Preparar una propiedad para reservas

Una sala de reuniones, un salón de eventos, un apartamento de estadía corta — algunos espacios se reservan por día o por hora en lugar de arrendarse por un plazo. En REDA eso es una reserva, y la activas con una sola casilla que trae consigo un pequeño conjunto de requisitos asociados. Este artículo te muestra cómo preparar una propiedad para reservas: la casilla y los campos que exige, cómo tarificar las reservas y generar una factura por cada una, cómo dar forma a la pantalla de reservas con reglas de franjas y duraciones mínimas, y cómo no confundir la reserva con las dos casillas vecinas junto a las que aparece. Cada requisito es una validación real que REDA aplica, así que citamos el mensaje exacto que muestra cada una. No se asume experiencia previa con REDA.

Qué significa "reservable"

Reservar y arrendar resuelven problemas distintos. Un arrendamiento le da a un inquilino una propiedad por un plazo — meses o años — y factura la renta según un calendario. Una reserva es una ocupación acotada en el tiempo: alguien toma el espacio por un día o unas horas, y luego vuelve a quedar libre para el siguiente. Salas de conferencias, espacios de amenidades, salones de eventos y unidades de estadía corta son los casos clásicos.

Preparar una propiedad para reservas no le impide ser cualquier otra cosa — simplemente le agrega la capacidad de aceptar reservas. Lo que sí exige es que REDA sepa cómo tarificar una reserva y cómo ubicarla en el calendario, por eso al activar la casilla llegan requisitos asociados. Los veremos en el orden en que REDA los pide.

La casilla de reserva y sus requisitos asociados

La casilla es Disponible para Reserva. Márcala y REDA ejecuta dos validaciones antes de permitir guardar.

Primero, necesita saber qué cobrar. Los precios de reserva se anclan a una regla de arrendamiento — el recetario reutilizable de códigos de cargo y tiempos de la propiedad — y específicamente a un Código de Cargo de Reserva definido en esa regla. Si la propiedad no tiene regla de arrendamiento, o su regla no tiene código de cargo de reserva, REDA te detiene:

Adjunta una regla de arrendamiento que tenga un código de cargo de reserva (ver Reglas de arrendamiento) y la primera validación se supera.

Segundo, REDA necesita saber cómo se reserva el espacio. Ese es el campo Tipo de Reserva, que aparece una vez activada la casilla y ofrece dos opciones que puedes elegir juntas:

Déjalo vacío y REDA no marcará la propiedad como reservable:

Elige una opción o ambas — un espacio puede ser reservable por día, por hora, o de las dos formas.

Facturación de reservas

Que una reserva genere cobro depende de ti. La casilla Crear Factura de Reserva le indica a REDA que emita automáticamente una factura por cada reserva tomada sobre la propiedad. Actívala y los campos de tarifa pasan a ser obligatorios, según tu tipo de reserva:

Si tus reservas son gratuitas, o las tarificas en otro lugar, deja Crear Factura de Reserva desactivado — las tarifas no son obligatorias cuando la facturación está apagada. Cuando la facturación está activa, todo lo que escribas en Comentarios de Facturación (Reserva) se traslada a cada factura de reserva, así que es el lugar para condiciones estándar o notas que quieras que quien reserva vea en su factura.

Franjas y duraciones mínimas

Dos campos más dan forma al comportamiento del calendario de reservas. Una Regla de Franjas de Reserva define los días, ventanas horarias y duraciones de franja en que un espacio puede reservarse — de 9 a 5, franjas de una hora, solo días hábiles, etc. Tiene que ser una regla creada específicamente para reservas; si le asignas una regla pensada para otro fin, REDA la rechaza:

Los recorridos y el mantenimiento usan reglas de franjas exactamente del mismo tipo, cada una restringida a su propio uso, así que no puedes usarlas de forma cruzada aquí (ver Franjas y reglas de calendario). El campo relacionado SYS Duración Mínima de Franja establece la duración mínima de reserva, en minutos, y determina el tamaño de las franjas que ofrece la pantalla de reservas.

Qué ve quien reserva

Tres campos de texto determinan qué se muestra cuando alguien elige y confirma una reserva:

Agrupar unidades pequeñas en arrendamientos en su lugar

La reserva está junto a una casilla con la que es fácil confundirla, así que vale la pena trazar la línea con claridad. Disponible para Arrendamiento Secundario permite que una unidad pequeña — un espacio de estacionamiento, un depósito — se agregue al arrendamiento principal de un inquilino, para que se facture en la misma factura única que su renta. Eso no es reservar, y tampoco es lo mismo que habilitar una unidad para arrendarse por sí sola. Tres casillas independientes, tres funciones distintas:

Son independientes — un espacio puede usar una, dos, o ninguna — así que elige según la función, no según la proximidad en el formulario.

Ejemplo práctico: Harbour Tower Conference Room A

Harbour Tower Conference Room A es una sala de reuniones que se abrirá tanto para reservas de día completo como por hora, facturadas por reserva. Aquí está la configuración, y los errores que se van resolviendo en el camino:

Referencia de errores

Cada validación que ejecuta REDA al preparar una propiedad para reservas, y qué la resuelve:

Qué sigue

1. Crear una reserva — tomar una reserva sobre una propiedad reservable.
2. Franjas y reglas de calendario — crear las reglas de franjas de reserva, recorridos y mantenimiento y sus ventanas horarias.
3. Cómo habilitar una propiedad para arrendamiento — la casilla hermana de arrendamiento.
4. Facturas de reserva — cómo se genera y tarifica una factura por cada reserva.

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