Configuración contable del Código de cargo

Un Código de cargo es la etiqueta que REDA pone a cada tipo de dinero que debe un inquilino — renta, un depósito, una recuperación de servicios públicos, un cargo por mora. Cuando usa REDA Financials, cada Código de cargo también lleva un pequeño conjunto de instrucciones contables, y esas instrucciones deciden exactamente dónde cae la factura resultante dentro del libro mayor: a qué cuenta de ingresos contabiliza, qué producto y centro de costos lleva, qué impuesto aplica, y a dónde va primero el pago de un inquilino. Este artículo también cubre una segunda configuración, relacionada: marcar las cuentas de ingresos y gastos correctas como cuentas contables de administración de propiedades, que es lo que hace que las cifras de honorarios de administración y de retiros del propietario salgan correctas. Esta guía es para el administrador que conecta la facturación con la contabilidad. No se asume conocimiento contable previo — definiremos cada término sobre la marcha. Al terminar de leer, podrá completar los seis campos contables de un Código de cargo, explicar la regla de respaldo de la cuenta contable, saber por qué hay dos campos de perfil fiscal, configurar el orden de aplicación de efectivo que decide qué factura liquida primero un pago, y entender exactamente qué hace el indicador de administración de propiedades y cuáles de sus cuentas lo necesitan.

Los seis campos contables

Cada Código de cargo lleva seis campos contables. Juntos describen por completo cómo debe verse, en el lado contable, una factura generada a partir de este código de cargo. Antes de revisarlos uno por uno, aquí está el conjunto completo:

Cuando una factura cruza hacia la contabilidad, REDA Financials genera exactamente una línea para ella: la cantidad siempre es uno, el precio unitario es el monto de la factura, y la línea se marca como crédito cuando el monto es negativo (así se maneja un reembolso o una nota de crédito). Todo lo demás en esa línea — la cuenta a la que contabiliza, su producto, su centro de costos, su impuesto — proviene directamente de los seis campos anteriores. Ese es todo el propósito de configurarlos: usted define el enrutamiento una sola vez en el código de cargo, y cada factura lo hereda automáticamente.

Cómo se resuelve la cuenta contable

La cuenta contable — la cuenta del libro mayor — es la línea de ingresos específica de su plan de cuentas a la que contabiliza un cargo, como una cuenta de ingresos por renta. Tiene dos formas de indicarle a REDA qué cuenta de ingresos usa un código de cargo, y funcionan como un par de respaldo:

En resumen: configure la cuenta contable directamente, o déjela en blanco y deje que aplique la cuenta de ingresos predeterminada del producto — pero nunca deje ambas vacías. Esta única regla es la diferencia entre una factura que contabiliza al primer intento y una que se detiene.

El Producto es obligatorio; el Centro de costos es opcional

Dos de los seis campos merecen mención aparte, porque se comportan de forma distinta al resto.

El Producto no es opcional. Toda línea de factura que cruza a contabilidad debe llevar un producto, así que un código de cargo sin uno no puede generar una línea contabilizable. Más allá de ser obligatorio, el producto cumple una doble función: como vio arriba, también es la fuente de la cuenta contable de respaldo. Así que el hábito más seguro es asignar un producto a cada código de cargo, y asegurarse de que ese producto tenga una Cuenta contable de ingresos predeterminada — de esa forma la línea siempre tiene tanto un producto como una cuenta, se configure o no la cuenta contable directamente en el código de cargo.

El Centro de costos es opcional. Un centro de costos es una etiqueta de análisis — una forma de agrupar resultados por equipo, edificio o unidad operativa para efectos de reportes. Si su código de cargo tiene uno, se copia directamente a la línea de factura; si está en blanco, la línea simplemente no lleva centro de costos. Configúrelo solo si sus reportes realmente usan centros de costos.

Perfiles fiscales: facturas individuales vs. lotes consolidados

Hay dos campos de perfil fiscal por una razón. Un Perfil fiscal es la configuración contable que le indica a REDA Financials cómo gravar una línea — la tasa y el tratamiento a aplicar. REDA puede facturar una factura por sí sola, o agrupar varias facturas en un lote consolidado, y las dos rutas leen campos de perfil fiscal distintos:

A menos que su organización nunca consolide facturas, configure ambos. Suelen ser el mismo perfil — la división existe para que pueda gravar de forma distinta las facturas consolidadas si una jurisdicción lo exige, no porque normalmente lo haga. Si configura solo uno, las facturas que toman la otra ruta no tendrán perfil fiscal que aplicar. Lo que un perfil realmente calcula es una configuración de REDA Financials; este artículo solo indica al código de cargo cuál usar.

Orden de aplicación de efectivo

Cuando el pago de un inquilino cubre más de una factura, algo tiene que decidir qué factura se liquida primero. Eso es lo que hace Cash Application Sort Order. El número en el Código de cargo se convierte en la prioridad de aplicación de la factura en REDA Financials, y un número más bajo se liquida primero. Así que, al darle a la renta un número más bajo que, digamos, una recuperación de servicios públicos, se asegura de que un pago parcial liquide primero la renta antes de tocar cualquier otra cosa.

