Automatización de honorarios de administración
Si administras propiedades para otros propietarios, ganas un honorario de administración — generalmente un porcentaje de la renta que producen las propiedades de cada arrendador. Hacerlo a mano cada mes, propiedad por propiedad y arrendador por arrendador, y luego registrarlo correctamente en dos juegos de libros distintos, es exactamente la tarea pesada que REDA te quita de encima. Cuando ejecutas REDA Financials, un cálculo de honorario de administración lee cuánta renta se cobró en cada propiedad, determina el honorario que exige tu contrato de administración, resta lo que ya hayas facturado, y luego registra los tres lados por ti: la factura al arrendador en los libros de tu empresa, el costo correspondiente en los libros del arrendador, y la liquidación que mueve el efectivo del honorario entre tu cuenta operativa y la de depósito en garantía. Esta guía es para tu equipo de finanzas o de servicios al propietario. No se asume ningún conocimiento previo de contabilidad ni del producto — definimos cada término a medida que avanzamos. Al terminar podrás ejecutar un cálculo, rastrear el honorario de cualquier propiedad cifra por cifra, leer cada campo del resultado y encontrar cada documento que produce.
Acceso que necesitarás. Ejecutar cálculos de honorarios es una tarea de administrador financiero, porque contabiliza en tu libro mayor. Si no puedes acceder a la pestaña o a la calculadora, pídele a tu administrador que te otorgue el acceso contable que exige esta funcionalidad.
Cómo funciona una ejecución de honorarios, de principio a fin
Antes de entrar en el detalle, aquí está toda la ejecución como una secuencia. Todo lo que sigue en el artículo es una de estas seis etapas, ampliada:
El resto de este artículo recorre cada etapa en orden — pero el corazón está en la etapa 4, el cálculo en sí, así que empezamos por ahí.
Sobre qué se cobra el honorario: la renta cobrada
El honorario siempre se calcula sobre la renta cobrada — el dinero efectivamente recibido por la renta de una propiedad durante el período, no lo que se facturó. Si a un inquilino se le facturan 1,200.00 pero paga 600.00, el honorario se calcula sobre los 600.00. "Cobrada" aquí significa la renta registrada en las cuentas de ingresos de administración de propiedades de esa propiedad, dentro del período que elegiste.
Por lo tanto, dos cifras determinan cada línea:
| Cifra | Qué es | Su función |
|---|---|---|
| Monto cobrado | Renta efectivamente recibida en la cuenta de ingresos de administración de propiedades de la propiedad, en el período | La base sobre la que se calcula el honorario |
| Monto facturado | Honorario ya facturado para la propiedad en este período | Se resta del honorario calculado — la salvaguarda contra el doble cobro, no una base |
El cálculo, cifra por cifra
El honorario de cada propiedad se determina en dos pasos. El primero calcula el honorario a partir del contrato; el segundo neto contra lo ya facturado.
Paso 1 — el honorario a partir del contrato
Cómo se calcula el honorario depende del Tipo de honorario de administración registrado en el Contrato de administración de propiedades del arrendador:
| Tipo de honorario | El Honorario calculado es… | Luego se ajusta con… |
|---|---|---|
| Fijo | el monto de Honorario de administración fijo — una cifra fija, sin importar la renta cobrada | — (no se aplica mínimo ni máximo) |
| Porcentaje de renta | Monto cobrado × (% de honorario de administración ÷ 100) | el Honorario de administración mínimo (un piso) y el Honorario de administración máximo (un tope) |
En un contrato de Porcentaje de renta, después de aplicar el porcentaje, REDA verifica el piso y el tope: si se cobró algo de renta y el honorario resultó por debajo del mínimo, se eleva al mínimo; si resultó por encima del máximo, se limita al máximo. El resultado se redondea a dos decimales. Un contrato Fijo se salta todo eso y simplemente usa el monto fijo.
