar al recibir respuesta: Cuando se recibe una respuesta, la acción se ejecuta de inmediato (no por lotes)
• Ejemplo: "Ejecutar cuando se reciba una respuesta de customer@example.com sobre el caso X"
• Análisis de IA: REDA AI puede analizar el contenido de la respuesta (usando el prompt de análisis de IA configurado) para decidir si ejecuta u omite la acción

Campos del registro de acción programada

Acceder a las acciones programadas

Desde la vista de lista de Acciones programadas de IA

1. Abre la aplicación REDA AI — Haz clic en el Iniciador de aplicaciones y selecciona REDA AI.
2. Haz clic en el menú "Más" — En la navegación de REDA AI, haz clic en Más (tres puntos) para mostrar pestañas adicionales.
3. Selecciona "Acciones programadas de IA" — La vista de lista muestra todas las acciones programadas de tu organización, ordenadas por hora de activación o estado.
4. Revisa la lista — Las columnas incluyen Conversación, Estado, Hora de activación, Tipo de acción y Mensaje de error (si falló).
5. Haz clic en una acción para abrirla — El registro de la acción muestra todos los detalles y el historial de ejecución.

Desde un registro de conversación

Cuando abres un registro de conversación, una sección de Acciones programadas relacionadas muestra las acciones creadas durante esa conversación. Haz clic en una para verla.

Descripción de los estados de las acciones programadas

Ejecución condicional

Una acción programada puede llevar una condición que se comprueba de nuevo en el momento en que se ejecuta, no cuando se programó. Esto es lo que impide que una acción siga adelante cuando la situación ya ha cambiado: «enviar el seguimiento solo si todavía no han respondido», «aplicar esto solo si el registro no se ha cerrado ya». Si la condición no se cumple, la acción se marca como Omitida y el motivo queda registrado en ella.

Cómo se construye una condición

Una condición es una comparación simple sobre un campo del registro de contexto de la acción. Consta de tres partes y no es una consulta ni una fórmula:

La acción también debe tener un registro de contexto (un Id de registro y su objeto) para que la condición pueda leerlo. Sin él no hay nada que comprobar, y la acción se omite en lugar de ejecutarse sin verificar.

Comparaciones disponibles

Estos son valores literales. Escríbelos exactamente como aparecen: no se traducen en ningún idioma, y cualquier otro valor se rechaza al programar la acción, con un mensaje que indica los valores admitidos.

Un ejemplo práctico

Un agente programa un seguimiento automático para dentro de dos días, pero solo si la oportunidad no se ha cerrado ya. En la acción programada establece la oportunidad como registro de contexto y, a continuación:

• Campo de la condición: StageName
• Operador de la condición: not_equals
• Valor de la condición: Closed Won

Dos días después, el trabajo vuelve a leer StageName. Si sigue sin ser Closed Won, el seguimiento se envía. Si alguien ha cerrado la oportunidad mientras tanto, la acción se marca como Omitida y el registro indica el motivo.

Cuando la condición no se puede comprobar

Una condición existe para detener una acción, así que, si no se puede evaluar, la acción no sigue adelante. Se marca como Omitida, con el motivo registrado, en cada uno de estos casos:

• El operador no es uno de los seis anteriores.
• El campo o el objeto ya no existe, normalmente porque se cambió de nombre o se eliminó después de programar la acción.
• Se estableció una condición, pero la acción no tiene registro de contexto con el que comprobarla.
• El propio registro de contexto se ha eliminado.

Si la comprobación falla por un error temporal y no por una condición incorrecta, la acción se reintenta y solo se notifica cuando se agotan los reintentos. Las condiciones se respetan igual tanto si la acción se ejecuta de forma programada como si responde a una respuesta de correo.

Las condiciones son opcionales. Si no se establece ninguna, la acción siempre se ejecuta.

