Escenario: administrar el edificio de un propietario
Este recorrido sigue la administración de propiedades por terceros de principio a fin: ganar un trato de administración, firmar el Property Management Agreement, estampar la relación de administración en la propiedad, ejecutar órdenes de trabajo de mantenimiento, conciliar los gastos recuperables y producir el estado de cuenta del propietario. Secuencia las funcionalidades y señala el artículo que es dueño de cada una; no las vuelve a documentar. Seguimos a Meridian Properties administrando un edificio propiedad de Continental Holdings, con la inquilina Aisha Rahman y el proveedor SwiftFix Maintenance. Dos hechos de secuenciación anclan la historia: el boleto de PMA requiere que el trato de administración esté primero en Closed Won, y los estados de cuenta y retiros del propietario son funcionalidades de REDA Financials.
Acceso que necesitará. El flujo de administración necesita el conjunto de permisos REDA - Property Management User. Los estados de cuenta del propietario, los retiros del propietario y la facturación de honorarios de administración usan la extensión REDA Financials.
La historia de un vistazo
Meridian Properties es el administrador y la entidad de facturación; Continental Holdings es el propietario del edificio administrado; Aisha Rahman es una inquilina en el edificio; SwiftFix Maintenance es el proveedor que hace las reparaciones. Un compromiso de administración es una Oportunidad de tipo Property Management, y avanza por un Path de cinco etapas:
Prospecting → Contract Out → Under Contract → Closed Won (o Closed Lost)
El orden de las operaciones importa aquí más que en la mayoría de los flujos: hay que ganar el trato antes de que el acuerdo pueda firmarse, y es el cierre del acuerdo — no ganar el trato — lo que estampa la relación de administración en la propiedad.
La cronología
Todo el compromiso en una sola tabla — quién actúa, qué hace REDA en respuesta, y qué artículo es dueño de cada paso.
| Paso | Actor | Qué hace | Qué hace REDA automáticamente | Artículo de referencia |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Agente | Crea / califica una Oportunidad de tipo Property Management para el edificio del propietario; la avanza hasta Closed Won |
Se abre en Prospecting; avanza por la escalera de cinco etapas de PM |
Property Management Overview · Converting Inquiries |
| 2 | Agente | Crea el boleto PMA sobre el trato cerrado-ganado; ingresa los términos de honorarios (tipos y montos de honorarios de Management / Placement / Renewal, PM Company / Entity, fechas del acuerdo); lo hace firmar; lo cierra | Contract Sent → el trato pasa a Contract Out; Contract Signed → Under Contract; al cerrarlo se estampa la propiedad con PM Agreement, PM Company / Entity (la entidad de facturación), PM Oportunidad y PM Stage |
PM Agreements · Managing a PM Property |
| 3 | Inquilino / agente | Un problema del inquilino se convierte en una Solicitud de servicio; se levanta bajo ella una Orden de trabajo asignada a SwiftFix | La orden de trabajo avanza New → Scheduled → In Process → Completed | Solicitudes de servicio · Órdenes de trabajo |
| 4 | Agente | Si la reparación es facturable al inquilino, define Invoice to Tenant con un código de cargo, un monto y una nota, y luego completa la orden de trabajo | Al completarse (una sola vez), REDA crea una Opp Invoice del inquilino (monto, comentario de facturación = la nota, fechas de facturación y vencimiento) | Work Order Invoicing |
| 5 | Agente | Ejecuta un lote de conciliación de gastos para el período de recuperación (alcance = edificio o lista de propiedades; bolsa = gasto total + impuesto; código de cargo) | Construye una línea por intervalo de ocupación / vacancia por unidad; calcula la parte de cada unidad según su % de asignación y la neta contra lo ya facturado | Expense Reconciliation · Running a Reconciliation |
| 6 | Agente | Contabiliza el lote de conciliación | Crea una Opp Invoice recuperable del propietario por cada línea de ocupación que califique (neto adeudado > 0); las líneas de vacancia nunca facturan — el propietario absorbe el costo de la vacancia; bloquea el lote hasta descontabilizarlo | Posting a Reconciliation |
| 7 | REDA Financials | Produce el honorario de administración, el retiro del propietario y el estado de cuenta del propietario para el período | Honorario = % de la renta cobrada, facturado al propietario y reflejado en sus libros; el retiro del propietario (condicionado a un cliente PM activo) y el estado de cuenta enviado por correo son funcionalidades de Financials | Management Fees · Retiros y estados de cuenta |
Acto 1 — Ganar el trato
El compromiso de administración es una Oportunidad de tipo Property Management que avanza por su escalera de cinco etapas (Prospecting → Contract Out → Under Contract → Closed Won → Closed Lost). El contacto del propietario en el trato toma por defecto el rol de PM Client — la persona del lado de Continental Holdings que aprueba el compromiso. Lleve el trato a Closed Won. Esto importa por el próximo acto: el boleto PMA no se vinculará a un trato que aún no esté ganado. Detalle: Property Management Overview.
Acto 2 — Firmar el PMA
Cree el boleto PMA (Property Management Agreement) sobre el trato. La compuerta verificada es explícita — la oportunidad del boleto debe ser un trato cerrado-ganado de tipo Property Sale o Property Management:
Los términos de honorarios viven en el boleto, como el acuerdo de registro — no en la propiedad. Eso incluye el Management Fee Type (Fixed o Rent Percentage, con un mínimo y un máximo para el modelo por porcentaje), los tipos de honorarios Placement y Renewal, el Maintenance Escrow, la PM Company / Entity (que se convierte en la entidad de facturación en las facturas generadas), y las fechas de inicio y fin del acuerdo.
