Cambiar cargos durante el contrato
Una vez que un contrato de arrendamiento está aprobado y ocupado, su libro de cargos queda bloqueado — no puedes simplemente editar la línea de renta o escribir un cargo nuevo. Cada cambio de dinero durante el contrato pasa, en cambio, por un ticket, y REDA te ofrece tres: Add Lease Charge para empezar a facturar algo nuevo, Remove Lease Charge para dejar de facturar una línea existente, y New Charge/Memo para facturar o acreditar un monto único directamente. Este artículo muestra qué ticket usar en cada caso, los campos que necesita cada uno, y exactamente qué crea REDA cuando lo cierras. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Los tres requieren el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User, que cubre tickets, cargos y facturas.
Por qué un ticket, no una edición
Aprobar un contrato bloquea sus cargos a propósito — un monto aprobado y contratado no debería cambiarse en silencio. Intenta editar un cargo en un contrato aprobado y REDA te lo impide:
Los tickets son la vía auditable para sortear ese bloqueo. Un cargo creado o modificado mediante un ticket solo entra en vigor una vez que el ticket mismo está aprobado, de modo que cada cambio de dinero durante el contrato lleva su propio registro de quién lo hizo y por qué. Ese es el punto: el bloqueo protege el contrato, y el ticket documenta la excepción.
¿Qué ticket necesito?
Elige según lo que quieras hacer:
| Qué necesitas | Ticket | Qué crea al cerrarlo |
|---|---|---|
| Empezar a facturar un ítem nuevo, recurrente o único | Add Lease Charge | Una nueva línea de cargo en el contrato, que luego se factura normalmente |
| Detener una línea existente a partir de una fecha | Remove Lease Charge | Nada nuevo — registra una fecha de baja en la línea |
| Facturar un cargo único, o devolver un crédito de cortesía, de inmediato | New Charge/Memo | Una factura — positiva para un cargo, negativa para una nota de crédito |
Add Lease Charge
Úsalo para agregar una línea nueva — recurrente o única — a un contrato activo. El campo que define todo es Charge Type:
- Rent — una línea recurrente de la familia de renta.
- Admin — un cargo administrativo. Al elegir Admin, también debes elegir una configuración de Admin Charge, y solo se ofrecen las configuraciones que pertenecen a la Leasing Rule de este contrato.
Completa los detalles del cargo — Charge Code, Charge Amount, un Charge Name y Billing Comments opcionales (déjalos en blanco para heredar los valores predeterminados del código de cargo), la ventana From/To para una línea recurrente, Instances, Is Recurring, y Do Prorate si aplica. El prorrateo solo es válido en líneas recurrentes.
Al cerrarlo, REDA crea la línea de cargo en el contrato — una línea Rent para Charge Type Rent, una línea Admin para Charge Type Admin — copiando el nombre, el monto, las fechas, las instancias, la recurrencia y el prorrateo que ingresaste, y vinculando el ticket como el registro de por qué existe la línea. No hay cambio de etapa; el contrato simplemente gana una línea, que luego se factura mediante el motor normal.
Remove Lease Charge
Úsalo para dejar de facturar una línea existente sin eliminar su historial. Dos campos importan:
- Lease Charge — la línea activa que quieres dar de baja.
- Charge Inactive Date — la fecha en que debe detenerse la facturación.
Al cerrarlo, REDA registra esa fecha de baja en la línea elegida. La línea nunca se elimina — permanece en el contrato para el historial, pero la facturación se detiene a partir de la fecha de baja. Es una desactivación suave, de modo que las facturas pasadas del inquilino y el rastro de auditoría permanecen intactos.
New Charge/Memo
Úsalo para facturar o acreditar un monto único directamente — crea una factura, no una línea de cargo, así que no queda nada recurrente que mantener después. El campo clave es Charge/Memo:
- Charge — un cargo único; el monto debe ser positivo.
- Credit Memo — un crédito único; el monto debe ser negativo.
