Registrar el pago de un inquilino
El inquilino pagó — ¿cómo lo registras para que la factura aparezca saldada y el saldo baje? En REDA la respuesta es una sola acción en el contrato: Post Payment. Registra el dinero como un recibo y, si lo permites, aplica ese efectivo directamente a las facturas abiertas del inquilino. Este artículo te muestra la acción y lo que hace a los saldos del contrato. Es el camino corto — la mecánica contable completa vive en Registrar un pago (Post Payment), y este artículo de facturación deliberadamente te remite allí en lugar de duplicarla. No se asume ninguna experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Llegas al contrato con el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User (o un conjunto operativo equivalente). El pago en sí se registra en la extensión de contabilidad (REDA Financials en la configuración de referencia), así que registrarlo también requiere el acceso de usuario de esa extensión — tu administrador lo asigna por separado.
Qué hace Post Payment
La acción Post Payment abre una pantalla breve donde ingresas el importe recibido. Al terminar, REDA crea un recibo de caja contabilizado en la extensión de contabilidad — un registro permanente del dinero recibido — con la cuenta del inquilino como cliente y el banco y el libro mayor predeterminados de la entidad ya completados. No sales del contrato para hacer contabilidad; la acción lo hace por ti.
La pantalla ofrece una opción de aplicación automática (auto-apply). Déjala activada y REDA hace coincidir el efectivo con las facturas abiertas del inquilino, saldándolas en orden. Desactívala y el recibo se registra pero queda sin aplicar, para conciliarse más adelante. En cualquier caso, el pagador que se ofrece proviene de los contactos del contrato marcados como beneficiarios — en un contrato estándar, ese es el inquilino. (La lógica completa de elegibilidad del pagador se explica en el artículo de integraciones.)
Qué cambia en el contrato
Una vez que el recibo está contabilizado y aplicado, la extensión de contabilidad escribe el Received/Applied Amount de vuelta en la factura conciliada. Eso se refleja en las cifras de facturación que ya conoces:
Antes de registrar
Dos cosas hacen que un pago se registre sin fricciones:
- El contrato debe tener facturas abiertas contra las cuales aplicar el efectivo. Sin ninguna, el recibo igual se registra — simplemente queda como anticipo hasta que exista una factura con la cual conciliarlo.
- La cuenta del inquilino debe estar configurada en contabilidad — vinculada a una entidad con valores bancarios predeterminados — para que el recibo se contabilice. Ese es un requisito previo de integración que se resuelve una vez por cuenta; ver Activar una cuenta para contabilidad.
Si un pago rebota
Si un cheque o una transferencia se devuelve más adelante, anulas el recibo de caja en la extensión de contabilidad. Cuando la cuenta del inquilino está configurada para cobrar un cargo por pago rebotado (NSF), anular el recibo genera automáticamente una nueva factura de cargo, que vuelve a entrar en el flujo de facturación como cualquier otro cargo. La mecánica del manejo de NSF se explica en el artículo de integraciones — aquí basta con saber que el cargo aparece por sí solo.
El detalle contable vive en otro lugar
El motor de facturación de REDA se detiene en el límite de la cuenta por cobrar: emite facturas y registra lo que está pendiente, y Post Payment se conecta con la extensión de contabilidad, que es dueña del recibo, la aplicación de efectivo, el impuesto y los asientos del libro mayor. Este artículo cubre la acción y su efecto sobre los saldos del contrato — nada más. Para los valores predeterminados de la entidad, la elegibilidad del pagador, la mecánica de NSF y el manejo de anticipos, ve a Registrar un pago (Post Payment).
| Aspecto | Qué ocurre |
|---|---|
| Dónde empiezas | El registro del contrato → la acción Post Payment |
| Qué crea | Un recibo de caja contabilizado en la extensión de contabilidad (cliente = la cuenta del inquilino) |
| Opcional | Aplicar automáticamente el efectivo a las facturas abiertas del inquilino |
| Efecto en la factura | Se escribe el Received/Applied Amount → el Balance de la factura baja |
| Efecto en el contrato | Las fichas Total Outstanding y Net Outstanding bajan; el efectivo sin aplicar → Unapplied Payments |
| Si rebota (anulación) | Se factura automáticamente un cargo por NSF, cuando la cuenta está configurada para ello |
| Dueño del detalle | integrations/post-payment |
Ejemplo práctico: Aisha paga su alquiler
Aisha Rahman debe 1200,00 en su factura de alquiler vigente para Meridian Court #101. Paga en el mostrador. El agente abre su contrato, hace clic en Post Payment, ingresa 1200,00 y deja la aplicación automática activada. REDA registra un recibo de caja contabilizado y lo aplica a la factura abierta: el importe Received de la factura pasa a 1200,00, su Balance baja a 0, y la ficha Net Outstanding del contrato baja en 1200,00.
Ahora supongamos que en cambio paga 1500,00. Los primeros 1200,00 saldan la factura, y el remanente de 300,00 queda como Unapplied Payments — llevando el Net Outstanding del contrato a −300,00, la señal de que está en crédito. Ninguna de estas cifras se escribe a mano.
Qué sigue
- Registrar un pago (Post Payment) — el recorrido contable completo: valores predeterminados de la entidad, elegibilidad del pagador, NSF y anticipos.
- El libro mayor del inquilino y sus saldos — lee el saldo después de que un pago se aplica.
- Facturas explicadas — los campos Received y Balance en la propia factura.
- Cómo funciona la facturación en REDA — por qué los campos del lado del efectivo pertenecen a la extensión de contabilidad.
- Activar una cuenta para contabilidad — el requisito previo que permite contabilizar un recibo.
Preguntas frecuentes
Abre el contrato y usa la acción Post Payment. Registra un recibo de caja contabilizado en la extensión de contabilidad y, con la aplicación automática activada, salda por ti las facturas abiertas del inquilino.
El recibo se registró pero no se aplicó. Verifica que la aplicación automática estuviera activada, o aplica el efectivo a la factura en la extensión de contabilidad. Un recibo sin aplicar queda como anticipo hasta que se concilie.
Se convierte en Unapplied Payments (crédito sin aplicar). El Net Outstanding del contrato pasa a negativo para mostrar que el inquilino está en crédito, y el excedente se aplica a su próxima factura.
Si la cuenta está configurada para cobrar un cargo por pago rebotado (NSF), anular el recibo genera automáticamente una factura de cargo, que vuelve a entrar en la facturación como cualquier otro cargo.
No — ese campo pertenece a la extensión de contabilidad, que es dueña de la aplicación de efectivo. Registra el pago mediante Post Payment (o en la extensión); REDA nunca escribe esa cifra directamente.
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