Registros de archivo de IA
REDA AI administra automáticamente el historial de conversaciones y los datos de mensajes para optimizar el almacenamiento, mantener el rendimiento del sistema y ayudar a las organizaciones a cumplir con las políticas de retención de datos. Los Registros de archivo de IA ofrecen un rastro de auditoría completo de este proceso de limpieza automatizado, mostrando exactamente qué datos se archivaron, cuándo y si la operación se realizó correctamente.
Al examinar los registros de archivado, los administradores obtienen visibilidad sobre la gestión del ciclo de vida de los datos y pueden verificar que las conversaciones antiguas se estén limpiando de acuerdo con tus políticas de retención.
Cómo funciona el archivado
A las 2:00 a. m. del día 1 de cada mes, REDA AI ejecuta un trabajo por lotes automatizado en seis pasos. Aplica la política de retención de cada agente y elimina las conversaciones, los mensajes y las transacciones de créditos más antiguos que el umbral de retención.
Configuración de la política de retención
Cada agente tiene dos ajustes que controlan el comportamiento del archivado:
| Campo | Propósito | Valor predeterminado / Ejemplo |
|---|---|---|
| Retención de archivado (días) | Cantidad de días durante los cuales se conservan las conversaciones de este agente antes del archivado. Todo lo más antiguo se elimina en la ejecución mensual. Mínimo 60 días: un valor menor se eleva a 60. | 180 días para toda la organización (ajustable por agente, mínimo 60 días) |
| Omitir archivado | Casilla de verificación. Si está habilitada (verdadero), el archivado se omite por completo para este agente: las conversaciones nunca se eliminan de forma automática. | Desmarcada (falso) de forma predeterminada |
Qué se archiva
Una ejecución elimina cuatro tipos de registro, cada uno medido contra su propia ventana de retención:
- Conversaciones más antiguas que el periodo de retención aplicable.
- Mensajes: se miden por su propia antigüedad, en su propio paso. No se eliminan como hijos de una conversación archivada, así que una conversación larga puede perder sus mensajes más antiguos mientras la propia conversación sobrevive.
- Transacciones de créditos: el libro por interacción. Sus sumas de créditos y tokens se escriben antes en el registro de archivado, de modo que las cifras de consumo del periodo sobreviven a la eliminación.
- Acciones programadas: se miden contra el ajuste de retención global, porque no tienen vínculo con ningún agente. Una anulación por agente nunca se les aplica.
La eliminación es permanente. Lo que conservas es el registro de archivado y sus adjuntos CSV, escritos en el paso 1 antes de eliminar nada.
Qué NO se archiva
Una ejecución nunca toca lo siguiente:
- Configuración: Definiciones de agente, herramientas, prompts y campos de contexto. Nada de eso son datos que la ejecución mida por antigüedad.
- Registros de incidentes: son el rastro de auditoría de errores, así que persisten hasta que un administrador los elimine.
- Los propios registros de archivado: la constancia de lo eliminado sobrevive a lo que describe.
- Todo lo que pertenezca a un agente con Skip Archival marcado: queda excluido de todos los pasos.
Acceder a los registros de archivado
- Abre la aplicación REDA AI: haz clic en el Iniciador de aplicaciones en Salesforce y selecciona REDA AI.
- Haz clic en el menú "Más": en la barra de navegación de REDA AI, ubica y haz clic en el botón Más (tres puntos) para mostrar opciones adicionales.
- Selecciona "Registros de archivo de IA": esto abre la vista de lista de todos los registros de archivado, ordenados con la ejecución más reciente primero.
