Traitement des documents
Financement et utilisation de l’IA
IA incluse utilise des crédits REDA. Votre propre IA utilise le compte fournisseur de votre organisation, facturé directement par ce fournisseur. La licence définit un mode pour toute l’organisation. Dans les deux cas, REDA AI gouverne les outils et actions configurés dans Salesforce. Configurer la licence et les comptes IA.
Avec un compte client, le modèle choisi détermine les niveaux de raisonnement approfondi et les capacités disponibles. Vérifiez les niveaux et avertissements du sélecteur AI Account ; tous les fournisseurs ne prennent pas en charge les mêmes combinaisons. Les outils administratifs et le traitement documentaire utilisent la connexion par défaut de l’organisation. Configurer le choix par défaut et tester le parcours.
Qu’est-ce que le traitement des documents ?
Cette capacité permet à un agent REDA AI d’utiliser un fichier comme donnée d’entrée à part entière. L’agent lit le document, raisonne sur son contenu et utilise les résultats pour interroger ou modifier des enregistrements Salesforce, dans un même tour de conversation ou un traitement asynchrone.
Contrairement à un circuit classique de chargement puis d’extraction, REDA AI transmet directement le document brut au modèle comme contenu multimodal. Il n’y a ni étape OCR distincte, ni modèle documentaire figé, ni stockage externe intermédiaire. Le même traitement prend en charge les fichiers reçus par les différents canaux :
- Pièces jointes ajoutées par un utilisateur dans une conversation
- Pièces jointes reçues à une adresse de service de messagerie entrant
- Fichiers transmis par un flux Salesforce dans une action d’agent déclarative
- Fichiers envoyés par un système externe via l’API REST
Formats pris en charge
| Format | Extensions | Lecture par l’agent |
|---|---|---|
.pdf |
Transmis comme bloc documentaire multimodal : texte, mise en page et images intégrées sont lus ensemble. | |
| Image | .png, .jpg, .jpeg |
Transmise comme entrée visuelle : l’agent lit le texte visible et décrit le contenu de l’image. |
| CSV | .csv |
Interprété comme données tabulaires ; les lignes peuvent être associées à des enregistrements Salesforce par un outil de correspondance de fichiers. |
| Texte | .txt |
Inclus directement comme texte brut à résumer ou dont extraire des informations. |
| JSON | .json |
Inclus directement comme données structurées à interroger ou transformer. |
La liste active est contrôlée par Extensions de fichiers autorisées dans les paramètres de la plateforme. Le champ d’agent Types de fichiers pris en charge désigne les outils de traitement de fichiers, pas une liste d’extensions.
Fonctionnement du traitement
-
Le fichier arrive
Quel que soit son point d’entrée — conversation, e-mail, Flow ou API — le fichier est stocké comme enregistrement
ContentVersionpour appliquer les règles habituelles de partage et d’audit. -
Validation
L’extension est comparée à la liste autorisée, la taille à Taille maximale du fichier (Mo) et le nombre de caractères CSV à Nombre maximal de caractères CSV. Un fichier non conforme est refusé avec une erreur explicite et n’est pas transmis au modèle.
-
Préparation des blocs de contenu
Le fichier est converti au format multimodal approprié : bloc documentaire pour un PDF, bloc image pour une entrée visuelle ou bloc de texte pour les formats textuels.
-
Gestion des fichiers volumineux
Les petits fichiers sont inclus directement. Au-delà de Seuil de distribution des fichiers, une URL
ContentDistributiontemporaire permet au modèle de récupérer le fichier sans le charger dans la mémoire du traitement. Le lien expire automatiquement et un traitement planifié le nettoie. -
Analyse par l’agent
L’agent lit le document dans son tour actuel, puis appelle les outils disponibles : recherche ou création d’enregistrements, ou outil Apex personnalisé recevant les données extraites en JSON structuré.
-
Résultat
L’agent décrit les informations trouvées et applique les règles de confirmation du canal avant les actions d’écriture. Les enregistrements créés ou modifiés restent soumis aux contrôles d’accès applicables à l’utilisateur d’exécution et au contexte de l’agent.
Trois façons de relier documents et enregistrements
Lire le document ne constitue que la première moitié du travail. Il faut aussi déterminer ce que l’agent doit faire de son contenu. REDA AI propose trois approches reposant sur le même traitement.
| Approche | Usage adapté | Effort de configuration |
|---|---|---|
| Extraction conversationnelle avec les outils intégrés uniquement |
Questions ponctuelles, résumés et report de quelques valeurs dans un enregistrement existant, avec les outils get_record, create_record et update_record. |
Aucune configuration documentaire supplémentaire pour un agent dont Autoriser le téléchargement de fichiers et les outils nécessaires sont disponibles. |
| Outil de correspondance de fichiers type File_Mapping |
Imports réguliers, généralement en CSV. Vous définissez les correspondances entre colonnes, champs et objet ; les valeurs proviennent du fichier. | Faible : configuration déclarative dans le générateur d’outils, sans Apex. |
| Outil Apex avec traitement de fichiers type Apex_Class avec Le traitement des fichiers activé |
Extraction métier nécessitant une maîtrise complète : écriture dans plusieurs objets, logique conditionnelle, appels externes et rapprochement avec les données existantes. | Plus élevé : une classe Apex doit implémenter l’interface d’exécution. Elle reçoit les données extraites sous forme d’entrée Map<String, Object>. |
Les outils de correspondance de fichiers et Apex se créent dans le générateur d’outils. Consultez Configurer les outils pour les cartes de type, le panneau d’impact en direct et les indications du générateur IA propres à chaque type.
