Envío de correos electrónicos desde REDA
Puede enviar un correo electrónico a un inquilino, comprador, propietario o proveedor sin salir de REDA — directamente desde un registro de contacto u oportunidad — y cada envío queda registrado automáticamente en la línea de tiempo de ese registro, de modo que todo el equipo puede ver la correspondencia. Este artículo explica cómo enviar un correo desde un registro, cómo insertar una plantilla, cómo elegir la dirección de origen y qué sucede con el correo una vez enviado. Esta es la guía de correo uno a uno, a nivel de registro; el envío a muchas personas a la vez (la vía de correo masivo del consejo) se explica por separado y se enlaza al final.
Acceso que necesitará. Enviar correo requiere tener su propia dirección configurada en su perfil de Salesforce y la entregabilidad de correo habilitada a nivel de la organización — ambas las configura su administrador. También necesitará el acceso estándar al registro desde el que envía el correo (el acceso a Contactos y Cuentas se otorga a nivel de la organización).
Qué hace el envío de correo desde REDA
El sentido de enviar correo desde dentro de REDA es el contexto y la memoria. Usted le escribe a las personas desde el registro que las representa, y REDA guarda una copia en ese registro. Nadie tiene que rebuscar en una bandeja de entrada personal para saber qué se dijo — el envío queda en la línea de tiempo, visible para todos los que tengan acceso.
Enviar un correo desde un registro
Desde el redactor de Actividad de un registro, la pestaña Enviar correo electrónico le permite redactar contra registros de Contacto, Cuenta, Consulta y Oportunidad:
Consulte El calendario y la línea de tiempo de actividad para ver cómo aparece el correo enviado después.
Usar una plantilla de correo electrónico
Inserte una plantilla desde el selector de plantillas del redactor; el asunto y el cuerpo se completan previamente, y los campos de combinación se reemplazan por valores del registro — el nombre del contacto, la dirección de la propiedad, la fecha de inicio del contrato de arrendamiento, etc. Revise siempre el resultado antes de enviar: si un campo de origen del registro está vacío, su campo de combinación puede mostrarse en blanco o como marcador de posición, así que complételo en el registro (o escriba el valor) primero.
Las plantillas las administra un administrador — viven en la pestaña Plantillas de correo electrónico de REDA Admin, y su acceso se otorga a nivel de la organización. Como usuario final, usted inserta plantillas ya existentes; no las crea. Si necesita una plantilla nueva, pídasela a su administrador (consulte Administración de plantillas de correo electrónico).
La dirección de origen
De forma predeterminada, el correo se envía desde su propia dirección — el correo electrónico de su perfil de Salesforce. Si su administrador configuró direcciones de correo de toda la organización (una dirección compartida del equipo, como una bandeja de arrendamiento), puede elegir una de ellas como dirección de origen en su lugar.
Adónde va el correo después
Cada envío queda registrado como actividad completada en la línea de tiempo del registro, con el cuerpo completo disponible al expandirlo. Lo que sucede con las respuestas depende de su organización: capturar las respuestas entrantes de vuelta en el registro es una configuración a nivel de la organización (Enhanced Email o captura de actividades). Si su organización no lo configuró, las respuestas llegan solo a su propia bandeja de entrada — eso es una decisión a nivel de plataforma, no una función de REDA.
Enviar a muchos destinatarios
El redactor de Enviar correo electrónico es para correspondencia uno a uno. Para un envío masivo, REDA ofrece una vía distinta: la acción Correo masivo en un registro de Evento del Consejo, que envía correo a todos los participantes del evento a la vez. Se explica por separado porque depende de su propia configuración y necesita un acceso distinto:
| Enviar correo electrónico (registro) | Correo masivo (Evento del Consejo) | |
|---|---|---|
| Dónde | Cualquier registro de Contacto / Cuenta / Consulta / Oportunidad → Actividad → Enviar correo electrónico | Un registro de Evento del Consejo → acción Correo masivo |
| Destinatarios | Para / CC / CCO (contactos o escritos) | Los participantes del evento |
| Acceso | Acceso al registro + entregabilidad a nivel de la organización | REDA - Council Management Admin + entregabilidad |
| Se explica en | Este artículo | Envío de correo masivo a los participantes del consejo |
Ejemplo práctico: enviar un correo a David
La agente de arrendamiento Nadia Khan abre el contacto de David Okafor y hace clic en Enviar correo electrónico. Inserta la plantilla "Recordatorio de renovación de contrato" — los campos de combinación completan su nombre y la dirección de la unidad Meridian Court #101 — revisa que no haya espacios en blanco, adjunta el PDF de términos de renovación desde los Archivos de la oportunidad, y envía. El correo queda registrado en el Historial de actividades de David y del contrato de arrendamiento, visible para todo el equipo. Como esta organización no configuró una dirección compartida leasing@, el envío se realiza desde la propia dirección de Nadia — no hay un menú desplegable de origen entre el cual elegir. Cuando más adelante la junta de propietarios de la comunidad necesite notificar una reunión a todos los residentes, eso es un Correo masivo desde el Evento del Consejo — una vía distinta.
Qué sigue
- El calendario y la línea de tiempo de actividad — dónde aparece el correo enviado.
- Tareas, eventos y actividades en REDA — los demás tipos de actividad.
- Envío de correo masivo a los participantes del consejo — la vía de correo masivo.
- Administración de plantillas de correo electrónico — cómo se construyen las plantillas y los campos de combinación.
Preguntas frecuentes
Abra su Contacto (o la Oportunidad) → el área de Actividad → la pestaña Enviar correo electrónico → redacte y envíe. Queda registrado automáticamente en el registro.
La entregabilidad del correo electrónico y el correo de su perfil son configuraciones a nivel de la organización. Pídale a su administrador que confirme que estén habilitadas. (Son ajustes de la plataforma; consulte la documentación de Salesforce.)
Solo si su administrador configuró una dirección de correo electrónico de toda la organización; en ese caso, puede elegirla como dirección de origen. Si no hay ninguna configurada, el correo se envía desde su propia dirección.
Las plantillas las administra un administrador (REDA Admin → Plantillas de correo electrónico); usted inserta las ya existentes desde el redactor. Pídale a su administrador una plantilla nueva; consulte Administración de plantillas de correo electrónico.
El campo de origen en el registro está vacío. Complételo en el registro, o escriba el valor directamente en el correo, antes de enviarlo.
Solo si su organización tiene configurada la captura de correos entrantes (Enhanced Email o captura de actividades); de lo contrario, las respuestas llegan únicamente a su propia bandeja de entrada. Es una configuración a nivel de la organización.
Para los participantes de un consejo, use Correo masivo en el registro del Evento del Consejo; consulte Envío de correo masivo a los participantes del consejo.
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