Annuler ou rembourser un paiement

L’argent peut revenir à un payeur de deux façons. Une annulation (void) annule un paiement avant que Payload ne l’ait financé : le débit n’aboutit tout simplement jamais. Un remboursement (refund) restitue l’argent d’un paiement déjà financé, en totalité ou en partie, sous forme d’une nouvelle transaction. C’est le Funding Status du paiement qui décide : pending peut être annulé ; tout état ultérieur doit être remboursé.

Annuler ou rembourser ?

REDA Pay vérifie d’abord le statut de financement. Une transaction dont le statut de financement n’est plus pending est refusée avec « Failed to void Transaction. Transaction is already processed. » : remboursez-la plutôt. Le même message apparaît pour une tentative failed, qui n’a pas de statut de financement puisqu’elle n’a jamais atteint Payload ; il n’y a rien à annuler. Une transaction en attente dont le statut n’est pas processed, par exemple une rejected, est refusée avec « Transaction is not eligible for Voiding. »

Annuler un paiement

1. Sur la Pay Transaction, cliquez sur Void Transaction.
2. La boîte de dialogue avertit « Prior to voiding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible. » et affiche Amount, Convenience Fee, Reference Number et Status.
3. La Voided Date est préremplie avec la date du jour ; gardez-la ou modifiez-la. Saisissez les Internal Comments : la raison de l’annulation. Les deux sont obligatoires.
4. Cliquez sur Void. « Transaction voided successfully. » s’affiche et l’enregistrement se rafraîchit avec le Status voided et la Voided Date renseignée.

La boîte de dialogue Void Transaction : la note d’avertissement, Amount, Convenience Fee, Reference Number et Status en lecture seule, Voided Date préremplie avec la date du jour, la zone Internal Comments et les boutons Void et Close

Annulation : la totalité du paiement, avant financement. Le commentaire est conservé sur la transaction.

Rembourser un paiement

1. Sur la Pay Transaction, cliquez sur Refund Transaction.
2. La boîte de dialogue avertit « Prior to refunding the transaction, provide the required details. Please note that this action may be irreversible. » et affiche l’Amount et le Reference Number.
3. Pour un remboursement partiel, cochez Partial Refund et saisissez le Refund Amount. Si le compte de traitement a Disable Partial Refund coché, la case est absente et le montant total est remboursé.
4. La Refund Date est préremplie avec la date du jour. Saisissez une Refund Description : la raison. Les deux sont obligatoires (sinon « Required information missing. »).
5. Cliquez sur Refund. « Transaction refunded successfully. » s’affiche. Une nouvelle Pay Transaction de type refund figure désormais sous le même Pay Order, avec le montant remboursé et un Parent Transaction qui pointe vers l’originale.

La boîte de dialogue Refund Transaction : la note d’avertissement, Amount et Reference Number, la case Partial Refund, Refund Date préremplie avec la date du jour, la zone Refund Description et les boutons Refund et Close

Remboursement : total par défaut ; cochez Partial Refund pour saisir un montant.

Les remboursements ne sont possibles que sur un payment au statut processed : le remboursement d’un remboursement, d’un credit ou d’un paiement declined est refusé avec « Only transaction of type "Payment" can be refunded. » ou « Only transaction in status "Processed" can be refunded. »

Frais de service et remboursements

Le montant affiché dans la boîte de dialogue est le montant de la transaction : le montant net, principal plus frais. Un remboursement total restitue l’ensemble. Lorsque les frais ont été versés sur un compte de frais distinct, REDA Pay demande à Payload de contrepasser les deux parties : le principal depuis le compte principal et les frais depuis le compte de frais. Pour un remboursement partiel, vous choisissez le montant ; décidez vous-même si les frais sont inclus.

Quelle action, selon le statut de financement

Exemple pratique : un remboursement partiel

Un résident a payé 1 251,75 $ (1 250,00 $ de loyer plus 1,75 $ de frais bancaires) par compte bancaire le 1er novembre, puis a prouvé que 200 $ avaient été comptés deux fois. Le 5 novembre, le statut de financement est batched : une annulation est impossible.

1. Le service des remboursements ouvre T-0014610, clique sur Refund Transaction, coche Partial Refund, saisit le Refund Amount 200, laisse la Refund Date à la date du jour, écrit « Duplicate credit on the November ledger » dans Refund Description et clique sur Refund.
2. « Transaction refunded successfully. » Une nouvelle transaction T-0014650, Type refund, Amount 200,00 $, Parent Transaction T-0014610, apparaît sous le même Pay Order P-052010. T-0014610 reste processed.
3. Les frais restent acquis à l’organisation, car le remboursement porte sur le loyer, pas sur le service. Si tout le paiement avait été erroné, un remboursement total de 1 251,75 $ aurait contrepassé le loyer et les frais.
4. Deux jours plus tard, une Statement Activity de type Payout liste le remboursement de 200,00 $.

Qui devrait avoir l’ensemble d’autorisations Transaction Manager

Les annulations et les remboursements font sortir de l’argent : donnez REDA Pay - Transaction Manager aux quelques personnes dont c’est le rôle (un service des remboursements ou la finance) plutôt qu’à tous ceux qui encaissent. Les deux actions consignent leur auteur (le dernier modificateur de la transaction et le créateur de la transaction de remboursement) et exigent une raison écrite.

L’aspect des enregistrements ensuite

Une transaction qui a des remboursements ne peut pas être supprimée.

Erreurs à éviter

Questions fréquentes

Pour aller plus loin

• Statuts des ordres et des transactions
• Rapprocher les dépôts et les versements