Canaux qui déclenchent le traitement
Dans une conversation
Sur les canaux compatibles, les utilisateurs joignent un fichier à un agent dont Autoriser le téléchargement de fichiers est activé. L’agent le lit au tour suivant. Consultez Charger des fichiers dans une conversation pour l’expérience utilisateur, les canaux compatibles et les paramètres de l’agent.
Depuis un e-mail entrant
REDA AI fournit un gestionnaire de service de messagerie qui accepte les e-mails sur une adresse gérée par Salesforce. Les pièces jointes dépassant une taille minimale sont filtrées selon la liste autorisée, stockées comme ContentVersion et placées en attente de traitement asynchrone par l’agent sélectionné. Les petites pièces jointes, telles que logos et signatures, sont ignorées automatiquement.
La correspondance entre adresse entrante et agent est définie dans les métadonnées personnalisées Routage du courrier électronique. Consultez Canal e-mail entrant pour la configuration complète.
Depuis un flux Salesforce
Un flux déclenché par un enregistrement peut transmettre un ContentDocumentId, ou le ContentVersion associé, à l’action invocable REDA AI, avec l’agent cible et une instruction. L’agent traite le fichier en arrière-plan et écrit les résultats dans Salesforce. Consultez Appeler REDA AI depuis Flow.
Depuis un système externe
Les API du widget externe et de communauté acceptent des fichiers avec un message de conversation. Une application tierce peut donc transmettre un document à une conversation REDA AI par programmation.
Confirmation des actions
Le traitement documentaire suit les règles de confirmation de la plateforme. Sur le canal interne, les actions d’écriture soumises à confirmation affichent une carte, sauf si Actions de fichiers à exécution automati autorise leur exécution immédiate. Les canaux externes et API ont leur propre comportement. Consultez Confirmation des actions pour les règles et recommandations de chaque canal.
Configuration
Le traitement documentaire utilise les paramètres de gestion des fichiers de la plateforme. Les principaux sont :
| Paramètre | Valeur par défaut | Objectif |
|---|---|---|
| Taille maximale du fichier (Mo) | 5 | Taille maximale d’un fichier accepté par le traitement. |
| Extensions de fichiers autorisées | pdf,csv,png,jpg,jpeg,txt,json |
Liste globale des extensions autorisées, appliquée avant toute transmission au modèle. |
| Nombre maximal de caractères CSV | 50 000 | Limite la taille d’un CSV traité directement par l’agent. |
| Seuil de distribution des fichiers (Ko) | 1 300 | Au-delà de cette taille, le fichier est transmis au modèle par une URL temporaire au lieu d’être inclus directement. |
| Expiration du lien de distribution (minutes) | 30 | Durée de validité de l’URL temporaire des fichiers volumineux. |
| Multiplicateur de crédit pour le traitement des fichiers | Configurable | Augmente le budget de jetons de sortie des tours qui traitent des fichiers pour permettre une extraction plus détaillée. |
| Traitement des fichiers de messagerie électronique | — | Contrôle le traitement des pièces jointes reçues par le service de messagerie. Désactivé, il ignore les pièces jointes ; l’e-mail reste acheminé vers son agent. |
Consultez Paramètres de la plateforme pour la référence complète de configuration.
Effet sur les crédits
Les fichiers augmentent le nombre de jetons d’entrée, car leur contenu est transmis au modèle. Le coût dépend du format :
- Texte et CSV : le nombre de jetons augmente avec le nombre de caractères.
- PDF et images : les blocs multimodaux consomment davantage de jetons par unité de contenu que le texte brut.
- Sortie : Multiplicateur de crédit pour le traitement des fichiers augmente le budget maximal de réponse pour les tours avec fichiers. Une valeur plus élevée permet une extraction plus riche, avec un coût supérieur.
Consultez Optimiser la consommation de crédits pour les réglages recommandés.
Sécurité et gouvernance
- Stockage dans votre organisation. Les fichiers sont conservés comme
ContentVersiondans Salesforce, sans copie vers un stockage documentaire intermédiaire. Leur contenu est cependant transmis au modèle d’IA pour traitement. - Le partage habituel s’applique. L’utilisateur d’exécution doit disposer d’un accès partagé au fichier et aux enregistrements lus ou modifiés par l’agent.
