Rapprocher les dépôts et les versements
Environ chaque jour, Payload envoie l’argent qu’il a encaissé sur votre compte bancaire sous la forme d’un seul dépôt, et prélève l’argent des versements et des remboursements sous la forme d’un seul versement (payout). Chaque dépôt ou versement apparaît sur votre relevé bancaire comme une seule ligne, qui peut couvrir des dizaines de paiements. REDA Pay transforme chacune de ces lignes en Statement Activity qui liste les paiements individuels qu’elle contient : la finance peut ainsi pointer le relevé bancaire avec Salesforce sans ouvrir Payload.
- Les webhooks sont configurés : les dépôts et les versements n’arrivent que par eux ; consultez Configurer les webhooks.
- Vous avez REDA Pay - Reconciliation Manager et REDA Pay - Read Only User ; consultez Qui peut faire quoi.
Les enregistrements
| Enregistrement | Ce que c’est |
|---|---|
Statement Activity (S-0000000:YYYY-MM) | Un dépôt sur votre compte bancaire, ou un versement depuis celui-ci, tel que Payload le signale. Type Deposit (crédit sur votre relevé, au titre des encaissements) ou Payout (débit, au titre des décaissements et des remboursements). Le Statement Amount est le montant qui figure sur le relevé bancaire |
Transaction Activity (TA-00000) | Une ligne à l’intérieur : un paiement, un remboursement ou un crédit contenu dans le dépôt ou le versement, avec son montant et un lien vers la Pay Transaction correspondante lorsque Salesforce la possède |
Deux champs de cumul de la Statement Activity font le calcul : Reconciled Amount additionne les lignes, et Unreconciled Activities compte les lignes qui n’ont pas de Pay Transaction liée.
Un dépôt bancaire, trois paiements. Chaque ligne est rattachée et les montants concordent : prêt à rapprocher.
Comment une Statement Activity est construite
- Payload signale un dépôt ou un versement par un webhook. REDA Pay crée la Statement Activity au Status In Process et lit les détails chez Payload : montant, type, type et délai de financement, numéro de référence, date d’enregistrement et compte de traitement.
- REDA Pay crée une Transaction Activity par ligne, en reliant chacune à la Pay Transaction qui porte le même identifiant Payload. Les lignes de paiements que Salesforce ne connaît pas restent sans lien.
- Le Status passe à Completed.
- Si le commutateur d’organisation CREATE_MISSING_TRANSACTIONS est activé (consultez Paramètres d’organisation et messages d’erreur), REDA Pay récupère chez Payload chaque paiement inconnu, le crée comme Pay Transaction sous l’ordre auquel il appartient, puis relie la ligne. Si le commutateur est désactivé, les lignes inconnues vous attendent.
Tout cela se déroule en arrière-plan, quelques minutes après le webhook.
La routine de la finance
Travaillez à partir des vues de liste de l’onglet Statement Activities :
| Vue de liste | Ce qu’elle contient | Que faire |
|---|---|---|
| In Process | Activités encore en construction | Attendez ; si l’une y reste longtemps, voyez Reprocess ci-dessous |
| Pending Reconciliation | Completed et Good To Reconcile : aucune ligne sans lien, et le Reconciled Amount est égal au Statement Amount | Pointez-la avec la ligne du relevé bancaire, puis définissez le Status sur Reconciled |
| Reconciliation Errors | Completed mais pas prête à rapprocher : lignes sans lien, ou montants différents | Analysez (voir ci-dessous) |
| Reconciled | Terminé | — |
Pour en marquer une comme rapprochée : ouvrez-la, cliquez sur Modifier, définissez le Status sur Reconciled et cliquez sur Enregistrer. REDA Pay refuse si les montants diffèrent : « Statement and Reconciled amount must be the same for reconciled activities. » ; une fois rapproché, l’enregistrement ne peut plus être retraité.
Les quatre vues constituent toute la routine : celles en attente sont rapprochées, celles en erreur sont analysées.
