Facturar a un inquilino por una orden de trabajo
Cuando una reparación es responsabilidad del inquilino, REDA puede convertir la orden de trabajo completada directamente en una factura del inquilino, sin una pantalla de facturación aparte ni volver a capturar datos. Este artículo profundiza en ese único paso: cómo activar la facturación correctamente, los tres campos que debe completar, qué hace exactamente que aparezca la factura (y por qué a veces no aparece), y cada valor que llega a la factura resultante. Crear y programar la orden de trabajo en sí se cubre por separado en Órdenes de trabajo; aquí retomamos el proceso desde la finalización.
Acceso que necesitará. Trabajar con órdenes de trabajo requiere el conjunto de permisos REDA - Work Order User o REDA - Property Leasing User. La factura del inquilino que crea REDA llega a la pestaña Accounting del contrato de arrendamiento; para verla y gestionarla se usa REDA - Invoice Management Admin o REDA - Property Leasing User (su versión de solo lectura es REDA - Invoice Management Read Only). Pídale a su administrador que le asigne el conjunto de permisos que corresponda a su rol.
Cuándo facturar al inquilino
No toda reparación se traslada al inquilino. El mantenimiento de rutina, el trabajo cubierto por garantía y las mejoras a cargo del propietario las absorbe el propietario; el daño causado por el inquilino normalmente sí es facturable. REDA resuelve esto con un único interruptor en la orden de trabajo: Invoice to Tenant.
- Deje Invoice to Tenant desactivado, y al completar la orden de trabajo no se genera ninguna factura: el costo lo absorbe el propietario.
- Actívelo, complete los datos de facturación, y al completar la orden de trabajo se genera automáticamente una factura del inquilino.
La factura se genera contra la Oportunidad de la orden de trabajo (el contrato de arrendamiento a facturar) y su Property. Ambas deben estar presentes o no se crea ninguna factura, por eso conviene confirmar el enlace al contrato de arrendamiento antes de completar el trabajo.
Los tres campos de facturación
En el momento en que activa Invoice to Tenant, tres campos pasan a ser obligatorios. Cada uno se valida al guardar mediante su propia verificación, de modo que no puede completar una orden de trabajo facturable con un dato de facturación faltante:
| Campo | Qué contiene | REDA bloquea el guardado con… |
|---|---|---|
| Código de cargo | La categoría de facturación bajo la que se registra el cargo; también determina el período de gracia de pago usado para la fecha de vencimiento | "Debe proporcionar el código de cargo si la orden de trabajo se factura al inquilino." |
| Invoice Amount | El monto a facturar al inquilino, sin impuestos | "Debe proporcionar el importe de la factura si la orden de trabajo se factura al inquilino." |
| Nota de factura | Una línea de texto breve que aparece en el estado de cuenta del inquilino | "Debe proporcionar una nota de factura si la orden de trabajo se factura al inquilino." |
Estas son las únicas tres verificaciones en la orden de trabajo, y juntas son el eje del artículo: si el interruptor está activado, los tres datos deben estar presentes. Esa es la garantía: la finalización nunca puede saltarse silenciosamente la facturación porque falte un campo.
Qué dispara la factura
La factura se crea en un momento preciso: la transición hacia Completed. Eso significa que el estado realmente tiene que cambiar a Completed desde otro valor. Si la orden de trabajo ya está en Completed y la guarda de nuevo, no ocurre nada nuevo: REDA no vuelve a facturar.
Para que se genere la factura, todo lo siguiente debe cumplirse en esa transición:
| Precondición | Debe cumplirse |
|---|---|
| Transición de estado | La orden de trabajo pasa hacia Completed (no estaba en Completed antes) — se dispara una sola vez |
| Invoice to Tenant | Activado |
| Lease y Property | Ambos presentes en la orden de trabajo |
| Campos de facturación | Charge Code, Invoice Amount e Invoice Note presentes (las verificaciones anteriores lo garantizan) |
Si falta alguna de estas condiciones, no aparece ninguna factura, sin ningún error, porque nada salió mal: simplemente no se cumplieron las condiciones para facturar.
