Crear un contrato de arrendamiento
La mayoría de los contratos de arrendamiento en REDA nacen automáticamente: cuando alguien convierte una consulta de arrendamiento, REDA crea el inquilino, el contacto y el contrato en un solo paso. Pero con frecuencia necesitarás iniciar un contrato directamente: un cliente que llega sin cita previa, un contrato que nunca se registró como consulta, o un segundo contrato para un inquilino que ya conoces. Este artículo enseña ese camino deliberado: la acción New Lease, el puñado de decisiones que importan al crearlo, y todo lo que REDA completa por ti en el momento en que guardas. No se asume experiencia previa con REDA; cada término se define a medida que aparece.
Acceso que necesitarás. Crear un contrato de arrendamiento requiere el conjunto de permisos REDA - Property Leasing User; los administradores del sistema pueden usar REDA - Master Data - Admin en su lugar. También necesitas acceso a las cuentas y contactos del inquilino, que tu administrador otorga por separado.
Dos formas en que nace un contrato de arrendamiento
Hay exactamente dos formas en que se origina un contrato de arrendamiento, y elegir la correcta ahorra retrabajo:
| Camino | Úsalo cuando | Qué hace por ti |
|---|---|---|
| Convertir una consulta (el camino habitual) | El inquilino llegó como una consulta de arrendamiento capturada que aún no se ha convertido | Crea la cuenta del inquilino, el contacto, el contrato de arrendamiento y el rol de contacto principal en un solo guardado |
| New Lease (este artículo) | Un contrato no vinculado a una consulta sin convertir: un cliente que llega sin cita previa, o un segundo contrato para un inquilino existente | Abre un contrato nuevo que completas tú mismo; tú aportas la cuenta del inquilino |
Ambos producen el mismo resultado: un contrato que se abre en la etapa Application - New, listo para cargos y aprobación. Si el inquilino ya existe como consulta, prefiere convertir la consulta: construye los registros relacionados por ti. Todo lo que sigue cubre el camino directo.
Antes de empezar
Tres cosas deben existir para que un contrato funcione de principio a fin. Dos las eliges al crearlo; la tercera se asigna por defecto, pero debe estar configurada de antemano.
Recorrido: la acción New Lease
Desde la pestaña Oportunidades, haz clic en New Lease y avanza por el diálogo guiado:
Application - New y completa el resto por ti; lo cubrimos a continuación.Qué completa REDA en el momento en que guardas
Un contrato nuevo nunca es un registro en blanco. Apenas guardas, REDA rellena un conjunto de campos para que no tengas que buscarlos:
| Tú defines | REDA define por ti al guardar |
|---|---|
| Account Name (inquilino) | Stage = Application - New |
| Property | Nombre del contrato, compuesto a partir del inquilino y la unidad |
| Primary Contact | Leasing Rule: la regla de la propiedad, o la regla predeterminada de la región si la propiedad no tiene ninguna |
| Lease Start / End Date, Term (Months) | Commission Rule, a partir de la predeterminada de la propiedad |
| — | Parent Property, Property Type, Region, Neighbourhood — copiados de la propiedad |
El inquilino, la propiedad y la regla
Tres decisiones al crear el contrato guían silenciosamente todo lo que sigue:
- La cuenta del inquilino es la facturada en cada factura y el ancla de la cuenta corriente del inquilino (ver El Libro Mayor del Inquilino y sus Saldos). Elige la cuenta correcta, no solo el nombre correcto.
- La propiedad se bloquea en cuanto existen cargos. REDA impedirá un cambio posterior con "La propiedad no se puede cambiar en oportunidad de arrendamiento si se definen cargos de oportunidad." Elige la unidad correcta antes de armar el libro de cargos.
- La regla — asignada por defecto a partir de la propiedad — rige silenciosamente la cadencia de facturación, el prorrateo, los recargos por mora, el comportamiento de mes a mes y las renovaciones. Configura correctamente la regla de la propiedad de antemano y el contrato la heredará bien.
