Cómo funciona la facturación recurrente
La renta se factura sola en REDA — mes tras mes, sin que nadie emita una factura a mano. Este artículo explica el mecanismo detrás de eso: cuándo se genera la próxima factura, por qué REDA la emite antes de que empiece el período, y el comportamiento que genera más llamadas de soporte que cualquier otro — el inquilino al que le llegan dos facturas en su primer mes. También aprenderás las tres cosas que necesita un cargo recurrente antes de que pueda facturar, para que cuando alguien diga "anoche no se generó nada" sepas exactamente qué revisar. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Trabajar con los cargos y las facturas del contrato requiere el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User (o REDA - Master Data - Admin). Programar las ejecuciones en segundo plano es exclusivo de un administrador.
Las piezas en juego
Tres cosas deben alinearse para que la renta se facture automáticamente:
REDA factura por adelantado
Esta es la idea que explica casi todo lo que sigue: una ejecución factura el siguiente período, no el actual. REDA emite la factura antes de que empiece el período, para que el inquilino siempre tenga la cuenta en mano con anticipación. Lo que significa "el siguiente período" depende del período del cargo:
| Período del cargo | Ventana que factura una ejecución |
|---|---|
| Mensual | Del día 1 al final del siguiente mes calendario |
| Mensual, ciclo personalizado (por ejemplo, inicio 25 / fin 24) | Del día 25 del siguiente ciclo al día 24 del mes posterior |
| Semanal | La semana siguiente — siete días, a partir del primer día de la semana según la configuración regional de tu organización (domingo en la mayoría) |
| Diario | El propio día de procesamiento |
Un ciclo mensual personalizado es opcional: si una Leasing Rule define un día de inicio y fin mensual para el cargo (por ejemplo, 25 y 24), los períodos de facturación corren del 25 al 24 en vez de por mes calendario. Un período de cargo en blanco se trata como mensual.
¿Cuándo se recoge mi cargo?
Cada cargo recurrente lleva una Next Recurring Invoice Date — la fecha en la que una ejecución lo recogerá. Como REDA factura un ciclo por adelantado, esa fecha de recolección se ubica un ciclo antes del período que factura. La fecha la determina un día de proceso configurado en la Leasing Rule (el Recurring Invoice Process Day - M para los cargos mensuales; los cargos semanales usan el par - W, Recurring Invoice Process Day - W y Next Recurring Invoice Threshold Day - W, donde domingo es 1 y sábado es 7), y después de cada ejecución avanza sola: REDA marca el fin del período que acaba de facturar y recalcula la próxima recolección a partir de ahí. No mantienes esta fecha a mano.
Si alguna vez necesitas forzar la próxima factura a una fecha específica, el cargo tiene un Next Recurring Invoice Date Override. Configúralo y la siguiente ejecución lo usará.
La doble factura del primer mes (por diseño)
Este es el comportamiento que llena la cola de soporte, así que vale la pena ser claros: un inquilino que se muda avanzado el mes puede recibir dos facturas desde la primerísima ejecución — el tramo de mudanza y el mes completo siguiente, generados juntos el mismo día. Eso es intencional, no un error.
Por qué REDA lo hace: porque factura por adelantado. Imagina a un inquilino que se muda el día 28. Su período de mudanza es un tramo diminuto, y el siguiente mes empieza apenas unos días después. Si REDA facturara solo el tramo, al inquilino se le facturaría un mes completo nuevo un día o dos después, sin ningún margen. Por eso, en la primera ejecución de un cargo, si el contrato de arrendamiento empezó en la fecha límite de la Leasing Rule o después, REDA genera las dos facturas a la vez — el período del tramo (normalmente prorrateado), más el siguiente período completo.
Qué produce cada ejecución
Por cada período que factura, una ejecución crea una factura con:
- El monto — el monto neto del cargo, o el monto prorrateado cuando el período es parcial y Do Prorate está activado (consulta Prorrateo).
- Las fechas — fecha de facturación al inicio del período, fecha de vencimiento en la fecha de facturación más los días de gracia del código de cargo, y el período cubierto agregado al comentario de facturación como un rango entre corchetes.
- Agrupación en lotes — las facturas agrupables se combinan en una cuenta consolidada cuando dos o más comparten una clave de agrupación (consulta Facturas consolidadas).
- Un conteo de instancias — el contador de instancias generadas del cargo sube en uno por cada factura, así que una doble del primer ciclo lo avanza en dos.
REDA mantiene el par del primer ciclo como una unidad atómica: si una de las dos facturas no logra generarse, REDA elimina la otra para que nunca termines con solo la mitad de un primer ciclo. Las filas fallidas quedan registradas para que un administrador las revise.
Los trabajos deben programarse
Esto es crítico para la puesta en marcha: ninguna de las ejecuciones de facturación recurrente sale de fábrica ya programada. Un administrador las programa una vez, en la Admin Console, y hasta que lo haga, no se factura renta. Los períodos mensual, semanal y diario se programan como ejecuciones separadas. Consulta Programación de trabajos en segundo plano para saber cómo.
Lista de verificación: "¿Por qué no facturó?"