REDA valida el signo según el tipo:
Define el Charge Amount, un Charge Code (que determina el comentario de facturación, el enrutamiento de la cuenta por cobrar y el plazo de gracia del vencimiento), las fechas de factura y de vencimiento (ambas por defecto hoy), un período From/To cubierto opcional, y cualquier comentario de facturación. Al cerrarlo, REDA emite una factura por ese monto — un cargo positivo o una nota de crédito negativa — con las fechas y el comentario del ticket. Al ser una factura, aparece de inmediato en la pestaña Accounting del contrato y mueve el saldo pendiente del contrato — un cargo positivo aumenta lo que debe el inquilino, una nota de crédito negativa lo reduce.
Ejemplos resueltos
Los tres, en el contrato ocupado de Aisha Rahman en Meridian Court #101 (renta de 1,200.00 por mes):
Referencia: campos por ticket
Add Lease Charge — estados New, Closed:
| Campo | ¿Obligatorio? | Notas |
|---|---|---|
| Parent Oportunidad / Property | Sí | La operación de arrendamiento; la propiedad debe coincidir con la del contrato |
| Charge Type | Sí | Admin o Rent — decide el tipo de línea creada |
| Admin Charge | Cuando Charge Type = Admin | Solo se ofrecen las configuraciones bajo la Leasing Rule del contrato |
| Charge Code | En la práctica, sí | Solo códigos activos |
| Charge Amount / Name / Billing Comments | El monto, sí | Nombre y comentarios en blanco → valores predeterminados del código de cargo |
| From/To Date · Is Recurring · Do Prorate · Instances | Las líneas recurrentes necesitan la ventana | El prorrateo es solo para recurrentes |
| Is Security Deposit | Opcional | Los depósitos no pueden ser recurrentes |
Remove Lease Charge — estados New, Closed:
| Campo | ¿Obligatorio? | Notas |
|---|---|---|
| Parent Oportunidad / Property | Sí | El contrato ocupado |
| Lease Charge | Sí | La línea activa a dar de baja |
| Charge Inactive Date | Sí | La facturación se detiene desde esta fecha; la línea se conserva |
New Charge/Memo — estados New, In Process, Closed, Cancelled:
| Campo | ¿Obligatorio? | Notas |
|---|---|---|
| Charge/Memo | Sí | Charge = monto positivo; Credit Memo = negativo |
| Charge Amount | Sí | El signo debe coincidir con el tipo |
| Charge Code | Sí | Determina el comentario de facturación, el enrutamiento de la cuenta por cobrar y el plazo de gracia del vencimiento |
| Charge Invoice Date / Due Date | Por defecto, hoy | Las fechas de la factura |
| From/To Date · Billing Comments | Opcional | Período cubierto y comentario que se muestran en la factura |
Qué sigue
- Configuración de cargos del contrato — el libro de cargos original y el bloqueo por aprobación.
- Facturas explicadas — lo que crea el ticket New Charge/Memo.
- Cómo funciona la facturación recurrente — cómo se factura una línea agregada de ahí en adelante.
- Cómo funcionan los tickets — el motor de procesos detrás de los tres.
- El Libro Mayor del Inquilino — dónde impacta un memo en el saldo del inquilino.
Preguntas frecuentes
Un contrato aprobado queda bloqueado: "The record is locked for editing. Charges can not be created and updated if the opportunity or opportunity's parent opportunity or associated ticket is Approved." Usa en su lugar uno de los tres tickets de cargos.
Un cargo de tipo Admin necesita su configuración: "Para el tipo de ticket "Agregar cargo de arrendamiento", se debe proporcionar el cargo administrativo si el tipo de cargo es administrativo." Elige la configuración a partir del Leasing Rule del contrato.
El signo debe coincidir con el tipo: "Proporcione un monto positivo para un "Cargo" y un monto negativo para una "Nota de crédito"." Ingresa un monto negativo para una nota de crédito y uno positivo para un cargo.
El prorrateo solo aplica a las líneas recurrentes: "Only recurring charges can be prorated." Desactiva Do Prorate para un cargo único.
La eliminación es una desactivación suave, no un borrado. La línea permanece en el contrato para conservar el historial; solo se detiene la facturación futura, a partir del Charge Inactive Date.
Esos dos tickets actúan solo al cerrarse (Close) — su ruta es simplemente New → Closed. La línea de cargo se crea, o se registra la fecha de baja, en el momento en que cierras el ticket.
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