Instantáneas mensuales y analítica de ocupación

Una instantánea de conciliación responde dos preguntas sobre una unidad para un mes determinado: ¿facturó lo que debía? y ¿qué tan ocupada estuvo, y a qué valor? Captura ambas cosas como un registro permanente que puedes analizar a lo largo del tiempo — una auditoría de facturación más analítica de ocupación, una por propiedad y por mes. Este artículo te muestra cómo leer una instantánea (la auditoría Programado versus Facturado y las métricas de ocupación, cada fórmula explicada en palabras simples), cómo elegir entre el modo estándar y el avanzado, cómo generar una a demanda y — lo que más sorprende a la mayoría de los equipos — que el trabajo mensual no se ejecuta de forma predeterminada y primero debe ser programado por un administrador.

Qué es una instantánea

Una instantánea es un único registro para una propiedad y un mes. Su nombre es el período, escrito en formato YYYY-MM — así, 2026-01 es enero de 2026 para esa propiedad. En ella, REDA registra lo que debía haberse facturado, lo que realmente se facturó, la diferencia y un conjunto de cifras de ocupación y pérdida para el mes. Las instantáneas se reconstruyen a demanda: generar una para un mes que ya existe la reemplaza, de modo que las cifras siempre reflejan la facturación más reciente.

Como una instantánea es un registro mensual, una propiedad va acumulando una fila por mes — un historial que puedes recorrer hacia abajo para detectar el mes en que se deslizó la facturación, o el mes en que cayó la ocupación.

La auditoría de facturación: Programado versus Facturado

El núcleo de la auditoría es la comparación de dos cifras:

REDA convierte esa brecha en un veredicto simple. Audit Status muestra Matched cuando la varianza es menor a un centavo (|varianza| < 0.01), y Action Required en caso contrario. Es decir, "Matched" significa que la unidad facturó exactamente lo que debía, hasta el centavo; "Action Required" significa que no fue así, y el mes vale la pena revisarlo — una factura omitida, un cambio a mitad de mes o una nota de crédito manual. Existe además una casilla Is Reconciled ? independiente, para que una persona la marque una vez que haya revisado la fila.

La analítica de ocupación

Además de la auditoría, cada instantánea captura qué tan ocupada y qué tan valiosa fue la unidad ese mes. Cada cifra es una razón simple de días o montos — aquí tienes cada una en palabras, con un ejemplo calculado para un enero de 31 días en una unidad cuya renta de mercado es 1.550,00 y renta contratada es 1.500,00:

Loss to Lease es la brecha entre lo que la unidad podría obtener al valor de mercado y lo que realmente tiene contratado, por los días que estuvo arrendada — aquí, 50,00 que se dejaron de percibir al rentar en 1.500 frente a un mercado de 1.550. Puede llegar a ser negativa: un Loss to Lease negativo simplemente significa que estás facturando por encima del mercado para esa unidad. Vacancy Loss es el valor de mercado de los días vacíos — cero aquí porque la unidad estuvo ocupada todo el mes. La instantánea también almacena el Leasing Status y el Market Rent de la propiedad para que puedas analizar su tendencia.

Modo estándar versus avanzado

Por defecto, una propiedad produce una fila de instantánea por mes — la unidad completa en un solo registro. Activa la configuración Advanced Reconciliation Snapshot de una propiedad y REDA en cambio produce una fila por código de cargo (renta, amenidad, administrativo, promoción — resueltos a partir de la configuración de la propiedad). La fila del cargo de renta queda marcada (Is Rent Snapshot) y es la única fila que lleva las métricas de ocupación y pérdida; en las demás filas de código de cargo, Physical y Economic Occupancy, Loss to Lease y Vacant Days quedan vacíos por diseño.

Qué propiedades reciben instantáneas

Una propiedad solo se incluye si cumple dos requisitos previos — revísalos cuando falte una unidad en la ejecución:

Generación de instantáneas

Hay dos formas de producir instantáneas, y ambas reconstruyen en lugar de duplicar:

La acción Create Reconciliation Snapshot genera una instantánea para una propiedad y un mes; el valor ingresado debe ser un mes en formato YYYY-MM. Si ingresas otra cosa, REDA lo rechaza:

Las instantáneas siguen las mismas reglas de fecha en las que se apoya la auditoría, y REDA las aplica literalmente si alguna vez creas una a mano:

Programar el trabajo mensual (configuración obligatoria)

Un administrador lo programa desde la Consola de administración de REDA → Scheduled Jobs. El horario predeterminado del catálogo es el día 1 de cada mes a las 6:00 a. m. (en la zona horaria del programador). Al ejecutarse, procesa el mes anterior para cada propiedad marcada, en lotes, y registra cualquier falla en un log sin detener las filas correctas. El catálogo completo de trabajos y una lista de verificación para la puesta en marcha están en Programación de tareas en segundo plano — configura esto como parte de la puesta en marcha para que tu historial de ocupación comience a acumularse desde el primer día.

Ejemplo práctico: Meridian Court, enero de 2026

Meridian Properties revisa las instantáneas de enero para Meridian Court (31 días). La renta de mercado de cada unidad es 1.550,00 y su renta contratada 1.500,00:

Al recorrer el historial, el Action Required de la unidad #102 marca la factura de enero que se omitió. Una vez corregida la facturación, Meridian regenera la instantánea 2026-01 para #102 — la fila anterior se reemplaza y, con la factura ya presente, ahora indica Matched. En modo avanzado, #101 con un cargo de renta y un cargo de amenidad produciría dos filas: la fila de renta con todas las métricas de ocupación anteriores, y la fila de amenidad auditando solo sus propias cifras de programado versus facturado.

Una única instantánea para la unidad #101, período 2026-06: el encabezado muestra el estado de auditoría (Matched), mientras que la sección de Ocupación registra 30 días arrendados, cero días vacantes y 100% de ocupación física y económica.

Referencia: los campos de la instantánea

Qué sigue

1. Programación de tareas en segundo plano — configuración obligatoria: programar el trabajo mensual de instantáneas.
2. Conciliación de gastos: conceptos — el otro motor, que recupera costos en lugar de auditarlos.
3. Cómo funciona la facturación recurrente — por qué Scheduled e Invoiced pueden diferir.
4. Prorrateo — el interruptor de mes de 30 días que da forma a Scheduled Charges.
5. Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios — el lado orientado al propietario, donde la ocupación y la facturación alimentan lo que el propietario ve cada período.
6. Administración de propiedades por terceros en REDA — dónde encaja el reporting al propietario en el panorama general.

Preguntas frecuentes