Paso 2 — restar lo ya facturado
Luego REDA neta cualquier honorario ya facturado para esa propiedad en este período, y nunca deja que el resultado baje de cero:
Por facturar es el monto que efectivamente se factura. En una primera ejecución de un período nuevo, el monto facturado es cero, así que Por facturar equivale al Honorario calculado. En una nueva ejecución, es lo que ya hayas facturado — lo cual es justamente lo que hace segura la reejecución (ver abajo).
Rastreando una propiedad
Toma Harbour Tower, administrada por Meridian Properties para el arrendador Continental Holdings. Su Contrato de administración de propiedades indica Porcentaje de renta, 8%, mínimo 100.00, máximo 5,000.00. En este período, los inquilinos pagaron una renta que sumó 12,500.00 en Harbour Tower, y todavía no se ha facturado nada:
| Cifra | Valor | De dónde sale |
|---|---|---|
| Monto cobrado | 12,500.00 | Renta recibida en Harbour Tower este período |
| Tipo de honorario / % de honorario | Porcentaje de renta / 8% | El Contrato de administración de propiedades |
| Honorario calculado | 1,000.00 | 12,500.00 × 8 ÷ 100 = 1,000.00 (por encima del mínimo de 100, por debajo del máximo de 5,000 → sin cambios) |
| Monto facturado | 0.00 | Nada facturado todavía este período |
| Por facturar | 1,000.00 | el mayor entre 0 y (1,000.00 − 0.00) |
Así que el honorario de Harbour Tower para el período es 1,000.00. Ahora observa cómo actúan el piso y el tope si la renta cobrada fuera muy distinta:
| Si la renta cobrada fuera… | El 8% da… | Honorario calculado (después del piso/tope) |
|---|---|---|
| 1,000.00 | 80.00 | 100.00 — se eleva al mínimo |
| 12,500.00 | 1,000.00 | 1,000.00 — dentro del rango, sin cambios |
| 100,000.00 | 8,000.00 | 5,000.00 — limitado al máximo |
Por qué es seguro volver a ejecutar un período
Supongamos que contabilizas el honorario de 1,000.00 de Harbour Tower, y luego vuelves a ejecutar el mismo período — tal vez llegaron algunas rentas más y quieres ponerte al día. En la segunda ejecución, el monto facturado ya no es cero; es el 1,000.00 que ya facturaste. Entonces:
Sin nada que facturar, Harbour Tower muestra un Por facturar de cero y queda excluida de la ejecución (su motivo de exclusión dice "Zero or negative fee amount" — monto de honorario cero o negativo). Solo se factura el honorario genuinamente nuevo. Por eso puedes volver a ejecutar un período tantas veces como quieras sin nunca cobrarle dos veces a un propietario.
Los tres documentos que registra una ejecución
Una vez que contabilizas, REDA registra el honorario como documentos contables reales — tres por cada arrendador, porque un honorario de administración es en realidad dos eventos en dos juegos de libros que luego deben liquidarse en efectivo. Para cada arrendador en la ejecución:
| N.º | Documento | En los libros de quién | Contraparte | Monto y líneas |
|---|---|---|---|---|
| 1 | La factura — una Factura de venta tipo Recibo (el honorario como tu ingreso) | Los de tu empresa | Cliente = el arrendador | Una línea por propiedad, cada una por su monto Por facturar |
| 2 | El costo — una Factura de compra tipo Gasto (el honorario como gasto del arrendador) | Los del arrendador | Proveedor = tu empresa | Una línea por propiedad, cada una por su monto Por facturar |
| 3 | La liquidación — un Asiento contable que mueve el efectivo del honorario | Los de tu empresa | — | Honorario total de ese arrendador, movido entre dos bancos |
La factura y el costo son imágenes especulares: el mismo honorario, registrado como ingreso en tus libros y como gasto en los del arrendador, y cada uno nombra al otro como su contraparte. La liquidación luego mueve el efectivo real: saca el honorario devengado del depósito en garantía de renta (donde reside el dinero de los inquilinos) y lo lleva a tu cuenta operativa. Registrar los tres juntos, en una sola ejecución, es lo que mantiene tus libros y los del propietario alineados sin que nadie tenga que conciliarlos a mano.
