Journaux d’archivage de l’IA
REDA AI peut supprimer des données anciennes selon les paramètres de conservation afin de maîtriser le stockage. Les journaux d’archivage de l’IA décrivent l’exécution de ce nettoyage, avec un instantané des enregistrements candidats, des totaux et des fichiers CSV éventuels. Ils ne constituent pas, à eux seuls, une preuve exhaustive des suppressions réellement réussies.
Ces journaux permettent aux administrateurs d’examiner le cycle de vie des données et de rapprocher le nettoyage de la politique de conservation de leur organisation.
Fonctionnement de l’archivage
La planification fournie est mensuelle, le premier jour du mois à 2 h, et non nocturne chaque jour. Vérifiez la tâche réellement planifiée dans votre organisation et son fuseau horaire. Le traitement applique la conservation globale, les éventuelles durées par agent et les exclusions prévues.
Configurer la conservation
Deux champs de l’agent contrôlent la conservation de ses données liées :
| Champ | Rôle | Valeur par défaut / exemple |
|---|---|---|
| Durée de conservation des archives | Nombre de jours à conserver avant le nettoyage mensuel, calculé à partir de la date de création. Une valeur propre à l’agent remplace la valeur globale ; utilisez au moins 60 jours. Le traitement vérifié applique un plancher de 60 jours aux valeurs par agent. | Valeur globale de référence : 180 jours ; remplacement possible par agent, avec un minimum de 60 jours à respecter dans la configuration décrite. |
| Passer l'archivage | Lorsque cette case est cochée, les conversations, messages et transactions liés à cet agent sont exclus des étapes qui tiennent compte de l’agent. L’étape des actions programmées utilise sa propre règle globale. | Case décochée par défaut. |
Données concernées
Le traitement comporte des étapes de suppression pour quatre types d’enregistrements :
- Conversations dont la date de création dépasse l’ancienneté autorisée. Une activité récente ne réinitialise pas cette date.
- Messages sélectionnés selon leur propre date de création. Ils sont aussi liés à la conversation par une relation maître-détail : supprimer la conversation peut supprimer ses messages enfants, y compris des messages plus récents. Leur étape séparée ne garantit donc pas la conservation de tous les messages récents.
- Transactions de crédits anciennes. Le traitement enregistre d’abord des sommes de crédits et de jetons sur le journal, mais ces sommes portent sur les candidats à la suppression, avant le filtrage final et les résultats de suppression.
- Actions programmées anciennes déjà exécutées, annulées, échouées ou omises. Elles utilisent la conservation globale et leur date de création ; les actions en attente sont exclues de cette sélection. Les réglages propres à l’agent ne protègent pas cette étape.
REDA AI ne propose pas de restauration des données supprimées par ce parcours. Le traitement tente d’écrire le journal et les CSV avant les suppressions, mais une erreur de génération de CSV peut être enregistrée sans arrêter la chaîne : vérifiez les fichiers avant de les considérer comme une sauvegarde.
Données exclues du nettoyage standard
Les catégories suivantes ne sont pas sélectionnées par ces étapes :
- Configuration : définitions d’agents, outils, prompts et champs de contexte.
- Journaux d’incidents : leur conservation relève d’autres règles et contrôles de l’organisation.
- Journaux d’archivage : le traitement ne supprime pas ses propres journaux historiques.
- Données liées à un agent dont la case Passer l’archivage est cochée : l’exclusion s’applique aux conversations, messages et transactions, mais pas à la sélection globale des actions programmées.
Accéder aux journaux d’archivage
- Ouvrez l’application REDA AI depuis le lanceur d’applications Salesforce.
- Ouvrez le menu des éléments supplémentaires dans la barre de navigation si l’onglet n’est pas directement visible.
- Sélectionnez les journaux d’archivage de l’IA, puis une vue de liste adaptée. Triez par date décroissante pour examiner les dernières exécutions ; la vue initiale dépend de votre configuration.
