Guía de referencia de las etapas del arrendamiento
Un arrendamiento en REDA vive toda su vida en una escalera fija de Stages (etapas), que se muestra como un Path en la parte superior del registro. Con leer el Stage sabes exactamente dónde está el arrendamiento: ¿sigue siendo una solicitud?, ¿está aprobado?, ¿está facturando?, ¿ya terminó? Este es el artículo de referencia que acompaña a los instructivos de arrendamiento: enumera y define cada etapa en su orden exacto, indica cuáles trata REDA como activas, ganadas, facturables y cerradas, y muestra qué etapas avanzas tú a mano frente a cuáles escribe la automatización por ti. Mantenlo abierto cuando necesites consultar una etapa; los recorridos paso a paso están en los artículos del ciclo de vida a los que remite. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Ver un arrendamiento requiere el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User o REDA - Master Data - Read Only; avanzarlo requiere REDA - Property Leasing User (o REDA - Master Data - Admin para administradores). Ten en cuenta que la mayoría de los movimientos de etapa los escribe la automatización de tickets, no la edición manual del Path.
La escalera de etapas
Un arrendamiento es un registro en la pestaña Oportunidades — el hub único de "negocios" de REDA — y la cara de arrendamiento de ese registro avanza por exactamente doce etapas, en este orden:
Application - New → Application - Completed → Application - Approved → Application - Denied → Application - Cancelled → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → Occupied - Notice (Move Out) → Occupied - Notice (Termination) → Occupied - Notice (Eviction) → Expired
Un arrendamiento saludable no pasa por las doce — recorre la columna vertebral (New → Completed → Approved → Agreement → Pending Move In → No Notice) y luego sale por una de las etapas de aviso hacia Expired. Las etapas Application - Denied y Application - Cancelled son las dos salidas tempranas: un arrendamiento que nunca llega a ser una ocupación deja la escalera ahí.
Qué significa cada etapa
Una línea por etapa, en orden:
| Etapa | Qué significa |
|---|---|
Application - New | Una solicitud de arrendamiento recién creada — la etapa en la que se abre un arrendamiento, ya sea creado a mano o desde una Consulta (Inquiry) convertida. |
Application - Completed | La solicitud está completa — propiedad, fechas, plazo y cargos ya están definidos. Se activan y facturan los cargos de la etapa de solicitud. |
Application - Approved | La solicitud está aprobada y el arrendamiento se bloquea para edición. REDA crea el ticket Lease Agreement. |
Application - Denied | La solicitud fue rechazada; se puede registrar un motivo de rechazo. El arrendamiento se cierra y no cuenta como ganado. |
Application - Cancelled | La solicitud fue retirada o abandonada. El arrendamiento se cierra y no cuenta como ganado. |
Agreement - In Process | El acuerdo de arrendamiento está en curso — el ticket Lease Agreement pasó a In Process o Contract Sent. |
Occupied - Pending Move In | El acuerdo está firmado y el arrendamiento se vuelve facturable. Se generan el ticket Move In y las primeras facturas. |
Occupied - No Notice | Un arrendamiento saludable y activo, sin finalización pendiente — el inquilino ya se mudó y no hay ningún aviso de salida, terminación o desalojo registrado. Este es el estado estable en el que un arrendamiento permanece la mayor parte de su vida, y aquí se arma el primer ticket Renewal. |
Occupied - Notice (Move Out) | El inquilino dio aviso de que se va; se define una fecha de salida programada. |
Occupied - Notice (Termination) | Hay una terminación anticipada en curso. |
Occupied - Notice (Eviction) | Hay un desalojo en curso. |
Expired | El arrendamiento terminó y la salida está completa. La facturación se detiene y se cancelan los tickets Renewal futuros que estuvieran abiertos. |
Estados del sistema: activo, ganado, facturable, cerrado
Detrás de la etapa visible, REDA mantiene cuatro estados internos que avanzan en sincronía con ella. Nunca los defines tú — REDA los recalcula en cada guardado — pero saber qué etapa activa cuál explica la mayor parte de lo que el resto de REDA hace con un arrendamiento.