En qué libros queda cada documento
Que el enrutamiento sea correcto es todo el punto, así que vale la pena decirlo claramente:
| Documento | Libros en los que queda | Por qué |
|---|---|---|
| La factura (ingreso por honorario) | La entidad de tu empresa | El honorario es un ingreso que ganaste |
| El costo (gasto por honorario) | La entidad del arrendador | El honorario es un gasto en que incurrió el propietario |
| La liquidación (movimiento de efectivo) | La entidad de tu empresa | El honorario devengado se mueve del depósito en garantía de renta a tu cuenta operativa |
Los valores predeterminados de los que dependen estos documentos residen en cada entidad y se configuran al activar la cuenta: la entidad de tu empresa aporta el Producto de ingreso por honorario de administración y el Banco de liquidación de honorario de administración; la entidad del arrendador aporta el Producto de gasto por honorario de administración; y los bancos operativo y de depósito en garantía de renta de tu empresa son entre los que la liquidación mueve el efectivo. Si a un arrendador le falta alguno de estos, no se pueden generar sus documentos y la propiedad queda excluida — consulta Activar una cuenta de cliente como entidad financiera para la lista completa. Los documentos generados también llevan las dimensiones de reporte de la propiedad, lo que hace posible el estado de resultados a nivel de propiedad (consulta Dimensiones de propiedad en los informes financieros).
Un arrendador, varias propiedades
Una ejecución agrupa por arrendador. Un arrendador con tres propiedades administradas obtiene una factura con tres líneas, un costo con tres líneas, y una sola liquidación por el total — no tres de cada uno. Cada línea nombra su propiedad y lleva el monto Por facturar de esa propiedad, así que una sola factura sigue mostrándote el honorario por propiedad.
Configurarlo: los requisitos previos
Una ejecución solo funciona para los arrendadores que están configurados para ello. Esta es la configuración única de la etapa 1. Confirma cada uno de estos puntos:
Dónde residen los términos del honorario: el Contrato de administración de propiedades
Los términos del honorario están en el Contrato de administración de propiedades del arrendador. Estos son los campos que lee el cálculo:
| Campo | Qué determina |
|---|---|
| Tipo de honorario de administración | Qué fórmula se usa: Fijo o Porcentaje de renta |
| % de honorario de administración | El porcentaje de la renta cobrada (contratos de Porcentaje de renta) |
| Honorario de administración fijo | El monto fijo del honorario (contratos Fijos) |
| Honorario de administración mínimo | Un piso — el honorario se eleva a este valor si el porcentaje queda corto |
| Honorario de administración máximo | Un tope — el honorario se limita a este valor si el porcentaje se excede |
| Notas de cálculo del honorario de administración | Una nota que aparece junto a la propiedad en la grilla de revisión |
Ejecutar un cálculo
Con la configuración en su lugar, la ejecución en sí es rápida:
Leer el resultado
Después de una ejecución, abre el registro de cálculo. El encabezado resume la ejecución; las líneas contienen el detalle por propiedad.
