Archivado y auditoría
Qué logra el archivado
- Higiene del almacenamiento. Los registros de conversaciones y mensajes se acumulan con rapidez. El archivado mantiene el conjunto de datos activo enfocado en el pasado reciente.
- Cumplimiento. Muchas organizaciones tienen políticas que exigen que los datos se eliminen después de un período fijo. El archivado pone en marcha esa política.
- Auditabilidad. Los recuentos agregados y las exportaciones CSV por período permanecen después de que se eliminan los registros subyacentes, de modo que puedes demostrar lo que ocurrió sin conservar cada registro individual.
Qué se archiva
La ejecución mensual elimina los registros que se indican a continuación cuando superan su ventana de retención. Cada paso ocurre en secuencia; una falla en un paso no se propaga en cascada a los demás.
| Objeto | Qué se elimina |
|---|---|
| Mensajes | Los turnos individuales del usuario y del asistente dentro de las conversaciones. |
| Conversaciones | Los registros de conversaciones (después de que se eliminan sus mensajes). |
| Transacciones de crédito | Los registros de consumo de crédito por interacción. |
| Acciones programadas | Solo las que están en estados terminales: Ejecutada, Cancelada, Con error, Omitida. Las acciones pendientes y activas nunca las elimina el archivado. |
El Registro de archivo de IA asociado es el registro de auditoría que sobrevive. Los Registros de incidentes y los Períodos de crédito no se archivan: se conservan como el sustrato de auditoría a largo plazo.
Jerarquía de retención
La retención de cada registro la determina el agente al que pertenece, con una precedencia clara:
-
Omitir archivado
Los agentes que tienen marcada la casilla Omitir archivado en la Definición de agente nunca se archivan. Sus conversaciones, mensajes y transacciones de crédito permanecen para siempre (o hasta que se eliminen manualmente).
-
Retención por agente
Si un agente tiene su propio campo Retención de archivado (días) configurado, se aplica ese valor. Valor mínimo permitido: 60 días. Si indicas menos, REDA AI lo eleva a 60. Ese suelo es esencial para la contabilidad de créditos: archivar el libro de un periodo haría que su total de créditos consumidos se recalculara por debajo.
-
Valor predeterminado global
De lo contrario, se aplica la configuración de plataforma Retención de archivado (días). Valor predeterminado: 180 días. Establécelo en 0 para desactivar el archivado por completo.
Los registros más antiguos que la ventana de retención aplicable son aptos para eliminarse en la siguiente ejecución. Los registros más recientes que la ventana se omiten.
Programación
- El trabajo de archivado se ejecuta automáticamente a las 2:00 a. m. del día 1 de cada mes, con el nombre de trabajo programado
REDAAI_Archival_Monthly. - Cada ejecución procesa todos los registros que superaron la retención desde la ejecución anterior.
- Si la retención global se establece en 0, el trabajo se trata como desactivado y se cierra de inmediato. La programación permanece en su lugar; volver a poner la configuración en un valor positivo reactiva el archivado en la siguiente ejecución programada.
La programación se configura automáticamente cuando se instala el paquete y es visible en Configuración › Trabajos programados.