Comprendre les champs du journal
Un journal correspond à une exécution globale, et non à un seul agent. Il ne possède pas de champ Agent et rassemble un ensemble de compteurs et de totaux pour la sélection de cette exécution.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date d'archivage | Date de l’instantané créé pour l’exécution. |
| Clé de période | Clé YYYY-MM dérivée du mois de la date limite de sélection. Elle peut servir à rechercher une période de crédits, mais ne signifie pas que tous les enregistrements sélectionnés appartiennent uniquement à ce mois. |
| Période de crédit | Lien vers la période trouvée pour cette clé, lorsqu’elle existe. Les totaux de l’instantané peuvent couvrir des transactions plus anciennes appartenant à plusieurs périodes. |
| Jours de rétention | Durée globale enregistrée lors de la création du journal. Les durées propres aux agents peuvent être différentes ; ce champ ne décrit donc pas toutes les règles appliquées à chaque enregistrement. |
| Statut | Valeurs API In Progress, Completed ou Failed, affichées respectivement « En cours », « Complété » et « Échoué ». Voir Interpréter les résultats. |
| Conversations archivées | Nombre de conversations candidates comptées dans l’instantané, avant les suppressions. Il ne s’agit pas d’un compteur vérifié de suppressions réussies. |
| Messages archivés | Nombre de messages candidats comptés dans l’instantané. Ce chiffre ne prouve pas le nombre final de messages supprimés, notamment en cas de suppression en cascade. |
| Archives des transactions | Nombre de transactions candidates comptées avant les suppressions. |
| Crédits totaux | Somme des crédits des transactions sélectionnées pour l’instantané, avant le filtrage final par agent et les résultats de suppression. |
| Nombre total de jetons d'entrée | Somme des jetons d’entrée de ces transactions candidates. |
| Jetons de production totale | Libellé fourni pour la somme des jetons de sortie de ces transactions. |
| Jetons de lecture du cache total | Somme des jetons de lecture du cache de ces transactions. |
| Jetons de création de cache totaux | Somme des jetons de création du cache de ces transactions. |
| Détails de l'erreur | Informations enregistrées sur les erreurs de génération de CSV ou les limites de l’instantané. Les avis de troncature des CSV figurent aussi ici : lisez ce champ même avec le statut API Completed. Tous les échecs de suppression ne sont pas nécessairement reportés dans ce champ. |
Pourquoi conserver les totaux de crédits et de jetons ? Ils gardent une synthèse des transactions candidates avant le nettoyage. Avec des durées différentes par agent, les compteurs et sommes peuvent surestimer les suppressions finales. Ils couvrent les données antérieures à la date limite et ne suffisent pas, à eux seuls, à répondre précisément à « combien avons-nous consommé en mars 2026 ? ». Conservez les rapports ou exports par période nécessaires à cette analyse.
Interpréter les résultats
Statut : En cours
La chaîne peut être en cours ou s’être interrompue avant sa finalisation. Si le statut API In Progress persiste au-delà de la fenêtre attendue, consultez les tâches Apex, les Détails de l'erreur et les incidents disponibles.
Statut : Complété
La chaîne a atteint sa finalisation. Ce statut ne garantit pas que chaque suppression a réussi. Les trois compteurs décrivent l’instantané initial ; des zéros sont possibles lorsqu’aucun enregistrement n’entrait dans la sélection.
Le statut Completed ne garantit pas non plus des CSV complets. Chaque CSV est limité à 50 000 lignes, alors que la suppression n’a pas ce plafond. Un avis tel que « Messages CSV truncated at 50000 rows » peut apparaître dans les Détails de l'erreur. L’avis peut être produit dès que le plafond est atteint ; vérifiez le périmètre réel de l’export.
Statut : Échoué
Cette valeur existe dans les statuts fournis, mais le traitement vérifié ne la renseigne pas systématiquement en cas d’échec. Un problème peut laisser le journal en cours ou être suivi d’une finalisation. Consultez les Détails de l'erreur, les tâches Apex et les incidents disponibles. Parmi les causes à examiner :
- Les limites de stockage ou de ressources Salesforce atteintes pendant l’exécution.
- Les verrous posés par un autre traitement sur les mêmes enregistrements.
- Les validations, protections ou autres contrôles empêchant une suppression. Vérifiez le contexte réel : les suppressions du batch standard utilisent un mode système avec un contournement interne des protections du package.
Les CSV sont tentés avant les suppressions, mais leur génération peut être partielle ou échouer. Vérifiez leur présence et leur contenu : ils ne constituent pas une garantie d’inventaire complet ni de récupération.
Gérer les durées de conservation
Modifier la durée d’un agent
Pour modifier la durée de conservation d’un agent :
- Ouvrez REDA AI et l’onglet des définitions d’agents.
- Ouvrez l’agent concerné.
- Renseignez « Durée de conservation des archives » avec une durée valide, par exemple 90, 180 ou 365 jours.
- Enregistrez. Le prochain traitement utilise la configuration alors applicable ; vérifiez sa planification et évitez de changer ces paramètres pendant une exécution.