| Estado | Activo en estas etapas | Campo en el contrato | Por qué importa |
|---|---|---|---|
| Activo | Desde Application - Approved hasta cualquier etapa Occupied | Está activa (Sis) | La bandera general de "este es un arrendamiento vigente" que se usa en reportes y vistas de lista. |
| Facturable (la compuerta de facturación) | Solo las cinco etapas Occupied — Pending Move In, No Notice y las tres etapas de aviso | Contabilidad activa (Sis) | El interruptor maestro del motor de facturación de arrendamiento. La renta recurrente, los recargos por mora, los cargos mes a mes, el reconocimiento en línea recta, el aprovisionamiento del portal de residentes y los pagos de referidos dependen todos de él. |
| Ganado | Las cinco etapas Occupied y Expired | Ganada | El arrendamiento realmente se convirtió en una ocupación — esto es lo que cuentan las comisiones y los reportes de negocio ganado. |
| Cerrado | Application - Denied, Application - Cancelled, las cinco etapas Occupied y Expired | Cerrada | El arrendamiento ya no es trabajo "abierto" — o se cayó, o avanzó hacia la ocupación (y más allá). |
Occupied - Pending Move In y se detiene en el momento en que llega a Expired. En cualquier otro lugar de REDA que hable de "cuándo está facturando el arrendamiento", es a este estado al que se refiere.
Ten en cuenta que "ganado" y "facturable" no son lo mismo. Un arrendamiento en Expired sigue estando ganado — fue una ocupación real y se reporta como tal — pero ya no es facturable, porque la facturación se apagó al expirar. Y un arrendamiento en Application - Approved está activo pero todavía no está ganado ni es facturable: es trabajo vigente que aún no se convirtió en una ocupación.
Quién mueve cada etapa
Lo más importante para entender la escalera es que tú solo impulsas la parte de arriba. El resto se escribe por ti.
Application - New → Completed → Approved (o las salidas Denied / Cancelled) son etapas que avanzas a mano, sujetas a las compuertas de solicitud descritas más abajo.Agreement - In Process, las etapas Occupied, las tres etapas de aviso y Expired las escriben los tickets del ciclo de vida — Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Termination y Eviction. Tú trabajas el ticket, y el ticket mueve el arrendamiento.La rama de solicitud
Las primeras tres etapas son la solicitud, y REDA condiciona cada movimiento para que un arrendamiento no pueda saltarse un paso:
Application - Denied (rechazada — se puede registrar un motivo de rechazo) o Application - Cancelled (retirada). Ambas cierran el arrendamiento sin contarlo como ganado.El recorrido completo de estas tres etapas, incluido el ticket Lease Agreement que aparece al aprobar, está en De la solicitud a la mudanza.
La rama de ocupación
A partir de la aprobación, los tickets toman el control. Hay una compuerta que debes conocer aquí: para entrar en Occupied - Pending Move In (o en cualquier etapa de aviso), el arrendamiento debe tener una Lease Start Date. Si está vacía, REDA te detiene con: "Debe proporcionar el valor de la fecha de inicio del arrendamiento antes de actualizar la etapa."
Notice (Move Out) la escribe el ticket Move Out; Notice (Termination) y Notice (Eviction) las escriben sus propios tickets. Las tres siguen siendo Occupied y siguen facturando — el arrendamiento sigue siendo facturado hasta que expira.Ejemplo práctico: el arrendamiento de Aisha, etapa por etapa
Aquí está el arrendamiento de 12 meses de Aisha Rahman en Meridian Court #101 — 1,200.00 por mes, en un edificio propiedad de Continental Holdings — seguido a lo largo de la escalera, una línea por etapa:
| Etapa | Qué está pasando |
|---|---|
Application - New | El arrendamiento se abre aquí cuando se convierte la Consulta (Inquiry) de Aisha. |
Application - Completed | Propiedad, fechas, plazo y cargos ya están cargados; se factura la cuota de solicitud. |
Application - Approved | Enviada y aprobada; el arrendamiento se bloquea y aparece el ticket Lease Agreement. |
Agreement - In Process | El contrato se envía a través del ticket Lease Agreement. |
Occupied - Pending Move In | El contrato se firma — el arrendamiento se vuelve facturable y se generan las primeras facturas de renta y depósito por 1,200.00. |
Occupied - No Notice | Aisha se muda; el ticket Move In se cierra y se arma el primer ticket Renewal. |
Occupied - Notice (Move Out) | Al final del plazo ella da aviso; se define una salida programada. |
Expired | La salida se completa; la facturación se apaga. |
Las versiones paso a paso de estas transiciones están en De la solicitud a la mudanza y Aviso, Move-Out y Fin del Contrato.
Application, pasando por las etapas Occupied, hasta Expired. Este arrendamiento avanzó hasta Occupied - No Notice, así que las etapas anteriores aparecen completadas y la etapa actual está resaltada.