Los seis pasos de una ejecución de archivado
Cada ejecución mensual es una cadena de lotes discretos para que el trabajo quede dentro de los límites asincrónicos de Salesforce. Los pasos se ejecutan en este orden:
| # | Paso | Qué sucede |
|---|---|---|
| 1 | Instantánea | Se agregan los registros que se eliminarán: recuentos y totales de créditos y tokens. Se generan los CSV de cada paso y se adjuntan a un nuevo registro de Registro de archivo de IA. |
| 2 | Mensajes | Se eliminan los registros de mensajes aptos. |
| 3 | Conversaciones | Se eliminan los registros de conversaciones aptos. |
| 4 | Transacciones de crédito | Se eliminan los registros de transacciones de crédito aptos. |
| 5 | Acciones programadas | Se eliminan los registros de acciones programadas aptos (solo estados terminales). |
| 6 | Finalizar | Se actualiza el estado del Registro de archivo de IA a Completado. Si algún paso anterior falló, el estado lo refleja y los detalles se registran en el log. |
Qué captura el Registro de archivo de IA
Para cada ejecución mensual, se crea un registro de Registro de archivo de IA con totales agregados y adjuntos CSV. El registro contiene:
- La Fecha de archivado y la Clave de período de la ejecución
- La ventana de retención vigente cuando se ejecutó la ejecución
- El estado (Completado, Con error, En curso)
- Recuentos: Conversaciones archivadas, Mensajes archivados, Transacciones archivadas
- Totales agregados: Total de créditos, Total de tokens de entrada, Total de tokens de salida, Total de tokens de creación de caché, Total de tokens de lectura de caché
- El Período de crédito que abarcó la ejecución (relación de búsqueda)
- Los detalles del error cuando la ejecución no se completó de forma limpia
Todos los CSV se escriben durante el paso 1 (Instantánea), antes de eliminar un solo registro, de modo que la evidencia existe aunque falle un paso posterior. Se adjuntan tres archivos al Registro de archivado:
Archived_Conversations.csvArchived_Messages.csvArchived_Transactions.csv
Las acciones programadas se eliminan sin CSV: el paso 5 las borra, pero no se genera ningún archivo de instantánea para ellas. Si necesitas un registro de las acciones programadas que caducan, expórtalas antes de la ejecución.
Cada archivo tiene un tope de 50 000 filas. La eliminación no tiene tope, así que una ejecución mayor borra más de lo que registra el CSV. Cuando esto ocurre, REDA AI escribe una nota como «Messages CSV truncated at 50000 rows» en Detalles del error del Registro de archivado: revisa ese campo antes de dar por completa la lista de un CSV.
Para la referencia campo por campo y cómo leer los registros de archivado individuales, consulta Registros de archivo de IA.
Registros de auditoría a prueba de manipulaciones
Tres categorías de registros conforman el sustrato de auditoría de la plataforma y están protegidas contra la actualización o la eliminación:
- Registros de archivo: una vez creados, los usuarios no pueden editarlos ni eliminarlos. Los adjuntos CSV son igualmente inmutables.
- Registros de incidentes: el registro de incidente de Apex de cualquier falla. Consulta Registros de incidentes de IA.
- Períodos de crédito: los resúmenes mensuales de consumo de crédito que sustentan los informes de uso de licencias.
Estas protecciones se aplican a través de la capa de protección de registros de la plataforma; incluso los usuarios con amplios permisos de objeto no pueden eludirlas mediante la interfaz de usuario ni las API estándar. Por lo tanto, los auditores pueden confiar en que los valores son una fuente autorizada.
Configurar el archivado
De forma global
Establece Retención de archivado (días) en la Configuración de la plataforma. Elige un valor de al menos 60 días. Establécelo en 0 para desactivar el archivado por completo. Consulta Referencia de configuración de la plataforma.
Por agente
- Para eximir a un agente por completo, marca Omitir archivado en la Definición de agente.
- Para sobrescribir la retención global de un agente, establece su campo Retención de archivado (días). Mínimo: 60 días.
- La retención por agente cubre las conversaciones, los mensajes y las transacciones de créditos de ese agente. Las acciones programadas no están vinculadas a ningún agente, por lo que su antigüedad siempre se mide con la configuración global, digan lo que digan las anulaciones de cada agente.
Retención de auditoría
Los registros de Registro de archivo de IA y sus adjuntos CSV no se archivan. Se conservan de forma indefinida para preservar el historial de auditoría. Planifica el uso de tu almacenamiento de archivos en consecuencia: las organizaciones grandes con muchas ejecuciones mensuales acumulan almacenamiento CSV con el tiempo.
