El registro del contrato de arrendamiento

Esta es la idea más importante del arrendamiento en REDA: el registro del contrato de arrendamiento y el registro de Oportunidad son el mismo registro. Cuando abres un "contrato de arrendamiento" en REDA, entras a una Oportunidad — el hub de negocios único de REDA — que además de eso lleva las fechas del contrato, un plazo, un inquilino, un monto de renta y un interruptor de facturación. Todo lo demás en la vida del contrato — sus cargos, sus facturas, sus tickets, sus inspecciones, su acceso al portal del residente — cuelga de ese único registro. Este artículo es un recorrido guiado por él: cómo leer la Stage como el estado del contrato, dónde vive cada bloque de información y qué campos completa y mantiene REDA por ti para que nunca contradigas la automatización editándolos a mano. No se asume experiencia previa con REDA.

Un registro, un contrato

Una Oportunidad es el único objeto de "negocio" de REDA, y adopta una cara distinta para cada línea de negocio a través de su tipo de registro. El tipo de registro Leasing es el contrato de arrendamiento: lleva las fechas del contrato, el plazo, la cuenta del inquilino, el cargo de renta, la política de recargo por mora y de mes a mes, y los vínculos con cualquier contrato padre o hijo. Como el contrato y el negocio son un mismo registro, no hay un "objeto de contrato" aparte que conciliar — REDA mantiene toda la historia en un solo lugar.

REDA incluso nombra el contrato por ti. En lugar de escribir un nombre, defines el inquilino y la unidad, y REDA compone el nombre del registro a partir del contacto principal y la propiedad (por ejemplo, el nombre del inquilino seguido de la unidad arrendada). Solo sobrescribes el nombre en el raro caso de que necesites una etiqueta personalizada.

El ciclo de vida del contrato de un vistazo

Un contrato avanza por una escalera fija de Stages, que se muestra como un Path en la parte superior del registro. Leer la Stage te dice exactamente en qué punto de su vida está el contrato. Para un contrato de arrendamiento, las etapas son:

Application - New → Application - Completed → Application - Approved → Application - Denied / Application - Cancelled → Agreement - In Process → Occupied - Pending Move In → Occupied - No Notice → Occupied - Notice (Move Out) / Occupied - Notice (Termination) / Occupied - Notice (Eviction) → Expired

Tú conduces a mano las primeras etapas de solicitud. La mayoría de las transiciones posteriores las escriben por ti los tickets — las listas de verificación cortas y rastreadas que REDA crea en cada hito (los tickets Lease Agreement, Move In, Renewal, Move Out, Eviction y Termination). Tú trabajas el ticket, y el ticket mueve el contrato.

Dos de estas etapas también activan interruptores ocultos de los que depende el resto de REDA — el más importante se describe más abajo en el recorrido de anatomía.

El recorrido de anatomía

Los bloques que recorre el tour, en orden. Lease Dates está completo — inicio, fin y vencimiento coinciden — mientras que Renewal Details está vacío porque este contrato aún no se ha renovado. Aquí el vacío significa algo, no es un dato faltante.

El registro del contrato está organizado en bloques de campos relacionados. Aquí está para qué sirve cada bloque y qué etiquetas buscar. Donde una etiqueta termina en (Sys), REDA mantiene ese campo automáticamente — léelo, nunca escribas en él.

Inquilino y personas

El Account Name es la cuenta del inquilino — normalmente se define al convertir una consulta en el contrato. Se vuelve obligatorio una vez que el contrato se gana, así que REDA impedirá guardar sin él. Primary Contact es la persona principal del contrato; alimenta el nombre auto-compuesto del contrato y se propaga a cualquier contrato hijo. Las personas adicionales (co-firmantes, ocupantes, garantes) se registran como Contact Roles en el contrato; un rol nuevo en un contrato toma por defecto Lessee. Si un tercero paga parte de la renta, Subsidizer Account y Subsidy Amount capturan quién y cuánto, y ese subsidio lo heredan todos los cargos.

