Generación de facturas

Ya configuraste un cargo en un arrendamiento — entonces, ¿cómo se genera realmente la factura? Este es el complemento práctico de Cómo funciona la facturación recurrente: ese artículo explica el concepto; este es la tarea. Hay tres formas de producir una factura en REDA — das de alta un cargo y factura ahora, una ejecución programada factura el siguiente período por su cuenta, o un administrador ejecuta los trabajos de cargos de arrendamiento. Aprenderás las tres, además de las dos condiciones que toda factura debe cumplir y la lista de verificación a seguir cuando no se genera nada. No se asume experiencia previa con REDA.

Primero, las dos condiciones

Sin importar cómo se produzca una factura, un cargo solo factura cuando cumple dos condiciones — las mismas dos que se explican en Cómo funciona la facturación en REDA:

Vale la pena aclarar algo sobre la primera condición: Create Opp Invoice es una activación persistente. Una vez que lo marcas, permanece marcado — REDA nunca lo desmarca silenciosamente después de facturar. (Cierto texto de ayuda de campo, más antiguo, sugiere lo contrario; el comportamiento actual es que el interruptor permanece activo.)

Generar una factura a demanda

La forma más rápida de emitir una factura ahora es simplemente dar de alta el cargo. Marcar Create Opp Invoice en un cargo — ya sea al crearlo o activándolo más tarde — dispara la facturación de inmediato:

La ejecución recurrente programada

La renta continua no necesita que una persona emita la factura de cada mes — una ejecución programada en segundo plano lo hace. Cada vez que corre, el motor de recurrencia busca negocios de arrendamiento que sean accounting-active, tengan una propiedad asignada y contengan cargos aptos para recurrencia cuyo Create Opp Invoice esté activo y cuya próxima fecha de recurrencia coincida con la fecha de la ejecución, y emite esas facturas. Fundamentalmente, factura por adelantado: la ejecución de un día determinado factura el período siguiente, de modo que una ejecución a principios de un mes produce la factura del período que viene. El concepto completo está en Cómo funciona la facturación recurrente.

Los trabajos administrativos de cargos de arrendamiento

Para los administradores, la acción Leasing Charges - Admin Jobs ejecuta el procesamiento de cargos de arrendamiento que ocurre detrás de escena. Es una utilidad de mantenimiento, restringida al conjunto REDA - Master Data - Admin — ejecutarla sin ese acceso hace que REDA responda "Solicitud no válida o permisos insuficientes. Contacte con el administrador del sistema para obtener más ayuda." Recurre a ella cuando un administrador necesite reprocesar cargos de arrendamiento; la facturación del día a día no la requiere.

Cuando no se genera nada

La pregunta más común sobre facturación es "¿por qué no facturó?" — y casi siempre es una de las dos condiciones o un vacío de programación. Sigue esta lista de verificación en orden:

Cómo se ve cada factura generada

Sin importar cómo se haya producido, una factura generada se lee de la misma manera (explicado en detalle en Facturas explicadas):

• Amount — el monto neto del cargo (monto del cargo multiplicado por las instancias, menos cualquier descuento), prorrateado cuando el cargo prorratea. Consulta Prorrateo.
• Billing Date — el inicio del período (hoy para un cargo único). Due Date — la fecha de facturación más los días de gracia del código de cargo. Consulta Códigos de cargo.
• Consolidation — las facturas recurrentes agrupables se combinan en un solo lote cuando dos o más comparten la misma clave de agrupación. Consulta Facturas consolidadas (lotes).

Las tres formas de producir una factura

Ejemplo práctico: la primera factura de Aisha

Aisha Rahman se muda a Meridian Court #101 por 1,200.00 al mes, y su arrendamiento alcanzó Occupied - Pending Move In — por lo que es accounting-active.

A demanda: el agente de arrendamiento agrega el cargo de renta y marca Create Opp Invoice. La primera factura se genera de inmediato — la renta del período inicial y, si el arrendamiento comenzó en o después del día umbral de la regla, también la del período siguiente (la doble factura del primer ciclo, prevista por diseño, se explica en Cómo funciona la facturación recurrente).

Programado: a partir del mes siguiente, la ejecución recurrente programada factura por su cuenta y por adelantado los 1,200.00 del mes siguiente — siempre que un administrador haya programado el trabajo recurrente mensual.

El contraste: si el arrendamiento no fuera accounting-active, o si el interruptor Create Opp Invoice estuviera apagado, no se generaría nada — y no habría ningún error que lo señalara. Ese silencio es exactamente para lo que sirve la lista de verificación anterior.

Las facturas que produce un cargo de renta, listadas en la pestaña Accounting del arrendamiento accounting-active de Aisha. Cada ejecución mensual agregó una factura de renta de 1,200.00 (OI-65/66/69) junto con una factura de orden de trabajo de 350.00 (OI-70), cada una con sus propias fechas de Billing y Due.

La pestaña Scheduled Jobs de la REDA Admin Console — el trabajo Recurring Charges aparece en el catálogo con su botón Schedule y el horario de ejecución recomendado.

Qué sigue

1. Cómo funciona la facturación recurrente — el concepto detrás de la ejecución programada, y la doble factura del primer ciclo.
2. Cómo funciona la facturación en REDA — las dos condiciones, en detalle.
3. Facturas explicadas — cómo leer la factura que acabas de generar.
4. Facturas consolidadas (lotes) — cómo se combinan las facturas agrupables.
5. Prorrateo — por qué una primera factura puede no cubrir un mes completo.

Preguntas frecuentes