Créer des enregistrements à partir de messages entrants
Lorsqu’un expéditeur inconnu ne correspond à aucun enregistrement, son message peut rester sans rattachement : consultez Comment les messages entrants trouvent leur enregistrement. Vous pouvez plutôt configurer la création d’un enregistrement, souvent une piste, avec son téléphone et le message associé. L’option Nouvel enregistrement par défaut d’une configuration d’objet active ce parcours, avec les champs définis dans Valeurs défaut nouvel enregistrement. La création et le traitement doivent aboutir pour obtenir ce résultat.
Cette option concerne uniquement les messages entrants. Activez-la sur une seule configuration par compte et canal.
- Des configurations opérationnelles : Configurer les contacts et les pistes.
- Choisissez l’objet à créer pour les nouveaux expéditeurs. Une piste convient souvent à une première demande, et REDA Connect dispose d’un lien de message vers cet objet.
Étape 1 — Activer l’option sur une seule configuration
- Ouvrez le Compte Connect, puis sa liste associée Configuration du compte de connexion.
- Ouvrez la configuration de l’objet à créer, par exemple Lead - WhatsApp, puis cliquez sur Modifier.
- Cochez Nouvel enregistrement par défaut.
L’aide du champ précise sa fonction et la règle d’unicité : « Cochez si cette configuration doit être utilisée pour créer un nouvel enregistrement si aucun enregistrement correspondant n'est trouvé. Un seul des enregistrements de configuration doit être coché comme défaut, sinon l'automatisation du système choisira en fonction de la date de dernière modification. Applicable uniquement pour les messages entrants. » Retenez la règle d’une seule configuration ; ne vous appuyez pas sur le départage décrit dans cette aide pour organiser plusieurs valeurs par défaut.
Plusieurs configurations peuvent être cochées, mais le choix dépend alors du traitement de votre version et ne constitue pas une stratégie de routage fiable. N’en cochez qu’une par compte et canal.
Étape 2 — Définir les valeurs du nouvel enregistrement
Dans Valeurs défaut nouvel enregistrement, saisissez une ligne par champ à renseigner, au format :
FieldName:Value- FieldName est le nom d’API du champ de l’objet cible. Retrouvez-le dans Configuration → Gestionnaire d’objet → Piste → Champs et relations.
- Value est une valeur textuelle ou l’un des deux jetons de remplacement ci-dessous.
- Pour la configuration documentée, utilisez uniquement des champs Texte ou Téléphone. L’aide indique : « Indiquez uniquement les champs dont le type de données est "Text,Phone", sinon le processus échouera. » Ne considérez pas ce champ comme un moteur général de conversion des listes de valeurs, cases à cocher, nombres, dates ou relations ; testez aussi les validations de l’objet.
- Renseignez les données requises par l’objet. Une piste a notamment besoin de Nom et de Société. Des champs ou validations supplémentaires peuvent s’appliquer dans votre organisation. Si la création échoue, ne supposez pas que le message a quand même été enregistré sans rattachement : vérifiez le traitement et les erreurs.
Les deux jetons de remplacement :
| Jeton | Valeur insérée | Remarques |
|---|---|---|
{{phone}} | Numéro international de l’expéditeur, composé uniquement de chiffres | Disponible sur les deux canaux |
{{profile}} | Nom de profil WhatsApp de l’expéditeur | WhatsApp uniquement. En l’absence de nom de profil disponible, le texte littéral -NA- sert de valeur de remplacement |
Exemple de configuration Lead fourni dans l’aide du produit. Conservez une ligne par champ :
LastName:{{profile}}
Company:TBD
MobilePhone:{{phone}}- Cliquez sur Enregistrer.
Résultat attendu : Nouvel enregistrement par défaut est coché et les valeurs sont enregistrées.
Field:Value par ligne. Les jetons {{profile}} et {{phone}} utilisent le profil WhatsApp disponible et le numéro de l’expéditeur.: entre le champ et la valeur. Une valeur contenant elle-même des deux-points, comme https://… ou Source: Web, peut rendre la ligne invalide et la faire ignorer sans erreur spécifique. Évitez les deux-points dans les valeurs et vérifiez les champs créés.Étape 3 — Tester
- Depuis votre téléphone de test, avec un numéro qui ne correspond à aucune des configurations, envoyez un message WhatsApp au numéro professionnel.
- Résultat attendu : une nouvelle piste est créée et le message apparaît dans son Fil Connect. Vérifiez les deux enregistrements.
