Définir par défaut, remplacer et supprimer des moyens de paiement
Les cartes et comptes bancaires enregistrés d’un client sont des enregistrements Pay Method sous son Pay Customer. Avec le temps, les cartes expirent, les fournisseurs changent de banque et les résidents déménagent. Cet article couvre les quatre opérations que votre équipe effectue sur les moyens existants : choisir le moyen par défaut, retirer un moyen de l’écran de paiement, le supprimer chez Payload et compléter un moyen créé sans ses informations de carte ou de banque.
Une carte enregistrée. Le Pay Method Id (le jeton Payload) est chiffré ; le numéro de carte n’a jamais été stocké.
Les champs importants
| Champ | Signification |
|---|---|
| Keep Active | Coché : le moyen reste disponible pour les paiements futurs. Décoché : usage unique. Les moyens saisis sur un lien de paiement sont enregistrés avec cette case décochée |
| Is Default Payment Method | Cochez-la pour en faire le moyen par défaut du client. Le Default Pay Method du Pay Customer est mis à jour avec ce moyen |
| Current Default Method | Lecture seule : indique si ce moyen est actuellement le moyen par défaut du client |
| Is Active | Lecture seule : le moyen n’a pas été supprimé |
| Deleted Datetime | Renseigné lorsque le moyen est supprimé chez Payload ; l’enregistrement reste pour l’historique |
| Transfer Type | Receipt, Disbursement ou les deux : l’usage autorisé du moyen. Verrouillé une fois enregistré |
Définir le moyen par défaut
- Ouvrez le Pay Method et cliquez sur Modifier.
- Cochez Is Default Payment Method et cliquez sur Enregistrer.
L’écran de paiement du client présélectionne désormais ce moyen, et les ordres créés sans choix de moyen l’utilisent. Lorsque le client est autorisé aux décaissements, le même moyen est inscrit dans Default Pay Method (Disbursement) sur le compte, le contact et la piste liés, pour que les automatisations de versement puissent le trouver.
Retirer un moyen sans le supprimer
Décochez Keep Active et cliquez sur Enregistrer. Le moyen disparaît de la liste des moyens enregistrés de l’écran de paiement, mais l’enregistrement et son historique restent, et rien n’est envoyé à Payload. Utilisez cette option pour une carte que le client ne veut plus se voir proposer.
Tout ordre planifié qui utilise ce moyen s’arrête : sa case Schedule Active se décoche jusqu’à ce que l’ordre reçoive un moyen actif.
Supprimer un moyen
La suppression retire aussi le moyen chez Payload.
- Ouvrez le Pay Method et cliquez sur Delete Pay Method.
- La boîte de dialogue avertit « System will delete the pay method. » Cliquez sur Delete Pay Method.
- « Pay Method deleted successfully. » L’enregistrement reste, avec Is Active décoché, Deleted Datetime renseigné et le jeton remplacé.
Les clients peuvent supprimer leurs propres moyens depuis l’écran de paiement : chaque carte ou compte enregistré porte une icône de suppression, et l’écran demande « Are you sure you want to delete the pay method? Any schedule payments associated with this pay method will become inactive. »
Un moyen qui n’a jamais été enregistré signale « Pay Method is not processed. » ; un moyen déjà supprimé signale « Pay Method is already deleted. »
Remplacer une carte expirée
Un moyen enregistré ne se modifie pas : ses informations sont verrouillées et le numéro n’a jamais été stocké. Enregistrez la nouvelle carte (consultez Enregistrer un moyen de paiement sans payer), définissez-la par défaut, puis retirez ou supprimez l’ancienne. Faites pointer tout ordre planifié vers le nouveau moyen en modifiant le Pay Method de l’ordre ; consultez Configurer un paiement récurrent.
Exemple pratique : la carte d’un résident expire
Un résident paie son loyer par paiement automatique avec la Visa x-4242, qui expire ce mois-ci.
- Le résident ajoute la carte de remplacement dans le portail (New Pay Method → Card → Add Method). Un nouveau Pay Method « Visa x-7788 » apparaît sous son Pay Customer, avec Keep Active coché.
- Un collaborateur ouvre « Visa x-7788 », coche Is Default Payment Method et enregistre : le Default Pay Method du Pay Customer pointe désormais vers elle.
- Le collaborateur ouvre l’ordre planifié du résident (Status Schedule - Active), remplace le Pay Method par « Visa x-7788 » et enregistre. La planification garde ses dates ; l’exécution du mois suivant débite la nouvelle carte.
- Il ouvre « Visa x-4242 » et décoche Keep Active. Elle quitte la liste des cartes enregistrées du résident ; son historique de paiements reste.
Si l’ancienne carte avait été supprimée avant l’étape 3, le Schedule Active de la planification se serait décoché à ce moment-là, et l’exécution suivante aurait été manquée.
Compléter un moyen créé sans informations
Un Pay Method peut exister sans informations de carte ou de banque : par exemple un enregistrement créé par un chargement de données, ou un enregistrement laissé par un paiement abandonné avant l’enregistrement. Son Pay Method Id est vide et l’écran de paiement ne peut pas l’utiliser.
- Ouvrez le Pay Method et cliquez sur Process Pay Method.
- La boîte de dialogue explique « System will try to generate the token for this pay method. » Choisissez le Pay Method Type (Card ou Bank Account (ACH)), remplissez le formulaire de carte ou de banque et cliquez sur Process.
- « Pay Method synced successfully. » : le moyen est maintenant enregistré et utilisable.
Un moyen déjà enregistré signale « Pay Method is already processed. » ; un moyen supprimé signale « Pay Method is deleted and can not be processed again. »
Compléter un enregistrement de moyen derrière lequel aucune carte ni aucun compte n’est enregistré.
Erreurs à éviter
| Erreur | Ce qui se passe | Correction |
|---|---|---|
| Supprimer un moyen utilisé par un loyer planifié | La planification s’arrête sans prévenir (Schedule Active décoché) | Définissez un nouveau moyen par défaut ou modifiez le Pay Method de l’ordre avant de supprimer |
| Modifier les champs de carte du Pay Method pour « mettre à jour » une carte | Les champs sont verrouillés ; Payload garde l’ancienne carte | Enregistrez un nouveau moyen, puis retirez l’ancien |
| S’attendre à ce que la suppression retire l’enregistrement | L’enregistrement reste pour l’historique, marqué comme supprimé | Filtrez les vues de liste sur Is Active |
| Deux moyens cochés comme moyen par défaut | Un seul peut être le moyen par défaut ; le dernier enregistré l’emporte | Cochez-en un seul |
Questions fréquentes
Dans cette version, les moyens par défaut sont définis par votre équipe ou par le paramètre Default Pay Method de l’écran d’enregistrement de moyen. Les clients peuvent ajouter et supprimer des moyens.
Non. Les paiements déjà encaissés ne sont pas affectés ; la suppression retire seulement la carte ou le compte enregistré.
Les paiements par lien enregistrent le moyen avec Keep Active décoché : il est à usage unique. Cochez Keep Active sur l’enregistrement pour le conserver.