Archivage et audit

Objectifs de l’archivage

• Maîtriser le stockage. Le nettoyage réduit le volume des données anciennes lorsque les suppressions aboutissent.
• Appliquer une politique de conservation. Les durées et exclusions contribuent à cette politique, sans certifier à elles seules sa conformité.
• Suivre les opérations. Les compteurs et CSV fournissent des éléments de contrôle, avec des limites de sélection, de contenu et de taille à prendre en compte.

Données concernées

Les étapes suivantes sélectionnent les données anciennes selon les règles applicables. Elles sont enchaînées : une erreur peut interrompre la chaîne, tandis que certains échecs partiels sont enregistrés sans empêcher sa poursuite.

Le journal d’archivage est conservé par ce traitement. Les journaux d’incidents et les périodes de crédits ne font pas partie de sa sélection ; leur conservation et leurs accès restent à gérer dans l’organisation.

Priorité des règles de conservation

Pour les conversations, messages et transactions liés à un agent, les règles suivent cette priorité :

L’ancienneté repose sur la date de création. Une activité récente ne protège donc pas nécessairement une conversation ancienne ; sa suppression peut entraîner celle de ses messages enfants récents.

Planification

• La planification fournie vise 2 h le premier jour de chaque mois, sous le nom REDAAI_Archival_Monthly. Vérifiez son état et son fuseau horaire dans l’organisation.
• Chaque exécution sélectionne les données encore présentes au-delà des durées applicables ; elle peut ainsi reprendre des candidats non supprimés lors d’une précédente exécution.
• Ne vous fiez pas à la valeur globale 0 pour suspendre le traitement : le getter actuel utilise une durée de repli. Pour une suspension globale, faites vérifier et gérer la planification par l’administrateur selon le parcours pris en charge dans votre version.

Vérifiez la tâche fournie à l’installation dans Configuration › Tâches planifiées. Sa présence réelle et sa prochaine exécution doivent être contrôlées après installation ou changement de configuration.

Les six étapes d’une exécution

L’archivage utilise une chaîne de batches distincts, dans l’ordre suivant :

Contenu du journal

Le traitement tente de créer un journal d’archivage avec un instantané et des CSV. Il contient notamment :

• La date d’archivage et une clé dérivée du mois de la date limite de sélection.
• La durée globale enregistrée pour l’exécution ; elle peut différer des durées par agent.
• Le statut fourni : Complété, Échoué ou En cours. Tous les échecs ne renseignent pas automatiquement Échoué.
• Les compteurs de conversations, messages et transactions de l’instantané initial, et non des suppressions confirmées.
• Les sommes de crédits, de jetons d’entrée et de sortie, de création et de lecture du cache pour les transactions candidates.
• Un lien éventuel vers la période de crédits correspondant à la clé de date limite. Les sommes ne se limitent pas nécessairement à ce seul mois.
• Des détails d’erreur, de troncature ou de limites de l’instantané lorsqu’ils ont été enregistrés.

Les CSV sont tentés à l’étape 1, avant les suppressions. Une erreur de génération peut toutefois être enregistrée sans arrêter la chaîne. Vérifiez la présence et le contenu de ces trois fichiers :

• Archived_Conversations.csv
• Archived_Messages.csv
• Archived_Transactions.csv

Les actions programmées sont supprimées sans CSV dédié. Si vous devez conserver leurs détails, exportez-les avant leur échéance de nettoyage.

Chaque CSV est limité à 50 000 lignes. La suppression n’a pas ce plafond. Un avis tel que « Messages CSV truncated at 50000 rows » peut figurer dans les Détails de l'erreur. L’instantané peut aussi contenir des candidats finalement conservés par le filtrage propre à l’agent. Ne le considérez pas comme la liste exacte des suppressions.

Voir Journaux d’archivage de l’IA pour les champs, les exemples et les limites de lecture.

Protection des enregistrements d’audit

Les contrôles diffèrent selon la catégorie ; ils ne rendent pas toutes les données et pièces jointes immuables :

• Journaux d’archivage : le package bloque les créations, modifications et suppressions utilisateur hors de ses parcours internes. Cette protection du journal ne démontre pas à elle seule l’immutabilité de ses fichiers Salesforce joints.
• Journaux d’incidents : les champs de diagnostic sont protégés, mais le statut et les notes de résolution restent modifiables avec les droits nécessaires ; la suppression n’est pas bloquée par le déclencheur d’incidents. Voir Journaux d’incidents d’IA.
• Périodes de crédits : leurs déclencheurs protègent les opérations de création, modification et suppression en dehors des parcours internes autorisés.

Des permissions larges sur les objets ne suppriment pas les validations des déclencheurs concernés. Ces protections contribuent à l’intégrité des données, mais ne prouvent ni l’exactitude des totaux ni l’exhaustivité d’un audit. Vérifiez aussi les droits sur les fichiers et les autres mécanismes de l’organisation.

Configurer l’archivage

Au niveau global

Définissez le paramètre global Durée de conservation des archives avec une durée valide d’au moins 60 jours pour le parcours décrit. N’utilisez pas 0 comme interrupteur. Voir Référence des paramètres de plateforme.

Pour un agent

• Pour exclure ses données des étapes propres aux agents, cochez Passer l'archivage.
• Pour remplacer la durée globale, renseignez Durée de conservation des archives sur sa définition, avec au moins 60 jours.
• Ces règles concernent les conversations, messages et transactions liés à l’agent. L’étape des actions programmées n’utilise pas de règle par agent : elle applique la durée globale, même si une action est liée à une conversation dont l’agent est exclu.

Conservation des éléments d’audit

Le traitement standard n’archive pas ses journaux ni leurs CSV. Prévoyez le stockage nécessaire et une politique de conservation et d’accès adaptée ; l’absence de nettoyage automatique ne garantit pas que toute pièce jointe sera conservée indéfiniment.

Surveiller les exécutions

• Configuration › Tâches planifiées : vérifiez la planification et les dernières et prochaines exécutions.
• Configuration › Tâches Apex : examinez les batches, leurs compteurs et leurs erreurs.
• Journaux d’archivage : lisez l’instantané, le statut, les détails d’erreur et les fichiers disponibles.
• Journaux d’incidents : recherchez les exceptions enregistrées. Toutes les erreurs partielles de suppression ne produisent pas nécessairement un incident.

Bonnes pratiques

Choisissez une durée conforme à votre politique. Les 180 jours de référence sont un point de départ. Respectez les valeurs prises en charge ; pour des exigences plus courtes ou particulières, faites vérifier un parcours adapté avec les responsables concernés.

Documentez les exclusions. Les données des agents exclus continuent à s’accumuler. Précisez la justification et la date de réexamen de chaque exclusion.

Surveillez le stockage des fichiers d’audit. Les CSV s’accumulent. Changer la durée d’un agent ne supprime pas les anciens CSV ; examinez leur conservation séparément.

Préservez les résultats historiques. Si un journal contient des données incorrectes ou incomplètes, consignez l’écart et corrigez la cause. Un prochain journal ne répare pas rétroactivement les détails déjà supprimés.

Vérifiez après un changement important. Contrôlez les tâches, les candidats, les fichiers et les données réellement conservées après toute modification de durée ou d’exclusion.

Questions fréquentes

Étapes suivantes

Consultez Journaux d’archivage de l’IA pour les champs et limites des journaux, ou Référence des paramètres de plateforme pour la durée globale.