Facturas consolidadas (lotes)
Cuando la renta, el estacionamiento y un par de cargos recurrentes más se facturan el mismo día, un inquilino no debería recibir cuatro facturas separadas — debería recibir una sola. Esa factura consolidada es un lote (su registro es un Opp Invoice Batch), y REDA lo genera automáticamente durante la ejecución recurrente. Este artículo explica cuándo se crea un lote, por qué algunas facturas se unen a él y otras no, cómo leer sus montos acumulados, y por qué a veces REDA no te deja eliminar uno. No se asume experiencia previa con REDA; cada término se define en el momento en que aparece.
Acceso que necesitarás. Crear y editar lotes requiere el conjunto de permisos REDA - Invoice Management Admin o REDA - Property Leasing User; REDA - Invoice Management Read Only puede verlos pero no modificarlos.
Qué es un lote
Un lote es una única factura consolidada que se antepone a varias facturas del mismo ciclo en el mismo contrato de arrendamiento. En lugar de que un inquilino reciba un documento separado para la renta, otro para el estacionamiento y otro para un cargo de servicio — todos fechados el mismo día — REDA los agrupa bajo un solo registro cuya descripción dice "Periodic Rental Charges." Las facturas individuales siguen existiendo por debajo; el lote es el contenedor que las presenta y las totaliza como una sola.
El lote no reemplaza a sus facturas miembro — las referencia y acumula sus montos. Todo lo que esperarías de una sola factura (un monto combinado, una fecha de vencimiento, un saldo) se lee en el lote, mientras que cada factura conserva su propio detalle.
Cuándo REDA crea un lote
Solo la ejecución recurrente crea lotes — la misma ejecución que genera las facturas recurrentes (consulta Cómo funciona la facturación recurrente). Al generar las facturas de un período, agrupa las que pertenecen juntas. Dos condiciones determinan la agrupación.
Primero, la factura debe ser agrupable. Eso proviene de su código de cargo: el interruptor Group Invoices del código debe estar activado, el código no debe ser un código de traspaso, y el monto de la factura debe ser mayor que cero.
Segundo, al menos dos facturas agrupables deben compartir la misma clave de agrupación. La clave tiene siete partes:
Si dos o más facturas coinciden en las siete, REDA crea un lote y las incluye en él. Una factura agrupable solitaria, sin coincidencia, se mantiene independiente — nunca se crea un lote para una sola factura.
Lo que nunca se agrupa en un lote
Algunas facturas nunca se unen a un lote, sin importar la clave:
| Factura | ¿Se agrupa? |
|---|---|
| Una factura única (no recurrente) | Nunca — solo la ejecución recurrente agrupa en lotes |
| Una factura cuyo código tiene Group Invoices desactivado | No |
| Una factura cuyo código es de traspaso | No |
| Una factura con un monto de cero o menos | No |
| Una factura agrupable sola en su clave | No — se mantiene independiente |
| Dos o más facturas agrupables que comparten la clave completa | Sí |
Cómo leer un lote
La cifra principal de un lote es su Base Amount — la suma de los montos base de sus facturas miembro, acumulada automáticamente. Nunca la escribes tú: cada vez que se agregan, quitan o re-calculan facturas miembro, REDA la vuelve a calcular. Alrededor de esa cifra están los valores del lado del efectivo que mantiene la extensión contable — los montos de Tax, Received/Applied, Waived y Adjustment — y dos totales calculados:
- Total Amount = Base Amount + Tax.
- Balance = (Base Amount + Tax) − (Received + Waived + Adjustment) — lo que todavía se debe de la factura consolidada.
Un campo del lote, Create Accounting Entry, es la señal que observa la extensión contable para generar una factura de venta consolidada a partir del lote. La ejecución recurrente lo activa después de haber insertado las facturas miembro — así que un lote capturado en el instante de su creación puede mostrarlo desactivado por un momento. Eso es normal; la misma ejecución lo activa. (El registro contable en sí pertenece a la extensión contable — consulta el resumen de integración con REDA Financials.)
Reglas de membresía
Una factura miembro debe mantenerse alineada con su lote. Si intentas editar un miembro de forma que ya no coincida con la cuenta, la cuenta por cobrar, la propiedad, el contrato de arrendamiento, la fecha de facturación o la fecha de vencimiento del lote, REDA bloquea el cambio:
El marcador de membresía en el lote de la factura se mantiene por ti — y se borra automáticamente si el lote llega a eliminarse legítimamente, liberando la factura de vuelta a su estado independiente.