Para un lote consolidado — una factura generada a partir de varios cargos — la factura toma una sola prioridad de aplicación: el número de orden más alto entre sus líneas. Como un número más bajo se liquida primero, esto significa que una factura consolidada hereda la prioridad de su cargo menos urgente, y se liquida como un todo en lugar de línea por línea. Defina un orden deliberado en sus códigos de cargo (por ejemplo, la renta con el número más bajo, para que una factura de renta independiente siempre se liquide antes que los cargos accesorios), y la aplicación de efectivo lo sigue automáticamente cuando los pagos se aplican del lado contable. Usted no decide el orden pago por pago; lo decide una sola vez, aquí.

Etiquetado de cuentas contables de administración de propiedades

Todo lo visto hasta ahora enruta una sola factura hacia el libro mayor. La segunda configuración de este artículo funciona en la dirección contraria: le indica a REDA qué cuentas leer de vuelta cuando calcula un honorario de administración o un retiro del propietario. Es una tarea distinta, hecha sobre un registro distinto, y es igual de importante hacerla bien.

En cada registro de Cuenta contable en REDA Financials hay una casilla, Property Management GL Account. Marcarla identifica esa cuenta como una de sus cuentas operativas de administración de propiedades — una cuenta cuya actividad REDA debe incluir al calcular honorarios y retiros. Toda cuenta contable también tiene un Tipo — Ingreso, Gasto, Activo, Pasivo o Patrimonio — y el tipo decide qué alimenta una cuenta etiquetada:

El honorario de administración lee sus cuentas etiquetadas de tipo Ingreso para encontrar la renta cobrada, luego cobra el honorario sobre ella y resta lo que sus cuentas etiquetadas de tipo Gasto muestren como ya facturado. El retiro del propietario lee sus cuentas etiquetadas de tipo Activo y Pasivo para calcular cuánto del saldo de un propietario es genuinamente suyo para retirar — dicho claramente, Disponible para el propietario = Activo − Pasivo, y el monto retirable es esa cifra menos cualquier reserva que usted retenga. (La aritmética completa del retiro está en Retiros y estados de cuenta del propietario; aquí basta con ver por qué etiquetar las cuentas correctas de activo y pasivo es lo que hace correcto el resultado.)

Configurar un código de cargo, paso a paso

Aquí está el proceso completo para un código de cargo de Renta.

Ejemplo trazado: un código de cargo de Renta, de principio a fin

Meridian Properties administra Meridian Court para el propietario Continental Holdings. La renta es de 1,200.00 al mes. Estos son dos códigos de cargo configurados de las dos formas distintas, y lo que cada uno hace más adelante.

Siga el código de cargo Renta. Una factura de renta de 1,200.00 cruza a una sola línea de factura: cantidad uno, precio unitario 1,200.00, contabilizando en la cuenta 4210 Ingresos por Renta, producto Renta, con el impuesto tomado del Perfil fiscal del código de cargo. Como la Cuenta contable está configurada directamente, no hay respaldo que considerar — la línea va directo a 4210.

Ahora siga Recuperación de Servicios. Su Cuenta contable se dejó en blanco a propósito, pero su Producto — Recuperación de Servicios — tiene una Cuenta contable de ingresos predeterminada de 4260 Recuperación de Servicios. Así que un cargo de servicios públicos igual aterriza correctamente, en 4260, mediante el respaldo. Y como el orden de la renta (1) es más bajo que el de los servicios (2), un pago de inquilino que solo cubre parcialmente ambos liquida primero la renta.

Luego siga el lado de administración de propiedades, que es donde la segunda configuración cumple su función. La cuenta 4210 Ingresos por Renta es una cuenta de tipo Ingreso etiquetada como Property Management GL Account. Cuando la renta del mes contabiliza contra 4210, una corrida de honorario de administración lee 4210 como renta cobrada para Meridian Court — así que cuando cobra, digamos, un honorario del 8%, lo cobra sobre la cifra correcta. Las dos configuraciones se encuentran aquí: el código de cargo puso la renta en 4210, y la etiqueta le indicó a la corrida de honorarios que leyera 4210 de vuelta. Si 4210 no estuviera etiquetada, la corrida de honorarios no encontraría renta y — sin otra cuenta de ingresos etiquetada — se negaría a iniciar.

La línea de factura resultante. Su Cuenta contable muestra Residential Rental Income, su Producto muestra Residential Rent, y la Base fiscal muestra Exclusive of Tax — cada una heredada del código de cargo de renta, de modo que el tratamiento contable viaja con el monto a cada línea que factura.

Un registro de Cuenta contable — Residential Rental Income. Sus datos destacados muestran Type: Revenue, y en la sección Account Information la casilla Property Management GL Account está marcada. Este par — una cuenta de ingresos marcada como cuenta de administración de propiedades — es lo que busca una corrida de honorario de administración cuando decide qué renta cuenta como cobrada.

Referencia: los campos de un vistazo

Los seis campos del código de cargo:

Y la etiqueta contable de administración de propiedades, por tipo de cuenta:

Qué sigue

1. Cómo trabaja REDA con REDA Financials — cómo las instrucciones de un código de cargo llegan primero al documento contable.
2. Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — el otro requisito previo para una factura cruzada.
3. Automatización de honorarios de administración — donde sus cuentas de ingresos y gastos etiquetadas se convierten en la base del honorario.
4. Retiros y estados de cuenta del propietario — donde sus cuentas de activo y pasivo etiquetadas se convierten en el saldo retirable.
5. Sincronización de pagos y saldos — cómo corregir una factura cuya línea quedó sin cuenta contable.
6. Registro de pagos de inquilinos — donde se usa el código de cargo del honorario por pago rechazado.

Preguntas frecuentes