Contenu de l’enregistrement créé
Avec l’exemple Lead ci-dessus, un premier message WhatsApp de Dana Reyes, numéro 971501234567, donne les valeurs suivantes si le profil est disponible et la création aboutit :
| Champ de la nouvelle piste | Valeur | Origine |
|---|---|---|
| Nom | Dana Reyes | {{profile}}, nom du profil WhatsApp ; pour les SMS ou sans profil disponible, la valeur de remplacement est -NA- |
| Société | TBD | Texte littéral de la configuration |
| Mobile | 971501234567 | {{phone}}, stocké sans séparateurs. Le prochain message peut donc retrouver cette piste par la recherche habituelle, sous réserve des autres configurations et des doublons |
Le message est rattaché à la nouvelle piste et l’utilisateur peut répondre depuis son fil avec les droits et paramètres requis. Vérifiez séparément sa propriété : le champ de propriétaire utilisé pour un enregistrement existant ne garantit pas la copie du propriétaire dès le premier message ayant créé la piste.
Limites et points à vérifier
- Messages entrants uniquement. L’aide précise « Applicable uniquement pour les messages entrants. » Cette option ne crée pas d’enregistrement lors d’un envoi sortant.
- Dernier recours. La création est envisagée lorsque toutes les configurations actives pertinentes ont été examinées sans correspondance. Elle ne remplace pas un enregistrement déjà trouvé.
- Une seule configuration par défaut par compte et canal, comme indiqué à l’étape 1.
- Champs Texte et Téléphone dans le parcours documenté. N’utilisez pas cette saisie comme un convertisseur général d’autres types de données.
- Les valeurs contenant des deux-points peuvent être ignorées ligne par ligne, sans message spécifique.
{{profile}}dépend du profil WhatsApp, avec-NA-comme remplacement. Sur le canal SMS,LastName:{{profile}}peut donc créer des pistes nommées-NA-. Préférez une valeur explicite commeLastName:SMS Inquiryet{{phone}}dans le champ de téléphone ; adaptez ce libellé de données à votre organisation.
Dépannage
| Symptôme | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Un expéditeur inconnu a écrit, mais aucun enregistrement n’est créé | Champ obligatoire absent, ligne invalide, droits ou validation, ou absence de configuration active marquée par défaut | Renseignez les données requises avec les types documentés, retirez les deux-points des valeurs, vérifiez les droits et contrôlez Nouvel enregistrement par défaut |
Des pistes ont pour nom -NA- | {{profile}} a été utilisé alors qu’aucun profil n’était disponible, notamment sur SMS | Il s’agit de la valeur de remplacement ; utilisez une valeur textuelle adaptée pour les SMS |
| L’objet créé n’est pas celui attendu | Plusieurs configurations portent Nouvel enregistrement par défaut, ou le compte/canal utilisé diffère de celui prévu | Conservez une seule valeur par défaut par compte et canal, puis testez |
| Un nouvel enregistrement est créé alors qu’un autre semblait correspondre | La correspondance attendue a échoué, par exemple à cause d’un + ou de séparateurs ; vérifiez également le périmètre et les configurations | Corrigez le format et les configurations. La création automatique intervient seulement si la recherche n’a pas trouvé d’enregistrement |
Questions fréquentes
Oui, si la configuration de cet objet fournit les valeurs et les droits nécessaires à sa création. Cochez l’option sur sa configuration et utilisez les types de champ documentés. Une piste est souvent adaptée à une première demande non qualifiée.
La création dans Salesforce n’affiche pas, à elle seule, de confirmation chez le client. Les messages qu’il reçoit dépendent ensuite de vos réponses, de vos automatisations et du fournisseur.
Le parcours pris en charge par cette aide est limité aux champs Texte et Téléphone. Pour renseigner une liste de sélection telle que la source de la piste, utilisez une automatisation adaptée, par exemple un flux à la création, avec des valeurs autorisées et un test de bout en bout. Ne déduisez pas qu’un type accepté techniquement dans un cas est garanti pour toute configuration.
Ne supposez pas que le message est toujours conservé sans rattachement. L’échec de création peut interrompre le traitement entrant avant l’enregistrement du message. Vérifiez les journaux, les données et les droits, puis corrigez la cause. Contrôlez les enregistrements déjà créés avant un nouveau test pour éviter les doublons ; aucune relance automatique réussie n’est garantie.
Pour aller plus loin
- Comment les messages entrants trouvent leur enregistrement — recherche préalable à la création.
- Attribuer les messages entrants aux propriétaires des enregistrements — vérifier l’attribution, notamment du premier message.
- Recevoir des messages et y répondre — parcours de l’utilisateur.