Cuando una factura que esperabas no aparece, recorre esta lista en orden — la causa casi siempre es una de estas:
| N.º | Verificación | Dónde |
|---|---|---|
| 1 | ¿Está marcado Create Opp Invoice? | El cargo |
| 2 | ¿El contrato de arrendamiento está activo para contabilidad? | El contrato de arrendamiento |
| 3 | ¿Hay una propiedad asignada al contrato de arrendamiento? | El contrato de arrendamiento |
| 4 | ¿El cargo es elegible para recurrencia (tiene fechas, o un objetivo de instancias)? | El cargo |
| 5 | ¿La fecha de próxima factura coincide con la fecha de la ejecución? (un día que se salta no se recupera) | El cargo |
| 6 | ¿La ejecución para ese período de cargo está realmente programada? | Admin Console → Scheduled Jobs |
| 7 | ¿Se registró algún error? | REDA Async Logs |
Si un contrato de arrendamiento no tiene fecha de inicio, la ejecución no puede construir una ventana de facturación y registra el error en lugar de generar algo: "Error durante el procesamiento de la factura de oportunidad."
Casos especiales
- Primera factura a pedido. Marcar Create Opp Invoice puede facturar de inmediato — un cargo recurrente se factura al instante si su próxima fecha es hoy o anterior; un cargo único se factura de inmediato (fecha de facturación hoy) y nunca se agrupa en un lote.
- Promociones con un número fijo de instancias. Una promoción configurada para facturar una cantidad fija sigue facturando hasta alcanzar ese número, y luego se detiene por sí sola.
- Cuándo se detiene la facturación por sí sola. Un cargo deja de facturar una vez que su ventana se cierra — la ejecución nunca factura más allá de la To Date del cargo, una Inactive Date si tiene una configurada (un cierre anticipado y definitivo, por ejemplo por un ticket de eliminación de cargo), o la fecha de fin calculada del contrato de arrendamiento, lo que ocurra primero. No apagas nada manualmente; es la ventana que se agota la que lo termina.
- Mudanza retrasada. Cuando pasa el día programado de mudanza pero el inquilino en realidad no se ha mudado, una ejecución dedicada factura un período de holdover adicional (esta ejecución también debe programarse).
- Renovaciones. Cerrar un ticket de renovación vuelve a marcar Create Opp Invoice en los cargos, así que la facturación continúa directo hacia el plazo renovado.
Ejemplo práctico: los dos primeros meses de Aisha
Contrato canónico: Aisha Rahman, Meridian Court #101, renta de 1,200.00/mes, Do Prorate activado, el contrato empieza el 2 de enero; el día límite de la Leasing Rule es el 15.
| Ejecución | Qué genera REDA |
|---|---|
| Primera ejecución (el cargo nunca se había facturado) | El contrato empezó el día 2 — antes del límite del día 15 — así que esta primera ejecución emite la factura del tramo de enero (2–31 de enero, prorrateada según Prorrateo) y, porque REDA factura por adelantado, la factura completa de febrero por 1,200.00 justo detrás. |
| Cada ejecución posterior | Factura un único mes siguiente. Una ejecución en febrero emite la factura de marzo por 1,200.00 que cubre del 1 al 31 de marzo; la fecha de próxima factura del cargo avanza a partir del último período facturado. |
Qué sigue
- Programación de trabajos en segundo plano — las ejecuciones deben programarse antes de que se facture cualquier renta.
- Cómo funciona la facturación en REDA — el modelo de doble activación detrás de la facturación.
- Prorrateo — cómo se calculan las facturas parciales de inicio y fin.
- Facturas consolidadas (lotes) — cómo se combinan las facturas agrupables.
- Facturas explicadas — cómo leer una factura generada, campo por campo.
Preguntas frecuentes
No — es por diseño. Cuando un contrato de arrendamiento empieza en la fecha límite de la regla o después, la primera ejecución crea juntas la factura del período de mudanza (normalmente prorrateada) y la factura del siguiente período, para que el inquilino tenga por adelantado la cuenta del mes próximo.
Verifica, en orden: si Create Opp Invoice está marcado, si el contrato de arrendamiento está activo para contabilidad, si la ejecución recurrente realmente está programada en la Admin Console, y si la fecha de próxima factura del cargo coincide con la fecha de la ejecución. Un día que se salta no se recupera automáticamente.
REDA factura por adelantado — cada ejecución factura el siguiente período para que el inquilino tenga la factura antes de que ese período comience.
En REDA Async Logs, dentro de la app REDA Admin. Un contrato de arrendamiento sin fecha de inicio, por ejemplo, registra "Error durante el procesamiento de la factura de oportunidad."
Sí — configura la anulación de la fecha de próxima factura en el cargo, y la siguiente ejecución la usará. No des por hecho que se borra sola después.
Los cargos recurrentes necesitan un rango de fechas: "Para el cargo recurrente, se deben proporcionar las fechas de inicio y de fin (rango de fechas)." La excepción es una promoción configurada con un número fijo de instancias, que en su lugar necesita una cantidad: "Las instancias recurrentes son necesarias para las promociones recurrentes del tipo de cálculo instancias fijas."
¿Te resultó útil?