El registro de cálculo (encabezado)
| Campo | Qué te indica |
|---|---|
| Número de cálculo | La referencia propia de la ejecución |
| Estado | En qué punto está la ejecución — uno de Nuevo, En curso, Completado, Completado con errores, o Fallido |
| Fecha de inicio / Fecha de fin | El período cuya renta cobrada sirve de base a los honorarios |
| Fecha de factura | La fecha marcada en la factura, el costo y la liquidación |
| Referencia de lote | Tu referencia, copiada en cada documento |
| Total de líneas | Cuántas líneas de propiedad produjo la ejecución |
| Monto total | La suma de Por facturar en todas las líneas — el ingreso total esperado por honorarios |
| Correctos / Fallidos | Cuántos grupos de arrendador se contabilizaron sin problemas, y cuántos fallaron |
| Asiento contable | Un enlace al asiento de liquidación que creó la ejecución |
Las líneas de cálculo (una por propiedad)
| Campo | Qué te indica |
|---|---|
| Propiedad | La propiedad administrada que factura esta línea |
| Cuenta del arrendador | El propietario — el cliente en la factura |
| Empresa administradora | Tu empresa de administración — el proveedor en el costo |
| Entidad del arrendador / Entidad de la administradora | Los dos juegos de libros involucrados |
| Monto cobrado | La base — renta recibida en esta propiedad en el período |
| Monto facturado | Honorario ya facturado en este período, que se resta |
| Tipo de honorario | Fijo o Porcentaje de renta, tomado del contrato |
| Porcentaje de honorario | El porcentaje usado, en líneas de Porcentaje de renta |
| Honorario calculado | El honorario antes de restar lo ya facturado |
| Por facturar | El monto efectivamente facturado — el mayor entre 0 y (Honorario calculado − Monto facturado) |
| Línea de factura de venta / Línea de factura de compra | Enlaces de auditoría a la factura y al costo que produjo esta línea |
| Estado | Pendiente, Completado, o Error para la línea individual |
Desde cualquier cifra de honorario puedes rastrear hacia adelante en el libro mayor — cada línea enlaza a las líneas de factura que produjo, y el encabezado enlaza a la liquidación — y desde cualquier monto contabilizado, de regreso a la ejecución que lo creó.
Cuando se excluye una propiedad
La vista previa lista cualquier propiedad que la ejecución no pudo facturar, cada una con un motivo en lenguaje sencillo. Estos son los motivos que verás, y qué hacer en cada caso:
| Motivo mostrado | Qué significa y la solución |
|---|---|
| "PM Entity not configured" (Entidad de la administradora no configurada) / "Landlord Entity not configured" (Entidad del arrendador no configurada) | Tu empresa o el arrendador no están configurados como entidad contable. Activa la cuenta. |
| "Entity missing: …" (A la entidad le falta: …) | A una entidad le falta uno de sus valores predeterminados de honorario (un producto de honorario, el banco de liquidación o una cuenta bancaria). Agrega los valores predeterminados indicados. |
| "Currency mismatch (PM: …, Landlord: …)" (Desajuste de moneda) | Las dos entidades usan monedas distintas. No se puede calcular un honorario entre monedas — alinéalas. |
| "Zero or negative fee amount" (Monto de honorario cero o negativo) | No queda nada por facturar — generalmente porque el honorario ya se facturó este período. Esperado en una nueva ejecución. |
Si se excluyen todas las propiedades, la ejecución te lo indica y te dirige a la lista de excluidas; si solo se excluyen algunas, señala cuántas y te permite expandir el detalle. En cualquier caso, la solución casi siempre es un vacío de configuración en la entidad o en el contrato.
Ejemplo práctico: Meridian factura a Continental Holdings
Tu empresa, Meridian Properties, administra Harbour Tower para el arrendador Continental Holdings. El Contrato de administración de propiedades es Porcentaje de renta, 8%, mínimo 100.00, máximo 5,000.00. En este período se cobraron 12,500.00 de renta en Harbour Tower y todavía no se ha facturado nada.
Si volvieras a ejecutar el mismo período después de contabilizar, el monto facturado de Harbour Tower sería ahora 1,000.00, Por facturar caería a 0.00, y la propiedad quedaría excluida como "Zero or negative fee amount" (monto de honorario cero o negativo) — nada facturado dos veces.
