Crear registros automáticamente a partir de mensajes entrantes

Cuando alguien escribe desde un número que no coincide con nada en tu organización, el resultado predeterminado es un mensaje sin registro: guardado, pero sin vínculo a un registro donde alguien lo atienda; consulta Cómo se vinculan los mensajes entrantes con su registro. Para la mayoría de los equipos, es mejor crear al instante un registro nuevo, normalmente un Prospecto, con el mensaje vinculado y el teléfono del remitente ya guardado. Eso hace la opción Nuevo registro predeterminado de una configuración de objeto, junto con el campo Valores predeterminados nuevo registro.

Solo se aplica a mensajes entrantes y debes habilitarla en una sola configuración por cuenta y canal.

Antes de empezar

Un conjunto de configuraciones que funcione: Configurar contactos y prospectos.
Decide en qué objeto deben convertirse los remitentes nuevos. Prospecto es la elección natural: existe precisamente para esto y REDA Connect vincula los mensajes a Prospectos automáticamente.

Paso 1: marcar la opción en una sola configuración

Abre tu Cuenta Connect → lista relacionada Configuraciones de cuenta Connect.
Abre la configuración del objeto en el que se deben crear los registros, por ejemplo, Prospecto - WhatsApp, y haz clic en Editar.
Marca Nuevo registro predeterminado.

La ayuda del campo explica su función y la regla de una sola configuración: «Marque esta opción si esta configuración debe usarse para crear un nuevo registro cuando no se encuentra ningún registro coincidente. Solo uno de los registros de configuración debe marcarse como predeterminado; de lo contrario, la automatización del sistema elegirá según la fecha de última modificación. Aplicable solo para los mensajes entrantes.»

Nada impide marcarla en dos configuraciones, pero entonces el sistema decide cuál crea el registro de una forma impredecible desde tu perspectiva. Márcala en una sola.

Paso 2: definir los valores de campo del registro nuevo

En Valores predeterminados nuevo registro, escribe una línea por cada campo que debas establecer en el registro creado, con este formato estricto:

FieldName:Value

FieldName es el nombre de API del campo en el objeto de destino; encuéntralo en Configuración → Gestor de objetos → Prospecto → Campos y relaciones.
Value es texto sin formato o uno de los dos marcadores siguientes.
Solo se pueden establecer campos de tipo Texto o Teléfono. La ayuda lo dice explícitamente: «Indique únicamente campos cuyo tipo de dato sea "Text,Phone"; de lo contrario, el proceso fallará.» No se admiten listas de selección, casillas, números, fechas ni búsquedas.
Incluye todo lo que el objeto exija. Un prospecto necesita, por ejemplo, Apellidos y Empresa; pueden aplicarse otros campos, permisos y validaciones. Si falla la creación, no presupongas que el mensaje quedó guardado sin vínculo: revisa los errores de procesamiento.

Los dos marcadores de inserción:

Marcador	Qué inserta	Notas
`{{phone}}`	El teléfono internacional del remitente, solo con dígitos.	Disponible en ambos canales.
`{{profile}}`	El nombre de perfil de WhatsApp del remitente.	Solo WhatsApp. Si no hay nombre de perfil, se inserta el texto literal `-NA-`.

Una configuración de Prospecto que funciona; también es el ejemplo de la propia ayuda del producto:

LastName:{{profile}}
Company:TBD
MobilePhone:{{phone}}

Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: la configuración muestra Nuevo registro predeterminado marcado y tus valores predeterminados guardados.

La sección Inbound Message Defaults de una configuración de Prospecto muestra Is Default New Record marcado y New Record Default Values con líneas LastName, MobilePhone y Company.

Los valores predeterminados de mensajes entrantes de la configuración de Prospecto: Nuevo registro predeterminado está marcado y Valores predeterminados nuevo registro contiene un par Field:Value por línea, con {{profile}} y {{phone}} completados con el nombre de perfil y el teléfono de WhatsApp del remitente.

Cuidado con los dos puntos. Cada línea debe contener exactamente un : que separe el campo del valor. Un valor que contenga dos puntos, como una URL https://…, o una nota escrita Source: Web — invalida esa línea, que se omite silenciosamente. Mantén los valores sin dos puntos.

