Transferencias bancarias EFT / Procesamiento NACHA
Si cobra la renta a inquilinos o paga a propietarios y proveedores de forma electrónica, no querrá cargar cada pago a mano en el portal de su banco. REDA Financials puede generar en su lugar un archivo listo para el banco — un archivo en formato NACHA, el estándar que los bancos de EE. UU. usan para transferencias ACH — de modo que toda una tanda de cobros o pagos se convierte en una sola subida. Esta guía es para el administrador financiero que configura esto. No se asume ningún conocimiento previo: definimos cada término a medida que avanzamos. Al final podrá preparar la cuenta bancaria y los datos del beneficiario, crear una instrucción EFT recurrente y entender cada campo de ella, ejecutar el procesador, leer el lote resultante y sus estados, y rastrear una sola instrucción hasta una línea en el archivo que lee el banco — y sabrá cómo la instrucción avanza por sí sola para la próxima vez.
Acceso que necesitará. Esta es una tarea de administrador financiero, y como involucra datos bancarios debe estar estrictamente restringida. Trabajar con instrucciones y lotes EFT desde sus pestañas requiere el conjunto de permisos REDA OEM Financials Admin. Si no puede acceder a las pestañas o al procesador, pídale a su administrador que se lo asigne.
El flujo de un vistazo
Cuatro cosas funcionan en secuencia. Vale la pena tener presente la forma completa antes de configurar nada, porque cada pieza alimenta a la siguiente:
| Pieza | Qué es |
|---|---|
| EFT Instruction | Una orden permanente — cobrar a o pagar a una parte determinada, cuánto, con qué frecuencia, y la próxima fecha en que vence |
| La ejecución | Usted inicia el procesador para una fecha; reúne todas las instrucciones que vencen y convierte cada una en un documento contable |
| EFT Batch | El registro de una ejecución: un encabezado con un estado y un total, y una línea por cada pago que contiene |
| El archivo bancario | El archivo en formato NACHA producido a partir del lote, que usted descarga y sube a su banco |
Así que el flujo es: usted configura las instrucciones una vez; el día que ejecuta el procesador, REDA reúne las que vencen, crea un documento de cobro o pago para cada una, y las registra como un lote; luego genera un archivo a partir de ese lote y se lo entrega al banco. Después, cada instrucción avanza silenciosamente su propia fecha de vencimiento para estar lista la próxima vez. Las dos direcciones tienen nombres que vale la pena aprender desde el principio: una instrucción Receipt cobra dinero (un débito de renta a un inquilino), y una instrucción Disbursement paga dinero (un retiro de propietario o un pago a un proveedor).
Configurar la cuenta bancaria de origen
Todo archivo EFT tiene dos lados: quién envía (usted) y quién recibe (cada beneficiario). Esta sección es el lado del envío. La cuenta bancaria de origen es la propia cuenta bancaria de su organización — aquella en la que se cobra o de la que se paga el dinero — y debe llevar los datos identificatorios que un archivo bancario necesita en su encabezado. Estos se configuran una vez por cuenta bancaria, del lado contable.
| Campo de la cuenta bancaria | Qué contiene |
|---|---|
| EFT Enabled | Marca esta cuenta bancaria como utilizable para EFT. Una instrucción solo puede usar una cuenta bancaria habilitada para EFT. |
| Originator ID | El identificador de su empresa ante el banco — el id de “quién envía” que va en el encabezado del archivo (lo provee su banco) |
| Originator Name | El nombre de su empresa tal como debe aparecer en el encabezado del archivo |
| Destination Routing | El número de ruteo del banco que recibe y procesa el archivo (lo provee su banco) |
| GL Account | La cuenta contable de la cuenta bancaria — requerida para EFT, y usada como la cuenta de caja cuando se registra un pago (un Desembolso) |
Si falta alguno de los primeros tres, una instrucción que apunte a esta cuenta bancaria no puede activarse — la aplicación lo bloquea con un mensaje claro (vea las Preguntas frecuentes). Configure bien estos datos primero y todo lo que sigue funciona sin problemas.
Cargar los datos del beneficiario en la cuenta del cliente
El lado receptor son los datos bancarios del beneficiario. Puede escribirlos en cada instrucción, pero es más fácil cargarlos una vez en la cuenta del cliente — el inquilino, propietario o proveedor con quien va a transaccionar — para que se autocompleten en cada nueva instrucción que cree para esa parte. Una cuenta de cliente lleva su propia sección de beneficiario EFT:
| Campo EFT de la cuenta | Contiene |
|---|---|
| EFT Enabled | Si esta cuenta está configurada para transferencia electrónica |
| EFT Account Name | El nombre en la cuenta bancaria de la parte |
| EFT Account Number | El número de cuenta de la parte (sensible — enmascarar) |
| EFT Account Type | Checking o Savings — esto debe ser correcto, o el banco rechaza el registro |
| EFT Bank Name | El banco de la parte |
| EFT Routing Number | El número de ruteo de 9 dígitos de la parte (sensible — enmascarar) |
Puede configurarlos mientras activa la cuenta — vea Activar una cuenta de cliente como entidad financiera. Cargarlos aquí significa que la persona que crea las instrucciones nunca tiene que volver a ingresar números sensibles.