Supervisar las ejecuciones de archivado
- Configuración › Trabajos programados: confirma que el trabajo esté programado y revisa sus horas de Última ejecución y Próxima ejecución.
- Configuración › Trabajos de Apex: aquí aparecen las ejecuciones por lotes más recientes, con recuentos de filas y cualquier error.
- Pestaña Registros de archivo de IA: el registro canónico del resultado de cada ejecución mensual.
- Registro de incidentes: las fallas dentro del lote de archivado se registran aquí para que el administrador las investigue.
Prácticas recomendadas
Elige una retención acorde a la política, no a la conveniencia. Los 180 días predeterminados son un punto de partida. Si tu política de cumplimiento exige una retención más corta, baja el valor de forma global. Si ciertos agentes necesitan una retención distinta, sobrescríbela por agente.
Usa Omitir archivado con moderación. Un agente con el archivado omitido acumula conversaciones para siempre. Reserva el indicador para los agentes en los que cada conversación tiene un valor comercial a largo plazo (por ejemplo, aprobaciones relevantes para el cumplimiento).
Vigila el almacenamiento de archivos del registro de auditoría. Los adjuntos CSV se acumulan. Revisa periódicamente el uso del almacenamiento de archivos y ajusta la retención por agente si la huella de auditoría crece más allá de lo que tu organización puede almacenar cómodamente.
No edites manualmente la salida del archivado. Los registros de auditoría están protegidos por una razón. Si una ejecución produjo datos incorrectos, aborda la causa subyacente y deja que la siguiente ejecución produzca un registro limpio: no intentes cambiar de forma retroactiva el log anterior.
Verifica después de cambios importantes. Si cambias los valores de retención o agregas indicadores de Omitir archivado, observa el Registro de archivo de IA de la siguiente ejecución para confirmar que la plataforma se comportó como esperabas.
Preguntas frecuentes
Sí. Establece Retención de archivado (días) en 0 en la Configuración de la plataforma. El trabajo programado permanece en su lugar, pero se cierra de inmediato cuando se ejecuta. Vuelve a poner el valor en un número positivo para reactivarlo.
El detalle está en el CSV adjunto al Registro de archivo de IA correspondiente. Los totales agregados están en el propio registro. Los registros individuales no se pueden restaurar automáticamente: el archivado es una eliminación, no una eliminación lógica (soft-delete).
No. Los Registros de incidentes forman parte del sustrato de auditoría a largo plazo, junto con los Períodos de crédito y los propios Registros de archivo. Se conservan de forma indefinida.
La programación se ejecuta mensualmente. No hay un botón estándar de administrador para activar una ejecución fuera de la programación. Si necesitas una pasada de archivado inmediata, ponte en contacto con el soporte de REDA AI.
El estado del Registro de archivo de IA refleja la falla y el campo Detalles del error contiene el motivo. El Registro de incidentes captura la excepción subyacente. La siguiente ejecución mensual reintentará el trabajo para todos los registros que sigan más allá de la retención.
Para que los auditores y revisores puedan confiar en ellos como fuente autorizada. Si los usuarios pudieran editar los Registros de archivo o los Registros de incidentes después del hecho, el rastro de auditoría perdería su integridad. La protección se aplica incluso a los usuarios administradores.
El indicador se aplica en la siguiente ejecución de archivado, no de forma retroactiva. Los registros más antiguos que la ventana de retención que ya se archivaron ya no están. De ahí en adelante, las conversaciones y los mensajes del agente marcado se conservarán.
Sí. Establece un valor de Retención de archivado (días) por agente en la Definición de agente. Distintos agentes pueden usar valores distintos; el valor predeterminado global se aplica solo a los agentes que no lo sobrescriben.
Próximos pasos
Lee Registros de archivo de IA para la referencia a nivel de campo de los registros de archivado individuales, o Referencia de configuración de la plataforma para la configuración de retención global.