Paso 3: probar

Desde un teléfono cuyo número no exista en tu organización, envía un WhatsApp a tu número empresarial.
Resultado esperado: aparece un Prospecto nuevo y el mensaje está en su Feed Connect.

Cómo queda el registro creado

Con la configuración anterior, el primer WhatsApp de Dana Reyes (971501234567) produce:

Campo del Prospecto nuevo	Valor	Motivo
Apellidos	`Dana Reyes`	`{{profile}}`: su nombre de perfil de WhatsApp; en SMS, o si WhatsApp no envía nombre de perfil, sería `-NA-`.
Empresa	`TBD`	Texto literal de tus valores predeterminados.
Celular	`971501234567`	`{{phone}}`: guardado solo con dígitos, lo que permite que su siguiente mensaje coincida directamente con este Prospecto mediante el proceso de vinculación normal.

Tras una creación correcta, el mensaje puede vincularse al prospecto nuevo y aparecer en su feed. Verifica la propiedad por separado: configurar un campo de propietario no garantiza que el primer mensaje que crea el registro copie su propietario.

Límites y comportamientos que debes conocer

Solo entrantes. La ayuda lo dice directamente: «Aplicable solo para los mensajes entrantes.» Enviar nunca crea registros.
Solo como último recurso. La creación automática se ejecuta después de probar todas las configuraciones activas sin encontrar coincidencia. Nunca sustituye una coincidencia.
Una sola configuración debe tenerla por cuenta y canal; consulta el paso 1.
Usa Texto y Teléfono para el recorrido documentado de valores predeterminados. No es un mecanismo general de conversión de tipos; no presupongas que cualquier otro tipo necesariamente falle o esté admitido.
Los valores con dos puntos se omiten línea por línea, silenciosamente.
{{profile}} es exclusivo de WhatsApp y usa -NA- como alternativa; por eso una configuración de SMS con LastName:{{profile}} crea Prospectos literalmente llamados -NA-. Para SMS, prefiere un texto literal como LastName:SMS Inquiry y {{phone}} en un campo de teléfono.

Resolución de problemas

Síntoma	Causa	Solución
Llegó el mensaje de un remitente desconocido, pero no se creó ningún registro.	Tus valores no cubren un campo obligatorio del objeto, se omitió una línea por un dos puntos adicional o la opción no está marcada en ninguna configuración activa.	Cubre cada campo obligatorio con líneas compatibles con Texto/Teléfono, elimina los dos puntos de los valores y confirma que Nuevo registro predeterminado esté marcado.
Registros creados con Apellidos `-NA-`.	Se usó `{{profile}}` sin nombre de perfil disponible: SMS o WhatsApp sin nombre de perfil.	Es la alternativa prevista; usa texto literal en la configuración de SMS.
Se crean registros de dos objetos distintos de forma impredecible.	Nuevo registro predeterminado está marcado en más de una configuración.	Desmarca todas menos una.
Se creó un registro nuevo aunque existía uno coincidente.	La coincidencia que esperabas no cumple el formato exacto, probablemente por un `+` o separadores en el número guardado.	Corrige el número guardado (formatos); la creación automática solo se activa cuando no hay coincidencia.

Preguntas frecuentes

Sí: marca la opción en la configuración del objeto e indica valores que satisfagan sus campos obligatorios, usando solo campos de Texto/Teléfono. Prospecto sigue siendo la opción más habitual porque está diseñado para personas nuevas aún no calificadas.

No. La creación del registro es invisible para el remitente: solo envió un mensaje. Tu respuesta desde el feed del registro nuevo es lo primero que ve.

No mediante los valores predeterminados: solo se admiten Texto y Teléfono. Usa tu propia automatización, como un flujo activado por registro al crear el Prospecto, para establecer listas de selección a partir de los valores escritos por la configuración.

Un fallo al crear el registro puede interrumpir el procesamiento antes de guardar el mensaje. Revisa los registros y logs ya creados, corrige valores, permisos o validaciones y vuelve a probar. No presupongas que exista un mensaje sin vínculo ni un reintento automático satisfactorio.

Qué sigue

Cómo se vinculan los mensajes entrantes con su registro: el proceso que se ejecuta antes de considerar la creación automática.
Asignar los mensajes entrantes a los propietarios de los registros: asegurar que los mensajes del registro nuevo lleguen a una persona.
Recibir y responder mensajes: la perspectiva del agente.