Crear una instrucción EFT
Una instrucción es la orden permanente de un cobro o pago recurrente. Es el corazón de la funcionalidad, así que vale la pena entender cada campo de ella. Desde la pestaña EFT Instruction, haga clic en New, y luego recorra estos grupos.
Ejecutar el procesador: de instrucción a lote
Cuando esté listo para procesar, abre el procesador EFT y le indica una fecha de proceso. La ejecución funciona en dos pasos.
Primero encuentra lo que vence: toda instrucción que está activa, en estado Active, y cuya próxima fecha de proceso es igual o anterior a su fecha de proceso. Si nada califica, se lo indica y se detiene. Luego agrupa y contabiliza las instrucciones vencidas. Las instrucciones se agrupan por cuenta bancaria de origen, dirección y entidad — de modo que un lote cubre una cuenta bancaria, una dirección y un conjunto de libros. Para cada instrucción vencida crea el documento contable correspondiente y registra una línea en el lote:
| Tipo de instrucción | Qué crea la ejecución | Rol de la parte |
|---|---|---|
| Receipt (cobro) | Un Recibo de caja (Cash Receipt) en REDA Financials, marcado para ACH, en Draft | La cuenta es el cliente al que se le debita |
| Disbursement (pago) | Un Desembolso (Cash Disbursement) en REDA Financials, marcado para ACH, en Draft | La cuenta es el proveedor/propietario al que se le acredita |
Cada línea de lote lleva el monto, el nombre y el número de ruteo del beneficiario, y un enlace al recibo o desembolso que produjo — así siempre puede vincular una línea con el documento que liquida. Por protección, la línea almacena solo los últimos cuatro dígitos del número de cuenta del beneficiario; el número completo permanece en la instrucción y se usa únicamente dentro del archivo generado. El contexto de propiedad y centro de costos que estableció en la instrucción también se copia al documento.
El lote mismo se crea en estado Draft con su formato establecido en NACHA, y su total y cantidad de líneas se completan a medida que la ejecución finaliza. Cómo el Recibo de caja o Desembolso resultante luego se contabiliza en su libro mayor es territorio contable — vea el centro de ayuda de REDA Financials.
Generar el archivo bancario
Un lote en Draft es una lista de pagos; el archivo es lo que el banco realmente lee. Desde el lote, usted genera el archivo. Vale la pena saber dos cosas:
Qué contiene el archivo
El archivo está en formato NACHA — el diseño de ancho fijo, 94 caracteres por línea, que los bancos de EE. UU. leen para mover dinero por ACH. No necesita leerlo a mano, pero ayuda saber qué contiene. Combina los dos lados que usted configuró: los datos de su empresa provenientes de la cuenta bancaria de origen (quién envía) forman el encabezado, y luego hay una entrada por beneficiario proveniente de las líneas del lote (a quién se le paga, y cuánto). Cada entrada usa el tipo de cuenta del beneficiario — Checking o Savings — para indicarle al banco qué tipo de cuenta tocar, por lo que hacer bien ese campo importa. Los cobros y los pagos se marcan de forma distinta, así el banco sabe qué entradas retiran dinero y cuáles lo depositan.
Ejemplo práctico: cobrar renta por EFT
Meridian Properties cobra 1,200.00 mensuales de renta al inquilino Aisha Rahman por ACH, hacia su cuenta bancaria operativa. En un espacio de trabajo de prueba con números bancarios claramente ficticios, aquí está el rastreo completo.