Trabajar el boleto mueve el trato: Contract Sent lo lleva a Contract Out, y Contract Signed a Under Contract. Un PMA no puede saltar directamente a Closed:
Cerrar el PMA es el momento decisivo: estampa la propiedad con el PM Agreement, la PM Company / Entity, la PM Oportunidad y el PM Stage — el punto en que el edificio se convierte en una propiedad administrada. Una advertencia que vale la pena conocer: cancelar un PMA no desadministra la propiedad automáticamente; desadministrar es un paso manual. Detalle: PM Agreements y Managing a PM Property.
Acto 3 — Mantenimiento
El mantenimiento del día a día comienza cuando un problema del inquilino se convierte en una Solicitud de servicio. Las Órdenes de trabajo se vinculan a las Solicitudes de servicio — no a los boletos — y se asignan al proveedor, aquí SwiftFix Maintenance, avanzando New → Scheduled → In Process → Completed a medida que progresa el trabajo. Detalle: Solicitudes de servicio y Órdenes de trabajo.
Acto 4 — Una reparación facturable al inquilino
Si una reparación es facturable al inquilino, defina Invoice to Tenant con un código de cargo, un monto de factura y una nota de factura antes de completar la orden de trabajo. Los tres son obligatorios — si falta alguno, la compuerta correspondiente se dispara textualmente:
"Debe proporcionar el importe de la factura si la orden de trabajo se factura al inquilino."
"Debe proporcionar una nota de factura si la orden de trabajo se factura al inquilino."
En la transición New→Completed (una sola vez), REDA crea una Opp Invoice del inquilino — el monto sin impuesto, el comentario de facturación tomado de la nota, la fecha de facturación el día de finalización, y la fecha de vencimiento igual a la finalización más los días de gracia del código de cargo. Detalle: Work Order Invoicing.
Acto 5 — Conciliación de gastos
Los gastos recuperables del edificio (estilo CAM) se ejecutan como un lote de conciliación de gastos. Elija exactamente un alcance — un edificio / propiedad o una lista de propiedades —, un período, una bolsa de gasto total más impuesto, y un código de cargo (que también funciona como el filtro de "ya facturado"). REDA construye una línea por intervalo de ocupación o vacancia por unidad, calcula la parte de cada unidad según su % de asignación, y la neta contra lo ya facturado en el período.
Contabilizar el lote crea una Opp Invoice recuperable del propietario por cada línea de ocupación que califique (donde el neto adeudado es mayor que 0) y bloquea el lote — se descontabiliza para modificarlo, y descontabilizar elimina las facturas que creó. La regla que hay que recordar:
Detalle: Expense Reconciliation, Running a Reconciliation, y Posting a Reconciliation.
Acto 6 — Estado de cuenta del propietario
El acto final cruza hacia REDA Financials, donde ocurren tres cosas para el edificio de Continental Holdings. Primero, se genera el honorario de administración: para un acuerdo Rent Percentage es un porcentaje de la renta cobrada — el dinero efectivamente recibido en la propiedad durante el período — calculado a partir de los términos de honorarios del PMA, luego facturado al propietario y reflejado en sus libros como un costo, de modo que el mismo honorario aparece como ingreso para Meridian Properties y como gasto para Continental Holdings. Segundo, el retiro del propietario — el capital disponible para pagarle al propietario después de costos y cualquier reserva de escrow — se ejecuta para el período; un propietario solo se incluye en un retiro cuando su cuenta está marcada como cliente de administración de propiedades activo, así que un propietario que nunca fue activado se omite silenciosamente. Tercero, el estado de cuenta del propietario periódico se envía por correo al propietario. Las tres son funcionalidades de Financials; en este escenario usted entrega el proceso y deja que Financials las produzca. Detalle: Management Fees y Retiros y estados de cuenta.
Qué sigue
- PM Agreements — el boleto PMA, sus términos de honorarios y los estampados de la propiedad.
- Managing a PM Property — qué significan los estampados de PM una vez que la propiedad está administrada.
- Órdenes de trabajo — mantenimiento bajo Solicitudes de servicio.
- Expense Reconciliation — gastos recuperables y la regla de vacancia.
- Retiros y estados de cuenta — el lado de Financials en la relación con el propietario.
- REDA Financials Overview — cómo encaja la extensión contable.
Preguntas frecuentes
La oportunidad del boleto de PMA "must of type closed won "Property Sale" or "Property Management"." — primero lleve el trato de administración a Closed Won. Consulte PM Agreements.
En el boleto de PMA, como el acuerdo de registro. El PM Company / Entity definido allí se convierte en la entidad de facturación en las facturas generadas. Consulte PM Agreements.
Las órdenes de trabajo se vinculan a Solicitudes de servicio, no a boletos. Consulte Órdenes de trabajo.
Invoice to Tenant, además de un código de cargo, un monto de factura y una nota de factura, deben estar definidos antes de completarla — las tres compuertas citadas en el Acto 4 se disparan si falta alguna. Consulte Work Order Invoicing.
Es por diseño — las líneas de vacancia nunca facturan; el propietario absorbe el costo de la vacancia. Consulte Expense Reconciliation.
No — un lote contabilizado queda bloqueado. Descontabilícelo para hacer cambios, lo que elimina las facturas que creó, y luego vuelva a contabilizarlo. Consulte Posting a Reconciliation.
Es una funcionalidad de REDA Financials — los retiros del propietario y el estado de cuenta enviado por correo residen en la extensión contable. Consulte Retiros y estados de cuenta.
Un propietario solo se incluye en un retiro cuando su cuenta está marcada como cliente de administración de propiedades activo. Un propietario que nunca fue activado se omite. Consulte Retiros y estados de cuenta.
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