Exclure un agent de l’archivage
Pour exclure les données liées à un agent du nettoyage prévu pour les agents :
- Ouvrez la définition de l’agent.
- Cochez « Passer l'archivage ».
- Enregistrez. Vérifiez que les conversations, messages et transactions concernés sont bien liés à cet agent. Cette case ne protège pas la sélection globale des actions programmées ni les autres mécanismes de suppression de l’organisation.
Réactiver l’archivage
Pour reprendre le nettoyage des données d’un agent précédemment exclu :
- Ouvrez sa définition.
- Décochez « Passer l'archivage ».
- Vérifiez la durée souhaitée dans « Durée de conservation des archives », par exemple 90 jours.
- Enregistrez. Les données déjà anciennes peuvent devenir éligibles dès la prochaine exécution mensuelle.
Archivage et gouvernance des données
L’archivage contribue à mettre en œuvre une politique de conservation, sans établir à lui seul la conformité réglementaire :
- RGPD : faites valider la durée, les finalités et les obligations applicables par les responsables de la protection des données ; un réglage technique ne constitue pas une certification.
- CCPA / CPRA : intégrez le nettoyage à la politique de confidentialité et aux processus applicables à votre organisation, après vérification de leur périmètre.
- Exigences sectorielles : en santé ou en finance, notamment, les durées de conservation et les preuves attendues peuvent différer. Vérifiez que les exports et contrôles retenus répondent à vos besoins.
- Minimisation des données : supprimer des données devenues inutiles peut réduire leur volume dans Salesforce, mais les CSV et autres copies doivent aussi être pris en compte.
Les journaux apportent des éléments de suivi, avec les limites de comptage, de troncature et de suppression décrites ici. Ils ne prouvent pas automatiquement que toutes les exigences d’un audit sont satisfaites.
Exemples courants
Exemple 1 : réduire le stockage
Des conversations accumulées depuis plus d’un an occupent beaucoup de stockage. Une durée de 90 jours sur les agents concernés peut rendre les anciennes données éligibles au prochain nettoyage mensuel. La modification du paramètre ne libère pas immédiatement le stockage. Après l’exécution, rapprochez les tâches, les journaux et le volume réellement conservé ; les compteurs du journal seuls ne prouvent pas les suppressions réussies.
Exemple 2 : préserver des conversations pour une obligation de conservation
Si des conversations doivent être préservées comme éléments de preuve, faites définir le périmètre avec les responsables concernés, cochez « Passer l'archivage » sur les agents pertinents et préparez les exports nécessaires. Cette case seule ne couvre pas les actions programmées ni toutes les copies et suppressions possibles. Le journal global ne produit pas un statut « Skipped » par agent pour certifier cette exclusion.
Exemple 3 : comprendre des compteurs nuls
Plusieurs exécutions mensuelles peuvent afficher zéro conversation candidate si les données sont trop récentes ou les agents exclus. Vérifiez les dates de création, les durées, la case d’exclusion et les « Détails de l'erreur ». Il n’existe pas de champ Notes ni de statuts « Skipped » ou « Success » dans ce journal : utilisez les champs et statuts décrits ci-dessus.
Questions fréquentes
REDA AI ne fournit pas de restauration native de ces conversations. Les CSV du traitement sont limités et le CSV des messages ne contient pas leur texte complet. Avant l’échéance, préparez un export ou une sauvegarde adaptée, ou excluez temporairement les agents concernés selon votre politique. Ne comptez pas sur ces CSV pour reconstituer une conversation complète.
Le batch d’archivage décrit ici effectue un nettoyage administratif sans appel au modèle IA ni consommation de crédits d’agent. D’autres opérations, comme une analyse avec l’IA, peuvent consommer des crédits. La suppression de transactions rend leurs détails indisponibles : conservez les éléments nécessaires au suivi des périodes.
La planification fournie, nommée REDAAI_Archival_Monthly, vise 2 h le premier jour de chaque mois. Vérifiez sa présence, son état, son fuseau horaire et sa prochaine exécution dans les tâches planifiées Salesforce. Il s’agit d’une planification mensuelle, sans garantie d’une heure exacte de fin.
Ce guide décrit la planification mensuelle fournie. Pour un nettoyage anticipé, contactez l’administrateur ou le support afin de vérifier un parcours pris en charge dans votre version, son périmètre et les sauvegardes nécessaires. Ne tentez pas de contourner les protections de suppression à partir d’une simple vue de liste.