Correo masivo a la comunidad

Esta es la mitad de "envío" de organizar un evento comunitario. En Reuniones y notificaciones del consejo usted construyó la audiencia; aquí les envía el correo a todos a la vez. Este artículo le muestra cómo iniciar el asistente de Correo masivo desde un evento del consejo, de dónde vienen el remitente y la plantilla (los configura su administrador, no usted), cómo hacer primero un envío de prueba seguro y — lo más importante — los dos comportamientos que suelen sorprender: una notificación que toma prestada silenciosamente la audiencia de una reunión, y una limpieza posterior al envío que puede eliminar la lista de destinatarios de una notificación. Lea estos dos puntos antes de su primer envío masivo grande.

Qué hace Correo masivo

Correo masivo envía un correo electrónico a cada participante de un evento del consejo, y registra cada envío en el evento para que tenga un registro auditable de a quién se contactó. Se ejecuta por evento, no por padrón — la lista de destinatarios son los participantes generados del evento (desde Reuniones y notificaciones del consejo), no un padrón que usted elige en el momento del envío.

Tres audiencias, un remitente

A esta altura ya conoció varias ideas distintas de "quién recibe esto", así que ordenémoslas:

• Los participantes del evento son la lista de destinatarios que usa este asistente. El envío llega a los participantes del evento — nada más.
• El indicador de nivel de padrón Notificación general (de Consejos y padrones de la HOA) marca quién forma parte de los envíos comunitarios — determina a quién genera como participante, pero el asistente en sí lee los participantes, no el indicador.
• Un envío de Reunión también cumple la función de mecanismo de invitación — registra la marca de tiempo de invitación que desbloquea el estado Invitación Enviada. Un envío de Notificación es un envío masivo simple, que opcionalmente se archiva después.

Antes de enviar: la tarjeta de configuración

Cuando se abre el asistente, muestra una tarjeta de configuración con la dirección del remitente y la plantilla de correo ya completadas. No puede cambiarlas desde el asistente — su administrador configura el remitente, la plantilla y el comportamiento de archivado para cada tipo de envío. Si el remitente o la plantilla se ven incorrectos, eso es una conversación con su administrador, no algo que usted corrija a mitad del envío.

Quién lo recibe

El asistente resuelve la audiencia de esta manera:

• Para una Notificación que tiene una Reunión matriz del consejo definida, usa los participantes de la reunión — no vuelve a generar una lista en la notificación.
• De lo contrario, usa los participantes generados propios del evento.

Luego cuenta los participantes que tienen una dirección de correo electrónico y muestra ese número. Los participantes sin correo simplemente no se cuentan — se omiten, no se bloquean. Si el conteo llega a cero, el asistente se detiene en una pantalla de error y no se envía nada; vuelva atrás y genere participantes, o corrija los correos de contacto faltantes.

Envío, paso a paso

¿Adónde fueron mis participantes?

Este es el comportamiento que sorprende a la gente, así que tiene su propia sección. Cuando la configuración de su administrador tiene el archivado activado y el evento es una Notificación (no una reunión), REDA elimina todos los participantes de esa notificación después del envío — un paso de archivado por privacidad. Los correos quedan registrados en el registro; la lista de destinatarios desaparece.

Qué se conserva después de un envío

Como cada envío escribe un registro por destinatario, el historial de correos del evento es su rastro de auditoría — revíselo antes de volver a enviar, ya que enviar de nuevo crea un nuevo conjunto de registros y no hay ninguna protección incorporada contra el envío duplicado.

Ejemplo práctico: enviar el correo de la asamblea anual

Continuando con la asamblea anual (AGM) de Harbour Tower Owners Association de Reuniones y notificaciones del consejo: la administradora abre la reunión de la asamblea anual y hace clic en Correo masivo. La tarjeta de configuración muestra la dirección del remitente de la comunidad y la plantilla de invitación de la asamblea anual, ambas definidas por el administrador. De los 17 participantes, 16 tienen direcciones de correo electrónico, así que el conteo muestra 16. Ella se envía una prueba a sí misma, se ve bien, marca el consentimiento y envía. Resultado: 16 envíos registrados, y la fecha y hora de Invitación Enviada queda registrada en el evento y en cada participante — así que cambia el Estado de la reunión a Invitación Enviada sin toparse con la regla de validación. Una semana después, envía la notificación "Distribución del acta de la asamblea anual", cuya Reunión matriz del consejo es la asamblea anual; reutiliza los mismos destinatarios. Como la organización archiva los datos de notificación, la lista de participantes de la notificación se elimina después del envío — comportamiento esperado, y el registro del envío permanece como rastro de auditoría.

Qué sigue

1. Reuniones y notificaciones del consejo — genere los participantes a los que apunta este envío, y el requisito para Invitación Enviada.
2. Consejos y padrones de la HOA — el indicador de Notificación general que marca quién forma parte de los envíos.
3. Administración — donde su administrador mantiene la configuración de correo masivo.

Preguntas frecuentes