Descripción de los campos del registro de archivado
Un registro de archivado documenta una ejecución, a nivel de toda la organización. No es por agente y no tiene campo Agente: una sola ejecución recorre todos los agentes no excluidos y publica un único conjunto de totales.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de archivo | La fecha en que se ejecutó la ejecución. Se crea un registro por ejecución. |
| Clave del período | El periodo AAAA-MM que se está archivando. Coincide con la Period Key del Periodo de créditos relacionado. |
| Período de crédito | Búsqueda al Periodo de créditos que cubrió esta ejecución. |
| Días de retención | El periodo de retención, en días, vigente cuando se ejecutó. Se guarda en el registro para que quien lo lea después conozca la regla aplicada, no la vigente hoy. |
| Estado | In Progress, Completed o Failed. Consulta Interpretar los resultados del archivado. |
| Conversaciones archivadas | Número de registros de conversación eliminados en esta ejecución. |
| Mensajes archivados | Número de registros de mensaje eliminados en esta ejecución. |
| Transacciones archivadas | Número de transacciones de créditos eliminadas en esta ejecución. |
| Créditos totales | Suma de los créditos de todas las transacciones eliminadas en esta ejecución. |
| Tokens de entrada totales | Suma de los tokens de entrada de esas transacciones eliminadas. |
| Tokens de producción total | Suma de los tokens de salida de esas transacciones eliminadas. |
| Tokens de lectura de caché totales | Suma de los tokens de lectura de caché de esas transacciones eliminadas. |
| Tokens de creación de caché totales | Suma de los tokens de creación de caché de esas transacciones eliminadas. |
| Detalles del error | Mensajes de error si la ejecución falló. También es donde aparece el aviso de truncamiento de un CSV: léelo aunque el estado sea Completed. |
Por qué los totales de créditos y tokens están en el registro. La ejecución elimina las propias transacciones de créditos, así que sin estos campos las cifras de consumo del periodo desaparecerían con ellas. Los totales se calculan antes de la eliminación y se conservan de forma permanente, de modo que puedes seguir respondiendo «¿cuánto gastamos en marzo de 2026?» mucho después de que las filas del libro de marzo hayan desaparecido.
Interpretar los resultados del archivado
Estado: In Progress
La ejecución todavía está recorriendo sus seis pasos, o un paso falló de forma tan grave que la cadena
nunca llegó a Finalize. Un registro que sigue en In Progress mucho después de la ventana de
ejecución es una señal para revisar Error Details y los Registros de incidentes de IA.
Estado: Completed
La cadena terminó. Los tres campos de recuento indican cuánto se eliminó; los ceros son normales cuando nada superó su ventana de retención.
Un Completed en verde no significa por sí solo que los CSV estén completos.
Cada CSV tiene un tope de 50 000 filas, mientras que las eliminaciones no lo tienen, así que una ejecución
grande puede eliminar más de lo que registra su CSV. Cuando ocurre, la ejecución igualmente se completa y
escribe una nota como «Messages CSV truncated at 50000 rows» en
Error Details. Lee ese campo antes de dar por completa la lista de un adjunto.
Estado: Failed
La ejecución encontró un error. Error Details contiene el mensaje, y el mismo fallo queda capturado en los Registros de incidentes de IA con su contexto. Causas habituales:
- Se alcanzaron los límites de almacenamiento o los límites del gobernador a mitad de la ejecución.
- Bloqueos de registros: otro proceso retenía los mismos registros.
- Configuración de permisos o de colaboración que impide la eliminación.
Como los CSV se escriben en el paso 1, antes de eliminar nada, un fallo en un paso posterior te deja igualmente la evidencia de lo que la ejecución iba a eliminar.
Administrar las políticas de retención
Ajustar la retención para un agente específico
Para cambiar durante cuánto tiempo se conservan las conversaciones de un agente:
- Abre la aplicación REDA AI y ve a la pestaña Definiciones de agentes.
- Haz clic en el agente que quieres modificar.
- Ubica el campo Retención de archivado (días) e ingresa la cantidad de días durante los cuales se conservarán las conversaciones (por ejemplo, 90, 180, 365).
- Guarda el registro. El nuevo período de retención se aplica a partir de la siguiente ejecución mensual.