Fechas y plazo

Las fechas centrales son Lease Start Date, Lease End Date y Lease Term (Months). A partir de ellas REDA deriva Lease Expiration Date — el ancla que usa para detectar el holdover y la facturación mes a mes. El vencimiento es el Renewed Till Date si el contrato fue renovado, o el Lease End Date si no. Actual Move In Date se sella cuando cierra el ticket Move In, y Actual Move Out Date cuando se completa una desocupación, desalojo o terminación; Scheduled Move In Date y Scheduled Move Out Date son los gemelos de planificación que se definen antes en cada flujo. Renewed Till Date y Renewal Agreement los escriben los tickets de renovación, y Agreement Signed On se sella cuando el ticket Lease Agreement se firma y se cierra.

Renta

El campo de búsqueda Leasing Rule (Regla de arrendamiento) conecta el contrato con su motor de políticas (ver Normas de arrendamiento: el motor de políticas); toma por defecto la regla de la propiedad, o la regla predeterminada de la región si la propiedad no tiene una. Current Rent Charge es el puntero de REDA hacia la línea de renta activa del contrato — toma por defecto el primer cargo de renta recurrente con un monto mayor a cero y se actualiza en cada aniversario plurianual. Current Rent es el monto neto de ese cargo, y Rent Variance es la renta de mercado de la propiedad menos la renta actual (un número positivo significa que el inquilino paga por debajo del mercado). Max Rent Amount registra el techo cuando aplica uno.

Política de recargo por mora y de mes a mes

El contrato lleva su propia copia de la política de recargo por mora y de mes a mes (holdover) — campos como Late Fee Calculation, Late Fee On, Late Fee %, Late Fee Charge Days, MTM Fee Type y MTM Fee. Estos valores se copian de la Leasing Rule del contrato. Es importante notar que REDA los vuelve a copiar de la regla cada vez que se guarda un contrato activo, así que las ediciones a nivel de contrato en estos campos no se mantienen — la explicación completa y la lista exacta de campos están en Normas de arrendamiento: el motor de políticas.

Saldos y totales acumulados

Aquí viven dos tipos de cifras. Total Charge Amount (Not Exact) suma el chargebook configurado; su nombre es un recordatorio deliberado de que ignora el prorrateo, así que es indicativo, no una factura. El dinero autoritativo vive en los campos de saldo: Invoices Outstanding Balance e Invoice Batches Outstanding Balance se acumulan en Total Outstanding Balance, y Net Invoice(s) Balance neto de prepagos y crédito no aplicado — una cifra negativa significa que el inquilino pagó de más. Prepayments y Unapplied Credit Amount los mantiene el motor contable de REDA, así que trátalos como de solo lectura.

Indicadores del sistema

Un puñado de casillas (Sys) resume el estado del contrato para que el resto de REDA pueda actuar en función de él. La que hay que conocer por nombre es Accounting Active (Sys) — la compuerta maestra del motor de facturación de arrendamiento. Se activa cuando el contrato llega a Occupied - Pending Move In y se desactiva en Expired, y mientras está activa, la renta recurrente, los recargos por mora, los cargos de mes a mes, el reconocimiento de renta lineal, el aprovisionamiento del portal del residente y los pagos de referidos dependen todos de ella. Is Active (Sys), Won e IsClosed completan el panorama para los informes. Nunca configuras estos campos tú mismo — REDA los recalcula en cada guardado.

La banda Ledger Summary en la parte superior

La banda en su sitio, sobre el contrato que describe. Total Outstanding y Net Outstanding coinciden en $3,950.00 justamente porque no hay nada sin aplicar — cuando esas dos cifras se separan, las dos fichas del medio son las que explican la diferencia.

Antes de bajar hasta los bloques de campos, el registro del contrato muestra una banda Ledger Summary — una fila de indicadores que te da la posición de dinero del inquilino de un vistazo, sin abrir la pestaña de contabilidad. Léelos como el titular; el detalle siempre vive en las facturas más abajo.