Eliminar un lote o sus facturas
Los lotes y sus miembros quedan protegidos en cuanto interviene el dinero. Esto es lo que está permitido y lo que no:
| Intento | Resultado | Mensaje |
|---|---|---|
| Eliminar una factura que está en un lote | Bloqueado | "This Opp Invoice cannot be deleted." |
| Eliminar una factura con dinero aplicado | Bloqueado | "This Opp Invoice cannot be deleted." |
| Eliminar una factura independiente sin tocar | Permitido | — |
| Eliminar un lote con dinero aplicado | Bloqueado | "Este lote de facturas de oportunidad no se puede eliminar." |
| Eliminar un lote sin tocar | Permitido — sus facturas se liberan y sobreviven | — |
En resumen: un lote sin tocar puede disolverse — eliminarlo borra el marcador de membresía en sus facturas, que sobreviven por su cuenta — pero en cuanto aterriza un pago, una condonación o un ajuste, el lote queda bloqueado. Para quitar una factura miembro primero debes disolver el lote, y eso solo es posible mientras siga sin tocar.
Ejemplo práctico: la factura de abril de Omar
El contrato de arrendamiento de Omar Haddad en Meridian Court #205 factura tres cargos en la ejecución de abril, todos con fecha de facturación 1 de abril y fecha de vencimiento 6 de abril:
- Renta 3,000.00 — agrupable.
- Estacionamiento 150.00 — agrupable.
- Servicios 120.00 — un código de traspaso.
Renta y estacionamiento comparten la clave de agrupación completa — misma cuenta, cuenta por cobrar, propiedad, contrato de arrendamiento, fechas, y sin ticket — así que REDA los agrupa en un lote: un lote con Base Amount 3,150.00 y la descripción "Periodic Rental Charges." La factura de servicios es de traspaso, así que nunca se une a un lote y queda por su cuenta.
Más tarde, la extensión contable registra el lote y Omar paga 3,150.00. Ahora el Balance del lote es 0 mientras su Total es 3,150.00 — se ha aplicado dinero, así que el lote queda bloqueado y "Este lote de facturas de oportunidad no se puede eliminar." Si no hubiera llegado ningún pago, el lote recién creado podría haberse disuelto y sus dos facturas se habrían liberado.
Referencia de campos del lote
| Campo | Origen | Significado |
|---|---|---|
| Opp Invoice Batch # | Autonumeración | La identidad del lote. |
| Oportunidad | Enlace | El contrato de arrendamiento que se factura. |
| Account | Búsqueda (obligatorio) | Cuenta a la que se factura — debe coincidir con los miembros. |
| Receivable Account | Búsqueda (obligatorio) | Entidad que recibe — debe coincidir con los miembros. |
| Property | Búsqueda (obligatorio) | Propiedad facturada — debe coincidir con los miembros. |
| Billing Date / Due Date | Fechas | Fechas del ciclo — deben coincidir con los miembros. |
| Description | Por defecto "Periodic Rental Charges" | La etiqueta de la factura consolidada. |
| Create Accounting Entry | Lo activa la ejecución después de insertar los miembros | La señal de registro contable para la extensión contable. |
| Base Amount | Acumulación automática | Suma de los montos base de las facturas miembro. |
| Tax / Received / Waived / Adjustment Amount | Mantenido por la extensión | Los valores del lado del efectivo. |
| Total Amount | Calculado | Base Amount + Tax. |
| Balance Amount | Calculado | (Base + Tax) − (Received + Waived + Adjustment). |
Qué sigue
- Cómo funciona la facturación recurrente — la ejecución que crea los lotes.
- Códigos de cargo — los interruptores Group Invoices y de traspaso que deciden la agrupación en lotes.
- Facturas explicadas — cómo leer una factura miembro individual.
- Cómo funciona la facturación en REDA — el modelo mental detrás de todo esto.
Preguntas frecuentes
Agrupar en un lote requiere que el código tenga Group Invoices activado, que no sea de traspaso, que el monto sea mayor que cero, y que al menos dos facturas compartan la clave de agrupación completa — cuenta, cuenta por cobrar, propiedad, contrato de arrendamiento, fecha de facturación, fecha de vencimiento y ticket. Cualquier diferencia (por ejemplo, distintos días de gracia que generan una fecha de vencimiento distinta) deja la factura fuera.
Solo existía una factura agrupable. REDA crea un lote únicamente cuando al menos dos facturas comparten la clave; una factura sola se mantiene independiente.
"Este lote de facturas de oportunidad no se puede eliminar." — se ha aplicado dinero, por lo que su saldo ya no es igual a su total y el lote queda bloqueado. Solo un lote intacto puede disolverse.
"This Opp Invoice cannot be deleted." — pertenecer a un lote bloquea la factura. Primero debes disolver el lote, algo que solo es posible mientras siga intacto.
"La cuenta por cobrar, la cuenta, la propiedad y la fecha de facturación del lote deben ser las mismas que las del registro de factura del opp." Una factura miembro debe mantenerse alineada con su lote en esos campos.
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