Después de la creación
Justo después de guardar, el contrato queda en Application - New sin cargos. Siguen dos cosas:
Ejemplo práctico: el contrato de Aisha
Estás creando un contrato de arrendamiento para la inquilina Aisha Rahman en Meridian Court #101, una unidad propiedad de Continental Holdings. Abre New Lease, selecciona Aisha Rahman como cuenta del inquilino, selecciona Meridian Court #101 como propiedad, define Lease Start 1 ago 2026 y un plazo de 12 meses (Lease End 31 jul 2027), y guarda.
REDA abre el contrato en Application - New, lo nombra según Aisha y la unidad, asigna por defecto la Leasing Rule a partir de la propiedad (la regla residencial de Meridian) y copia el tipo de propiedad y la región al contrato. Todavía no hay cargos, así que a continuación haces clic en Terms & Charges, y la línea de renta se resuelve en 1,200.00 por mes a partir del rent card de la propiedad. Desde ahí el contrato está listo para completarse y enviarse a aprobación.
Referencia: reglas que pueden bloquear el guardado
Estas son las validaciones que REDA aplica al crear o avanzar un contrato, citadas exactamente como aparecen en pantalla:
| Cuándo | Qué muestra REDA |
|---|---|
| Avanzar un contrato ganado sin cuenta de inquilino | "Se requiere una cuenta para actualizar una oportunidad." |
| Pasar a una etapa de ocupación o de aviso sin fecha de inicio | "Debe proporcionar el valor de la fecha de inicio del arrendamiento antes de actualizar la etapa." |
| Cambiar la propiedad después de que existan cargos | "La propiedad no se puede cambiar en oportunidad de arrendamiento si se definen cargos de oportunidad." |
Qué sigue
- Configuración de cargos del contrato — arma el libro de cargos que necesita el nuevo contrato.
- De la solicitud a la mudanza — avanza el contrato a lo largo de todo su ciclo de vida.
- El registro del contrato de arrendamiento — qué significa cada campo y pestaña del contrato.
- Conversión de consultas — el camino habitual que crea el contrato por ti.
- Normas de arrendamiento — la regla que REDA asigna por defecto al contrato.
- Contratos de arrendamiento hijos — agrega unidades adicionales bajo un contrato maestro.
Preguntas frecuentes
Convierte cuando el inquilino llegó como una consulta de arrendamiento capturada que aún no se ha convertido; la conversión también crea la cuenta, el contacto y el rol de contacto principal por ti. Usa New Lease para un contrato no vinculado a una consulta sin convertir, como un cliente que llega sin cita previa o un segundo contrato para un inquilino existente. Ambos producen el mismo contrato en Application - New.
La consulta necesita su propia Move In Date y Lease Term (Months) antes de poder convertirse. REDA muestra: "La fecha de mudanza y los términos del contrato de arrendamiento deben proporcionarse antes de convertir la consulta de arrendamiento." Completa ambos en la consulta y luego conviértela.
Una vez que el contrato se marca como ganado, la cuenta es obligatoria: "Se requiere una cuenta para actualizar una oportunidad." Define la cuenta del inquilino desde la creación para que siempre esté en su lugar.
La propiedad se bloquea en cuanto existe el libro de cargos: "La propiedad no se puede cambiar en oportunidad de arrendamiento si se definen cargos de oportunidad." Elige la unidad correcta antes de agregar cualquier cargo.
REDA asigna la regla por defecto a partir de la Leasing Rule propia de la propiedad, o de la regla predeterminada de la región si la propiedad no tiene ninguna. Nunca la eliges a mano al crear el contrato.
REDA compone el nombre del contrato a partir del contacto principal y la unidad, de modo que los registros se mantengan coherentes y fáciles de buscar. No lo escribes tú (a menos que tu administrador haya configurado una anulación del nombre).
No. Los valores de mora y de mes a mes se copian desde la Leasing Rule cuando el contrato pasa a ser facturable, no en un borrador recién creado en la etapa Application. Que la sección de mora esté vacía en un contrato nuevo es lo esperado.
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