Qué llega a la factura del inquilino
Cuando se crea la factura, REDA la completa a partir de la orden de trabajo:
| En la factura | Proviene de |
|---|---|
| Amount | El Invoice Amount de la orden de trabajo (sin impuestos) |
| Billing Comment | El Invoice Note de la orden de trabajo: esto es lo que se muestra en el estado de cuenta del inquilino |
| Billing Date | El día en que completó la orden de trabajo (hoy) |
| Due Date | Hoy más los días de gracia de pago del Charge Code (hoy, si el código no tiene ninguno) |
| Cuenta por cobrar | El valor predeterminado del Charge Code |
| Enlace a Work Order | Una referencia de vuelta a esta orden de trabajo, para que la factura y el trabajo queden conectados |
Cómo ver la factura en el contrato de arrendamiento
La factura creada es un Opp Invoice, una factura generada contra el contrato de arrendamiento, y aparece en la pestaña Accounting del contrato, bajo Active. Ábrala para ver el monto, el Billing Comment (su Invoice Note) y las fechas de facturación y vencimiento. El inquilino ve el Invoice Note en su estado de cuenta, así que manténgalo claro y específico.
Solución de problemas
Ejemplo práctico: el grifo con fuga
Continuando el ejemplo de Órdenes de trabajo: un inquilino de una unidad de Meridian Properties reporta un grifo con fuga, y la reparación a cargo de SwiftFix Maintenance es por causa del inquilino, así que es facturable. El despachador, Tom Reyes, se encarga de la facturación.
En la orden de trabajo, Tom activa Invoice to Tenant y completa el trío: Charge Code "Maintenance Charge" (15 días de gracia), Invoice Amount 150.00, Invoice Note "Faucet cartridge replacement - tenant damage". (Si alguno de los tres hubiera quedado vacío, REDA habría bloqueado el guardado con el mensaje correspondiente.)
Cuando SwiftFix termina, Tom establece Status en Completed. REDA genera la factura del inquilino en la pestaña Accounting del contrato de arrendamiento: Amount 150.00, Billing Comment "Faucet cartridge replacement - tenant damage", Billing Date hoy, Due Date a 15 días. Un guardado posterior del mismo estado Completed, hecho por precaución, no cambia nada: sigue habiendo una única factura.
Qué sigue
- Órdenes de trabajo — crear y programar la orden de trabajo (el artículo padre de este).
- Solicitudes de servicio — el registro de ingreso del que parte cada orden de trabajo.
- Códigos de cargo — días de gracia y los valores predeterminados que hereda la factura.
- Facturas explicadas — qué sucede con la factura del inquilino una vez generada.
- Cómo entender los Tickets — por qué las órdenes de trabajo son independientes de los tickets.
Preguntas frecuentes
Falta uno de los tres campos de facturación. REDA muestra el que corresponda: "Debe proporcionar el código de cargo si la orden de trabajo se factura al inquilino.", "Debe proporcionar el importe de la factura si la orden de trabajo se factura al inquilino." o "Debe proporcionar una nota de factura si la orden de trabajo se factura al inquilino." Complete los tres y guarde.
La factura se genera solo al pasar a Completed, solo cuando Invoice to Tenant está activado, y solo cuando el contrato de arrendamiento, la propiedad y los tres campos de facturación están presentes. Revise el interruptor y los enlaces al contrato y a la propiedad, y luego complete el trabajo.
No: la factura se genera únicamente en la transición hacia Completed. Volver a guardar una orden de trabajo que ya está en Completed no crea nada.
La fecha de facturación es el día en que completó la orden de trabajo; la fecha de vencimiento es ese día más los días de gracia de pago del Charge Code, el mismo día si el código no tiene período de gracia.
Como un Opp Invoice en la pestaña Accounting del contrato de arrendamiento, bajo Active. Su Invoice Note aparece como el Billing Comment y en el estado de cuenta del inquilino.
Deje Invoice to Tenant desactivado. Al completar la orden de trabajo no se genera ninguna factura al inquilino, y el propietario absorbe el costo.
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