Occupied, la facturación está activa: la sección Accounting de la pestaña Details muestra el Current Rent Charge resuelto y los saldos vigentes (Total Outstanding y Net Invoice(s) Balance, ambos en 350.00 aquí), de modo que se generan facturas contra el arrendamiento.Referencia completa de etapas
Una fila por etapa: su significado, si cuenta como activa, ganada, facturable y cerrada, quién la mueve, y qué hace REDA cuando el arrendamiento llega ahí.
| Etapa | Activa | Ganada | Facturable | Cerrada | Definida por | Qué hace REDA |
|---|---|---|---|---|---|---|
Application - New | — | — | — | — | Predeterminada / conversión / Reset Lease | Nada automático más allá de aplicar el valor predeterminado del arrendamiento según su Leasing Rule |
Application - Completed | — | — | — | — | Tú (con condición) | Se activan los cargos de la etapa de solicitud → facturas de la cuota de solicitud |
Application - Approved | Sí | — | — | — | Tú, tras enviar para aprobación | Se crea el ticket Lease Agreement; se activan los cargos de la etapa de aprobación; el arrendamiento se bloquea |
Application - Denied | — | — | — | Sí | Tú | Se registra el motivo de rechazo; el arrendamiento se cierra (no ganado) |
Application - Cancelled | — | — | — | Sí | Tú | El arrendamiento se cierra (no ganado) |
Agreement - In Process | Sí | — | — | — | Ticket Lease Agreement | — |
Occupied - Pending Move In | Sí | Sí | Sí | Sí | Ticket Lease Agreement (Contract Signed / Closed) | Compuerta de facturación ON; ticket Move In; se activan los cargos restantes → primeras facturas; créditos de referido; acceso al portal |
Occupied - No Notice | Sí | Sí | Sí | Sí | Ticket Move In (Closed) | Se registra la Actual Move In Date; se arma el ticket Renewal si la automatización está activa |
Occupied - Notice (Move Out) | Sí | Sí | Sí | Sí | Ticket Move Out (In Process) | Se registra la Scheduled Move Out; se calcula la fecha de disponibilidad de la propiedad |
Occupied - Notice (Termination) | Sí | Sí | Sí | Sí | Ticket Termination | Se registra la Scheduled Move Out; se crea un ticket Move Out hijo al cerrar |
Occupied - Notice (Eviction) | Sí | Sí | Sí | Sí | Ticket Eviction | Se registra la Scheduled Move Out; se crea un ticket Move Out hijo al cerrar |
Expired | — | Sí | — | Sí | Ticket Move Out (Closed) | Se registra la Actual Move Out; compuerta de facturación OFF; se cancelan los tickets Renewal futuros; se desactivan los usuarios del portal |
Qué sigue
- De la solicitud a la mudanza — el recorrido que impulsa las primeras etapas.
- Administrar un arrendamiento activo — qué hacer en cada etapa Occupied.
- Renovación de un contrato de arrendamiento — el ciclo que mantiene un arrendamiento en
Occupied - No Notice. - Aviso, Move-Out y Fin del Contrato — las etapas de aviso hasta
Expired. - El registro de arrendamiento — las banderas derivadas de la etapa y la anatomía del registro.
- Cómo funcionan los tickets — la automatización que escribe las etapas de ocupación.
Preguntas frecuentes
Application - New → Completed → Approved (o las salidas Denied / Cancelled) → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → las tres etapas de aviso (Move Out, Termination, Eviction) → Expired. Esas doce son las únicas etapas que un arrendamiento puede tener.
En Occupied - Pending Move In, cuando se activa la compuerta de facturación. Permanece activa durante todas las etapas Occupied y se desactiva en Expired.
Eso es lo esperado. Las etapas de ocupación las escriben los tickets del ciclo de vida — Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Termination y Eviction — a medida que los trabajas. Lee la etapa en lugar de escribirla.
Primero hay que definir la Lease Start Date: "Debe proporcionar el valor de la fecha de inicio del arrendamiento antes de actualizar la etapa." Completa la fecha de inicio y deja que el ticket avance la etapa.
No. Un arrendamiento cuenta como ganado solo a partir de la primera etapa Occupied en adelante, y permanece ganado hasta Expired. En Application - Approved está activo pero todavía no está ganado.
Notice (Move Out) es el aviso ordinario del inquilino de que se va, Notice (Termination) es una terminación anticipada y Notice (Eviction) es un desalojo. Las tres son Occupied, siguen facturando y cada una la impulsa su propio ticket.
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