Tablas de referencia
Campos de la instrucción EFT. Todo lo que hay en una orden permanente, agrupado por lo que hace:
| Campo | Qué contiene | Qué controla |
|---|---|---|
| Type | Receipt o Disbursement | Si se crea un cobro o un pago |
| Account | La parte | Cliente en un Receipt, proveedor/propietario en un Disbursement |
| Entity | El conjunto de libros | Dónde se contabiliza el documento; fija la moneda |
| Bank Account | Su cuenta bancaria de origen | Provee el encabezado de empresa en el archivo; debe estar habilitada para EFT |
| Amount | Monto por ciclo (> 0) | El monto de la línea y del documento |
| Frequency | Única / Semanal / Quincenal / Mensual / Trimestral / Semestral / Anual | Cuánto avanza la próxima fecha de proceso en cada ejecución |
| Start Date | Primera fecha elegible | La próxima fecha de proceso inicial |
| Next Process Date | Cuándo vence a continuación | Elegibilidad para una ejecución; avanza automáticamente |
| End Date | Fecha de fin opcional | La instrucción vence una vez que el calendario la supera |
| Last Processed Date | Cuándo se ejecutó por última vez | Auditoría; se marca en cada ejecución |
| Recurred Count | Veces procesada | Auditoría |
| Payee Account Name / Number / Routing / Type / Bank Name | Los datos bancarios del beneficiario | La entrada escrita en el archivo (ruteo = 9 dígitos; número sensible) |
| Property / Cost Center | Contexto de reportes | Se copia al cobro o pago |
| Oportunidad / Description | Vínculo de contrato / memo | Contexto y el memo del documento |
| Is Active + Status | Los dos interruptores de encendido/apagado | Solo se procesa Active + estado Active |
Estados del lote. Qué significa cada uno y qué hacer después:
| Estado | Significado | Qué hacer |
|---|---|---|
| Draft | La ejecución lo creó; las líneas y el total están fijados; aún no hay archivo | Revise las líneas y el total, luego genere el archivo |
| Processing | El archivo se está generando | Espere |
| Generated | El archivo está producido y adjunto; las líneas tuvieron éxito | Descárguelo, súbalo a su banco |
| Sent to Bank | Lo ha marcado como subido | Establezca la fecha de subida al banco; listo |
| Failed | La generación tuvo un problema (por ejemplo, sin líneas) | Lea el registro de errores y vuelva a ejecutar la configuración |
| Cancelled | Cancelado a mano | Nada más |
Cómo avanza la próxima fecha de proceso, por frecuencia:
| Frecuencia | Cómo se mueve la próxima fecha |
|---|---|
| Única | No se mueve — la instrucción vence después de una ejecución |
| Semanal | +7 días |
| Quincenal | +14 días |
| Mensual | +1 mes |
| Trimestral | +3 meses |
| Semestral | +6 meses |
| Anual | +12 meses |
Lista de verificación de configuración
Qué sigue
- Retiros y estados de cuenta de propietarios — los pagos que a menudo enviará por EFT.
- Automatización de honorarios de administración — liquidaciones que puede pagar de la misma forma.
- Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — donde se configuran los datos de beneficiario EFT de una cuenta de cliente y el banco operativo.
- Cómo REDA trabaja con REDA Financials — todo el enlace en el que se encaja esto.
Preguntas frecuentes
No. REDA genera el archivo en formato bancario; subirlo a su banco es su propio proceso bancario, a través del canal de su banco. Una vez que lo haya subido, marca el lote como Sent to Bank. No hay ninguna conexión directa de REDA al banco.
Una ejecución solo toma las instrucciones que están activas en ambos interruptores — la casilla Is Active y el Status en Active — y cuya próxima fecha de proceso es igual o anterior a la fecha de proceso. Las instrucciones Suspended, Expired o Cancelled, o simplemente aún no vencidas, se omiten. Si ninguna califica, la ejecución informa “No eligible EFT instructions found for process date” y se detiene.
El monto de la instrucción debe ser positivo. El mensaje completo es “Amount must be greater than zero.” Ingrese el monto por ciclo que desea cobrar o pagar.
La cuenta bancaria de origen que seleccionó no se ha configurado para EFT. El mensaje es “The selected Bank Account must have Originator ID, Originator Name, and Destination Routing configured for EFT processing.” Complete esos tres datos en la cuenta bancaria antes de activar la instrucción — vea Configurar la cuenta bancaria de origen.
La cuenta bancaria de origen necesita su cuenta contable (GL) configurada — el mensaje es “The selected Bank Account must have a GL Account configured.” Se usa como la cuenta de caja cuando se registra un pago (un Desembolso). Su administrador contable configura esto en la cuenta bancaria.
Una instrucción activa debe llevar los datos bancarios del beneficiario. Verá “Payee Account Number is required when the EFT Instruction is active,” y los mensajes equivalentes para Payee Account Type y Payee Routing Number. Cargar estos datos en la cuenta del cliente los completa automáticamente.
Un número de ruteo tiene exactamente nueve dígitos, sin espacios ni guiones — el mensaje es “Payee Routing Number must be exactly 9 digits.” Vuelva a ingresarlo como nueve dígitos simples.
La fecha de fin no puede ser anterior a la fecha de inicio — “End Date must be on or after the Start Date.” Borre la fecha de fin o establézcala en o después del inicio.
Su próxima fecha de proceso avanza según la frecuencia después de cada ejecución — una instrucción Monthly pasa al mes siguiente, Weekly a la semana siguiente, y así sucesivamente. Una instrucción Única, o una cuya próxima fecha superaría su fecha de fin, se marca como Expired y se detiene. No la reprograma usted a mano.
Por protección. La línea del lote almacena solo los últimos cuatro dígitos; el número de cuenta completo permanece en la instrucción y se usa únicamente dentro del archivo generado.
Solo un lote en Draft puede convertirse en un archivo: “Only Draft batches can be submitted for file generation.” Un lote que ya está Generated o Sent to Bank no puede regenerarse, lo que evita que salgan dos archivos para la misma ejecución. En su lugar, corrija las instrucciones subyacentes y procese un lote nuevo.
NACHA (ACH de EE. UU.) es el formato incluido de fábrica. Otros formatos nacionales son un proyecto de implementación — una conversación con su socio de REDA — y no una opción que simplemente se activa.
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