Desactivar el archivado para un agente
Si quieres conservar todas las conversaciones de un agente específico de forma indefinida:
- Abre el registro de Definición de agente.
- Marca la casilla Omitir archivado.
- Guarda el registro. Las conversaciones de ese agente nunca se archivarán.
Volver a habilitar el archivado
Para reanudar el archivado de un agente en el que se había desactivado previamente:
- Abre el registro de Definición de agente.
- Desmarca la casilla Omitir archivado.
- Asegúrate de que el campo Retención de archivado (días) tenga el período de retención deseado (por ejemplo, 90).
- Guarda. El archivado se reanuda en la siguiente ejecución mensual.
Archivado y cumplimiento
El archivado de conversaciones ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones de retención de datos y privacidad:
- RGPD: Las organizaciones pueden establecer períodos de retención alineados con el principio de "limitación del almacenamiento" del RGPD, lo que garantiza que las conversaciones antiguas se eliminen automáticamente.
- CCPA / CPRA: La eliminación automática de datos antiguos favorece el cumplimiento de las leyes estatales de privacidad.
- Estándares del sector: Muchos sectores (salud, finanzas) exigen políticas de retención de datos; los registros de archivado ofrecen un rastro de auditoría que demuestra el cumplimiento.
- Minimización de datos: Al eliminar automáticamente las conversaciones antiguas, minimizas el volumen de datos confidenciales almacenados en Salesforce.
Los propios registros de archivado son un activo de cumplimiento: documentan cuándo y cuántos datos se eliminaron, lo que satisface los requisitos de auditoría para la gobernanza de datos.
Escenarios comunes
Escenario 1: Reducir el uso de almacenamiento
Tus conversaciones de REDA AI se han acumulado durante más de un año y están consumiendo un almacenamiento considerable. Establece la Retención de archivado (días) en 90 para los agentes afectados. La siguiente ejecución mensual eliminará todo lo más antiguo que 90 días. El almacenamiento no se libera de inmediato: se libera el día 1, cuando se ejecuta el proceso. Los registros de archivado mostrarán la cantidad de registros eliminados.
Escenario 2: Conservar conversaciones por retención legal
Estás involucrado en un litigio y debes conservar todas las conversaciones como evidencia. Habilita Omitir archivado en las definiciones de agente correspondientes hasta que concluya el caso. Los registros de archivado mostrarán el estado "Omitido", lo que confirma que no se eliminó ningún dato durante el período de retención.
Escenario 3: Investigar interrupciones en el archivado
Observas que los registros de archivado muestran 0 conversaciones archivadas durante varios días, lo cual es inusual para un agente con mucha actividad. Revisa el campo Notas en busca de pistas. Si el estado es "Omitido", verifica si la opción Omitir archivado se habilitó por accidente. Si el estado es "Correcto", es posible que las conversaciones simplemente sean más recientes que el umbral de retención.
Preguntas frecuentes
No. El archivado elimina de forma permanente las conversaciones y los mensajes. REDA AI no mantiene una copia de seguridad ni un archivo aparte de las conversaciones eliminadas. Si necesitas conservar las conversaciones a largo plazo, desactiva el archivado para esos agentes (habilita Omitir archivado) o exporta las conversaciones antes de que alcancen el umbral de antigüedad de retención.
No. El archivado es un proceso administrativo de limpieza de datos que no consume créditos. Los créditos solo se consumen cuando los usuarios interactúan con los agentes (conversaciones, mensajes, ejecuciones de herramientas, etc.).
A las 2:00 a. m. del día 1 de cada mes. El trabajo se programa automáticamente al instalar el paquete, con el nombre REDAAI_Archival_Monthly, y puedes verlo en Configuración y luego Trabajos programados. Es mensual, no nocturno.
El proceso de archivado estándar se ejecuta únicamente según la programación del paquete, y esa programación es mensual. Si necesitas eliminar datos antes, hazlo con las herramientas propias de Salesforce o ponte en contacto con el soporte de REDA AI.