Estos indicadores los mantiene REDA a partir de las facturas y pagos del contrato — nunca escribes en ellos. Cuando un inquilino llama por su saldo, el indicador Net Outstanding suele ser el número al que se refiere.

Las pestañas del registro

En la parte superior del registro del contrato hay un Path sobre la Stage; debajo, un conjunto de pestañas organiza todo lo vinculado al contrato:

En la parte superior del registro también encontrarás acciones rápidas para tareas comunes: Terms & Charges (el editor de cargos), Submit for Approval, New Ticket, New Booking, Account Ledger (abre el estado de cuenta completo del inquilino), Post Payment (registra un pago contra el contrato), New Lease, Add Child Lease(s), Calculate Straight-Line Schedule y Reset Lease. Reset Lease borra los cargos, tickets y facturas del contrato y lo devuelve a Application - New — solo está disponible antes de que el inquilino se haya mudado.

Ejemplo trabajado: leyendo el contrato de Aisha

Toma un contrato en vivo y léelo de arriba abajo. Aisha Rahman tiene un contrato de 12 meses en Meridian Court #101 a 1,200.00 por mes, con inicio el 1 ago 2026, en un edificio propiedad de Continental Holdings. El contrato está en Occupied - Pending Move In. Esto es lo que dice cada bloque:

En la pestaña Tickets verías un ticket Move In abierto; al cerrarlo se sellará la Actual Move In Date y el contrato avanzará a Occupied - No Notice. Ese recorrido completo se explica paso a paso en De la solicitud a la mudanza.

Un registro de contrato de arrendamiento — el contrato de Aisha Rahman en Meridian Court #101. El encabezado lleva el Stage Path a lo largo de todas sus etapas; aquí el contrato está en Application - New, la primera etapa. El Record Type es Leasing, con la cuenta, el monto y la fecha de cierre debajo.

El contrato de Aisha Rahman (Meridian Court #101) ahora en vivo en Occupied - No Notice — el chip resaltado está bien avanzado en el Path. Debajo, la banda Ledger Summary muestra Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding y Total Liabilities, y los Related List Quick Links exponen Opp Invoices, Cargos de la oportunidad, Pets y Vehicles.

La pestaña Details del contrato de Aisha Rahman. El bloque de inquilino lleva Account Name, Primary Contact, Property (Meridian Court #101), Property Type y Leasing Rule; el bloque de plazo muestra Approval Status Approved, Close Date (01/08/2026) y Stage Occupied - No Notice.

La pestaña Accounting del contrato, listando sus Opp Invoices — tres facturas mensuales de renta de $1,200.00 (facturación 01/08, 01/09 y 01/10/2026) más una factura de orden de trabajo de $350.00 bajo el código de cargo CAM.

La sección Accounting de la pestaña Details del contrato. Current Rent Charge resuelve a la fila activa de Rent Charges, Current Rent muestra 1,200.00, y Rent Variance está en blanco aquí — la renta del contrato coincide con el mercado, así que no hay variación que mostrar.

Referencia: etapa → qué hace REDA

Una fila por etapa, mostrando quién la mueve y qué hace REDA cuando el contrato llega ahí. Los artículos del ciclo de vida cubren cada transición en profundidad.

Qué sigue

1. De la solicitud a la mudanza — el flujo de trabajo central que conduce las primeras etapas.
2. Normas de arrendamiento: el motor de políticas — de dónde vienen la política de renta, recargo por mora y MTM del contrato.
3. Configuración de cargos del contrato — el chargebook detrás de Current Rent y los saldos.
4. Renovación de un contrato de arrendamiento — cómo se definen Renewed Till Date y Renewal Agreement.
5. Aviso, Move-Out y Fin del Contrato — el otro extremo del ciclo de vida.
6. Entendiendo los tickets — el motor de procesos que escribe las etapas.

Preguntas frecuentes