Integración de correo y calendario

REDA envía correo real — correos masivos a los participantes del consejo, notificaciones de acceso de visitantes y de gastos — y crea entradas reales de calendario cuando reservas una visita o programas una inspección. Pero la infraestructura que hace que esos mensajes lleguen a las bandejas de entrada y a los calendarios es de Salesforce, no de REDA: las integraciones de Gmail y Outlook, la capacidad de entrega de correo, las direcciones de la organización y la sincronización de calendario. Por eso este artículo trata esa infraestructura de forma breve y remite a la documentación de Salesforce. Lo que sí cubre en detalle es qué funciones de REDA dependen realmente de ella — y una función que no debes intentar configurar porque no está en la edición publicada. Al terminar de leerlo, sabrás exactamente qué piezas de integración usa REDA y cuáles son puramente de Salesforce.

Qué funciones de REDA envían correo

Varias funciones de REDA generan correo saliente, y todas se apoyan en el envío de correo de Salesforce:

• Correo masivo — la acción rápida Mass Email en un registro de Evento del Consejo envía a los participantes del evento a través de un flujo de envío configurable (consulta Configuración del correo masivo).
• Notificaciones — REDA incluye tipos de notificación personalizados, entre ellos Permit Visitor Access Notification y Expense Reconciliation Calculation Notification, que se entregan tanto dentro de la app como por correo.
• Correos de finalización de trabajo — varias acciones por lotes de REDA envían un correo a quien las inició cuando el trabajo termina. Por ejemplo, al enviar un ajuste por inflación se muestra: "Se ha enviado el trabajo para calcular el ajuste por inflación. Recibirá un correo electrónico cuando se complete."

Para auditar lo que REDA ha enviado, usa el propio seguimiento de correo de Salesforce — el historial de correo registrado en cada registro (y, donde esté habilitado, el seguimiento de Enhanced Email). Un tipo de informe dedicado REDA Email Messages (Sent/Received) viene con REDA y aparece en Otros informes del selector Nuevo informe. Está construido sobre EmailMessage y cubre los correos capturados por la Integración de correo de REDA.

Capacidad de entrega de correo para el correo de REDA

Ningún correo de REDA llega a menos que la organización de Salesforce esté configurada para enviarlo. Tres controles del lado de la organización son importantes:

• Capacidad de entrega de correo (Email Deliverability). Si el nivel de acceso de entrega de la organización no permite el correo saliente, los correos masivos y las notificaciones de REDA simplemente no se enviarán. Configúralo para permitir el correo que planeas enviar.
• Direcciones de la organización (Organization-Wide Addresses). Una dirección verificada con marca propia (por ejemplo, notifications@tuempresa) es el remitente preferido para el correo masivo de REDA — pero ten en cuenta que ninguna dirección de la organización viene incluida con REDA ni existe por defecto. Hasta que tu administrador cree y verifique una en Configuración, la opción de remitente con marca propia simplemente no estará disponible, y el Correo Masivo de REDA usará por defecto el usuario actual o el usuario de flujo de trabajo predeterminado. Agrega y verifica primero una dirección de la organización, y luego apunta el Correo Masivo hacia ella (ver más abajo).
• SPF / DKIM / DMARC. Estos registros de autenticación del lado de DNS evitan que el correo saliente de REDA caiga en las carpetas de spam. Son autenticación de correo estándar, sin valores específicos de REDA.

Configuración del remitente del Correo Masivo de REDA

El Correo Masivo de REDA te permite elegir de quién proviene el correo. El remitente puede ser el usuario actual, el usuario de flujo de trabajo predeterminado o una dirección de la organización. La dirección de la organización es la mejor opción cuando quieres que el correo llegue desde una dirección con marca propia en lugar de una persona — pero solo se puede seleccionar una vez que tu administrador haya verificado una en Configuración; una organización nueva no tiene ninguna. Configura esto una sola vez como parte de la configuración del correo masivo (consulta Configuración del correo masivo).

Integración con Google / Microsoft

Conectar REDA a Gmail o Microsoft 365 usa las integraciones de Salesforce — las integraciones de Gmail y Outlook y la sincronización de calendario (mediante Einstein Activity Capture o las integraciones clásicas). REDA no incluye nada propio aquí. REDA se beneficia de la conexión porque registra Actividades — tareas y eventos — en sus registros, y sus funciones de programación crean Eventos de calendario que la integración puede mostrar en el correo y el calendario del usuario.

Funciones de REDA basadas en calendario

Las reservas, visitas de propiedades e inspecciones de REDA crean Eventos de Salesforce — entradas de calendario reales. El estado de una reserva, por ejemplo, se sincroniza con el estado de la visita en su Evento de calendario vinculado. Así que la "integración de calendario" para REDA en realidad significa una sola cosa: asegurar que los Eventos que REDA crea fluyan hacia los calendarios de Google u Outlook de los usuarios mediante la sincronización de calendario de Salesforce. Activa la sincronización de calendario y las reservas y visitas de un agente aparecerán automáticamente en su calendario externo.

Recepción de correo entrante — ya disponible

Puntos de contacto de REDA frente a la infraestructura de Salesforce

Ejemplo práctico: hacer confiable el correo de REDA antes del arranque

Meridian Properties se está preparando para lanzar. Aquí está la lista de verificación de entrega de correo y calendario:

Para activar además la recepción de correo entrante (sincronización automática más correo a Consulta y correo a Solicitud de servicio), sigue Servicios de correo electrónico: configuración y activación.

Qué sigue

1. Configuración del correo masivo — la configuración del remitente y del flujo de envío.
2. Trabajos en segundo plano y registros — de dónde vienen los correos de finalización de trabajo.
3. Personalización de objetos de REDA — cómo extender los objetos de REDA de forma segura.
4. Ediciones: OEM frente a ISV — las diferencias de correo entre ediciones.

Preguntas frecuentes