- Les contrôles d’accès aux champs restent applicables. Les écritures issues de l’extraction suivent les autorisations de l’utilisateur, sous réserve du contexte d’exécution configuré pour les agents API. Les outils Apex personnalisés doivent eux aussi appliquer les contrôles adaptés.
- URL temporaires pour les fichiers volumineux. Lorsque le modèle récupère un fichier par un lien de distribution, ce lien expire après la durée configurée et fait l’objet d’un nettoyage planifié.
- Piste d’audit. Les conversations utilisant des fichiers sont enregistrées dans les objets habituels de conversation et de message, avec les appels d’outils et les enregistrements concernés.
Consultez Sécurité des données dans REDA AI pour le modèle de sécurité complet.
Bonnes pratiques
Choisissez l’approche selon le besoin. Utilisez les outils intégrés pour une extraction ponctuelle, la correspondance de fichiers pour des imports réguliers de même structure, et Apex lorsque la logique nécessite du code.
Limitez les formats et les outils selon le besoin. Définissez les extensions utiles dans Extensions de fichiers autorisées au niveau de la plateforme. Dans l’agent, Types de fichiers pris en charge attend des noms développeurs d’outils de traitement de fichiers séparés par des virgules ; laissez ce champ vide pour ne pas imposer cette restriction d’outils.
Allégez les CSV. Retirez les colonnes inutilisées et divisez les gros fichiers en lots restant nettement sous Nombre maximal de caractères CSV. Des entrées ciblées améliorent la précision.
Choisissez l’exécution automatique de manière réfléchie. Elle supprime l’étape de confirmation. Réservez-la aux agents internes de confiance et aux structures de fichiers bien maîtrisées.
Testez les cas d’échec. Pendant la configuration, utilisez des PDF incorrects, des CSV vides et des images hors sujet. La réponse à une entrée inutilisable fait partie de l’expérience utilisateur.
Automatisation et fiabilité
Les appels groupés depuis Flow peuvent retourner des identifiants de demandes différées plutôt qu’une réponse immédiate. Examinez les éléments suivants qui attendent réponse, crédits ou résultats dans la même transaction. Les actions automatiques conservent canal et mode configurés, et leurs résultats réels restent dans le contexte ; cela ne garantit pas un tour narratif supplémentaire. Les décalages horaires explicites sont préservés dans les chemins pris en charge pour événements, planifications, écritures de champs et CSV. Sans décalage, l’interprétation de l’utilisateur exécutant reste applicable. Le mode Système ne crée pas d’avertissement du seul fait de son utilisation ; journaux et notifications ERROR demeurent. L’extraction respecte la limite de sortie, les couleurs fonctionnent dans les thèmes Salesforce pris en charge et les tests évitent les références statiques bloquant l’installation sans types d’enregistrement Compte.
Questions fréquentes
Il n’y a pas de service OCR ou d’extraction documentaire intermédiaire. Les fichiers sont stockés dans Salesforce comme ContentVersion, mais leur contenu est transmis au modèle d’IA, qui les lit directement comme entrées multimodales. Le stockage Salesforce ne signifie donc pas que le contenu n’est jamais transmis hors de l’organisation.
Au-delà de Seuil de distribution des fichiers, le modèle reçoit une URL ContentDistribution temporaire au lieu du contenu chargé en mémoire. Le lien expire après la durée configurée et fait l’objet d’un nettoyage planifié.
Oui. Si le traitement de fichiers par e-mail est activé, les pièces jointes reçues sur l’adresse du service de messagerie sont filtrées, stockées dans Salesforce et transmises à l’agent associé à cette adresse dans Routage du courrier électronique. Consultez Canal e-mail entrant.
Choisissez la correspondance pour un fichier tabulaire, une correspondance de colonnes stable et une simple création ou mise à jour. Utilisez Apex pour la logique conditionnelle, l’écriture dans plusieurs objets, la déduplication avec les données existantes ou les appels externes.
Les écritures suivent les contrôles d’accès applicables aux outils et au contexte d’exécution. En mode utilisateur, elles respectent la FLS et le partage : un champ non modifiable n’est pas changé même si le document lui fournit une valeur. Tenez aussi compte de l’exception de contexte système sur API et de la sécurité de tout outil Apex personnalisé.
Le modèle lit les PDF numérisés et images comme contenu visuel et extrait le texte lisible dans le même appel. La qualité dépend de l’image source : privilégiez des scans nets. Pour les photos peu définies, fournissez des indications explicites dans la conversation.
Oui. Le contenu fait partie des données d’entrée du modèle ; les fichiers plus volumineux consomment davantage de crédits. Multiplicateur de crédit pour le traitement des fichiers augmente aussi le budget de sortie des tours concernés. Consultez Optimiser la consommation de crédits pour les réglages.
Prochaines étapes
Configurez vos imports avec le type de correspondance de fichiers, créez une extraction personnalisée avec le type Apex, ou raccordez les documents entrants à l’aide de Canal e-mail entrant.