Referencia: la ejecución de un vistazo
| Etapa | Qué defines / ves | Resultado |
|---|---|---|
| Configurar | Términos del honorario en el contrato; valores predeterminados de honorario de la entidad; cuentas etiquetadas | La ejecución tiene todo lo que necesita |
| Período y alcance | Fecha de inicio, Fecha de fin, cuentas de arrendadores | Qué renta, para quién |
| Calcular | Cobrado, Honorario calculado, Por facturar por propiedad; exclusiones | Una vista previa — nada contabilizado |
| Contabilizar | Fecha de factura, Referencia de lote | La factura, el costo y la liquidación por arrendador |
| Leer | Estado y totales del encabezado; detalle y enlaces por línea | Un rastro de auditoría completo, del honorario al libro mayor |
Qué sigue
- Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — dónde se configuran los productos de honorario, el banco de liquidación y las cuentas operativa y de depósito en garantía.
- Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios — la ejecución complementaria del lado del propietario; los honorarios que facturas aquí reducen lo que un propietario puede retirar.
- Transferencias bancarias EFT / Procesamiento NACHA — pagar honorarios y liquidaciones electrónicamente.
- Dimensiones de propiedad en los informes financieros — cómo los documentos de honorario alimentan el estado de resultados a nivel de propiedad.
- Cómo REDA Trabaja con REDA Financials — toda la costura contable dentro de la cual viven estos documentos.
Preguntas frecuentes
Sobre la renta cobrada — el dinero efectivamente recibido en la propiedad durante el período. El Monto facturado que ves en cada línea es el honorario que ya facturaste para esa propiedad en este período, que REDA resta para que una nueva ejecución nunca cobre dos veces. Es una salvaguarda, no una base alternativa, y no existe un interruptor para elegir entre facturado y cobrado.
Sí. REDA resta lo que ya facturaste, de modo que una segunda ejecución solo factura el honorario nuevo. Una propiedad totalmente facturada muestra un Por facturar de 0.00 y queda excluida con el motivo "Zero or negative fee amount" (monto de honorario cero o negativo). Vuelve a ejecutar tantas veces como necesites a medida que llegue más renta.
Un contrato Fijo factura un monto fijo de Honorario de administración fijo sin importar cuánta renta se haya cobrado, y el mínimo y el máximo no se aplican. Un contrato de Porcentaje de renta factura la renta cobrada multiplicada por el % de honorario de administración, y luego aplica el Mínimo (un piso) y el Máximo (un tope) si están configurados.
La vista previa muestra el motivo junto a ella — por lo general, una entidad que no está configurada, un valor predeterminado de honorario faltante, un desajuste de moneda entre las dos entidades, o que no queda nada por facturar después de restar lo ya facturado. Corrige el vacío de configuración que se indica y vuelve a ejecutar.
Casi siempre porque ninguna cuenta de ingresos por renta se marcó como cuenta de administración de propiedades. REDA te indica: "No Property Management GL Accounts found with Type = Revenue. Please flag rent collection GL Accounts as Property Management GL Accounts." (No se encontraron cuentas contables de administración de propiedades con Tipo = Ingresos. Marca las cuentas contables de cobro de renta como cuentas contables de administración de propiedades). Pide a tu administrador que etiquete esas cuentas.
Un honorario de administración debe registrarse tanto en tus libros como en los del arrendador, y ambos deben estar en la misma moneda: "The Landlord Entity and PM Entity must have the same Currency ISO Code. Management Fee calculations cannot be performed across different currencies." (La entidad del arrendador y la entidad de la administradora deben tener el mismo código de moneda ISO. Los cálculos de honorarios de administración no pueden realizarse entre monedas distintas). Alinea las monedas de las dos entidades y vuelve a ejecutar.
La factura (ingreso por honorario) queda en los libros de tu empresa, con el arrendador como cliente. El costo (gasto por honorario) queda en los libros del arrendador, con tu empresa como proveedor. La liquidación (un asiento contable que mueve el efectivo del honorario del depósito en garantía de renta a tu cuenta operativa) queda en los libros de tu empresa.
Cada línea de cálculo se vincula a las líneas de factura que produjo, y el registro de cálculo se vincula al asiento de liquidación — de modo que puedes rastrear cualquier cifra de honorario hasta el libro mayor y de regreso. La mecánica de débitos y créditos detrás de cada documento se explica en el centro de ayuda de REDA Financials.
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