Acciones agrupadas y cancelación

Las acciones programadas relacionadas se pueden agrupar de modo que, cuando una tiene éxito, las demás se cancelan automáticamente. Esto evita acciones duplicadas:

Caso de uso de ejemplo

Un usuario programa dos acciones de seguimiento:

1. Acción A: "Enviar recordatorio por correo si no hay respuesta en 3 días"
2. Acción B: "Enviar recordatorio por correo si no hay respuesta en 5 días"

A ambas se les asigna la misma clave de grupo. Si el cliente responde dentro de los 3 días y la Acción A se ejecuta, la Acción B se cancela automáticamente: no se envía un segundo correo.

Cómo funciona

• Cuando una acción de un grupo se ejecuta correctamente, REDA AI encuentra todas las demás acciones pendientes con la misma clave de grupo
• Esas acciones se marcan como Omitidas (o Canceladas) y no se ejecutan
• Esto evita acciones redundantes o conflictivas

Lógica de reintentos para acciones fallidas

Cuando una acción programada falla —un error de la API de Salesforce, datos que faltan, un problema de permisos—, REDA AI la reintenta, y el mecanismo es más simple de lo que parece:

• Número de intentos: hasta 3 en total. El campo Retry Count del registro muestra cuántos se han hecho.
• Cómo ocurre un reintento: el fallo incrementa Retry Count y devuelve el estado a Pending. La acción vuelve a recogerse en la siguiente pasada del trabajo por lotes: en 15 minutos como máximo, ya que el trabajo se ejecuta a las :00, :15, :30 y :45.
• No hay espera creciente. Los reintentos no se separan en intervalos cada vez mayores, así que una acción que falla siempre agota sus tres intentos en unos 45 minutos, no a lo largo de días.
• Tras el tercer fallo: el estado pasa a Failed y se detiene. REDA AI escribe un Registro de incidentes con todo el contexto —nombre, tipo, descripción, objeto, registro, número de reintentos y hora programada—, así que no tienes que reconstruirlo desde el registro de la acción.

Como la ventana es corta, Failed suele indicar un problema real de configuración más que un fallo pasajero: los pasajeros se resuelven en el segundo intento, un cuarto de hora después.

Procesamiento del trabajo por lotes

REDA AI ejecuta un trabajo por lotes cada 15 minutos —cuatro entradas de cron, a las :00, :15, :30 y :45— que procesa las acciones programadas pendientes:

Acciones por tiempo

• El lote comprueba todas las acciones por tiempo en estado Pendiente
• Si la hora de activación de una acción ya pasó, el lote intenta ejecutarla
• Si la ejecución tiene éxito, el estado pasa a Executed. Si falla, el estado vuelve a Pending para otro intento, y solo pasa a Failed tras el tercero

Acciones por respuesta de correo

• El lote supervisa las direcciones de correo en busca de respuestas
• Cuando se detecta una respuesta, el lote procesa la acción de inmediato (sin esperar a la siguiente ejecución programada)
• Si se establece un prompt de análisis de IA, la IA analiza la respuesta antes de decidir si ejecutar

Acciones de correo, registros y programación

El correo distingue al destinatario Contacto o Prospecto del registro de negocio relacionado, admite listas Para/CC y comprueba los casos de exclusión de correo compatibles. Los Contactos/Prospectos enviados como registros relacionados se tratan como destinatarios. Las confirmaciones de registros muestran campos no aplicados. Los pasos del plan se concilian uno a uno y los horarios relativos conservan UTC. Se comprueban agentes desactivados y acciones anidadas no permitidas antes de ejecutar confirmaciones. La confirmación de vínculos de archivos reutiliza la ruta con control de acceso. Las acciones nuevas pendientes o reprogramadas por hora requieren un procesador disponible; el seguimiento de respuestas de correo y las actualizaciones normales de historial/estado continúan. Los trabajos posteriores se ejecutan como su propietario de programación, sin suplantar al solicitante. Las instrucciones reducen duplicados por otros conectores, pero no garantizan el comportamiento del asistente.

Preguntas frecuentes