Quand un relevé figure dans Reconciliation Errors
| Constat | Cause | Correction |
|---|---|---|
| Une ligne sans Pay Transaction | Le paiement a été effectué hors de REDA Pay (dans le tableau de bord Payload ou un autre système), ou c’est un paiement REDA Pay dont la transaction a été perdue | Utilisez Reprocess avec Create Missing Transactions activé (voir ci-dessous). Un paiement effectué hors de REDA Pay est alors créé sous l’ordre qu’il référence, ou signalé dans le journal s’il n’en référence aucun |
| Le Reconciled Amount diffère du Statement Amount | Des lignes manquent, ou une ligne de remboursement ou de frais a été signalée autrement par Payload | Retraitez ; si cela persiste, comparez avec le tableau de bord Payload et contactez support@reda.one avec le numéro de l’activité |
| Bloquée en In Process | La tâche d’arrière-plan a échoué ; un REDA Pay Log l’explique | Lisez le journal, puis retraitez |
Reprocess
- Sur la Statement Activity, cliquez sur Reprocess.
- Lisez l’avertissement : les lignes de l’activité sont reconstruites à partir de Payload, ce qui « includes removing the reference on existing reconciled transactions under this statement activity. This process may be irreversible. »
- Create Missing Transactions est activé par défaut dans cette boîte de dialogue, quel que soit le commutateur d’organisation. Laissez-le activé pour que les paiements inconnus soient créés comme Pay Transactions ; désactivez-le pour ne reconstruire que les lignes.
- Cliquez sur Reprocess. « Statement Activity reprocess is initiated. You will receive a notification, when the processing is complete. » À la fin, vous recevez une notification dans l’application « Your request to reprocess Statement Activity S-… is complete. » et l’enregistrement revient à Completed.
Reprocess reconstruit les lignes. Notez le commutateur : il est sur Yes par défaut ici.
Un relevé Reconciled ne peut pas être retraité : « "Reconciled" statement activity can not be reprocessed. »
Exemple pratique
Payload dépose 3 753,50 $ le 3 novembre. La Statement Activity S-0000930:2026-11 affiche un Statement Amount de 3 753,50 $ et deux lignes : un paiement de loyer de 1 251,75 $ et un de 2 501,75 $, chacun comprenant ses 1,75 $ de frais bancaires, car le compte d’exploitation ne verse pas les frais ailleurs. Reconciled Amount 3 753,50 $, Unreconciled Activities 0, Good To Reconcile coché. La finance trouve la ligne de 3 753,50 $ sur le relevé bancaire du 3 novembre, définit le statut sur Reconciled, et la journée est bouclée.
Erreurs à éviter
| Erreur | Ce qui se passe | Correction |
|---|---|---|
| Marquer un relevé comme rapproché depuis la vue Reconciliation Errors | Les lignes sans lien sont masquées derrière un statut rapproché | Rapprochez uniquement depuis Pending Reconciliation |
| Retraiter un relevé déjà pointé | Ses lignes sont reconstruites et les liens vers les transactions sont réinitialisés | Ne retraitez que les relevés en erreur |
| Supprimer une Pay Transaction à laquelle une ligne est reliée | La ligne devient non rapprochée | Les transactions qui ont des lignes d’activité ne doivent pas être supprimées |
| S’attendre à ce que les versements correspondent un pour un aux décaissements | Un versement peut regrouper des décaissements et des remboursements | Lisez les lignes |
Questions fréquentes
Lorsque les frais sont versés sur un compte de traitement distinct, ce compte a ses propres dépôts. Sinon, le dépôt contient les montants nets, et les frais propres à Payload apparaissent dans sa facturation, pas dans REDA Pay.
Les Statement Activities et les Transaction Activities sont des enregistrements ordinaires : créez un rapport avec Statement Activity comme objet principal et ses lignes, ou utilisez les rapports du package Unreconciled Deposits et Unreconciled Payouts.
Vérifiez les webhooks (l’onglet Webhook Setup du profil liste deposit et reversal), puis les REDA Pay Logs. Un dépôt peut aussi être créé à la main avec son Payload Activity Id puis retraité, mais c’est inhabituel ; contactez d’abord le support.