Hoja de ruta de implementación

Los datos de configuración de REDA forman una cadena de dependencias: las normas de arrendamiento hacen referencia a códigos de cargo y regiones, las propiedades hacen referencia a normas y tipos, y la renta depende de todo lo anterior. Si los configura fuera de orden, REDA lo detiene con un mensaje de validación. Esta hoja de ruta guía a una organización nueva por la configuración en el orden que siempre funciona: primero las regiones, luego el vocabulario de facturación, las normas de política, las clasificaciones de propiedades, las propiedades en sí, luego la renta, después los motores opcionales y, por último, las personas y la puesta en marcha. Cada fase indica la pestaña exacta donde se encuentra y enlaza al artículo detallado de ese objeto. Sígala de principio a fin y no se topará con un bloqueo por dependencias.

Por qué importa el orden

Los datos maestros de REDA no son una lista plana de ajustes: son una cadena, donde cada capa se apoya en la anterior. Una norma de arrendamiento pertenece a una región y apunta a códigos de cargo; una propiedad apunta a un tipo y a una norma; una propiedad no puede habilitarse para arrendamiento hasta que tenga un período de cobro de renta. REDA impone esas dependencias con reglas de validación, así que configurar fuera de orden no funciona a medias en silencio: bloquea el guardado. Por ejemplo, intente marcar una propiedad como disponible para arrendamiento antes de configurar su renta, y verá:

La hoja de ruta a continuación está secuenciada precisamente para adelantarse a esas validaciones. Hay un pequeño bucle a tener en cuenta: una región requiere una norma de arrendamiento predeterminada, pero las normas se crean después de las regiones; el recorrido lo señala en el momento en que ocurre.

La hoja de ruta de un vistazo

Nueve fases, cada una en su propia pestaña. Márquelas a medida que avanza: su progreso se guarda en esta página.

• Fase 1 — Regiones. Sus geografías operativas, moneda y norma de arrendamiento predeterminada. Pestaña: Regiones.
• Fase 2 — Códigos de carga. El vocabulario de facturación al que harán referencia las normas. Pestañas: Códigos de carga (y Códigos de liquidación si vende propiedades).
• Fase 3 — Normas de arrendamiento. El motor de políticas para los contratos. Pestaña: Normas de arrendamiento.

• Fase 4 — Tipos de propiedad y Códigos de amenidades. Clasificación y amenidades compartidas. Pestañas: Tipos de propiedad · Códigos de amenidades.
• Fase 5 — Propiedades. Primero los edificios, luego las unidades. Pestaña: Propiedades.
• Fase 6 — Tarjetas de renta. Precios por plazo en cada propiedad.

• Fase 7 — Motores de reglas opcionales. Comisiones, inflación, ganancias y retención, franjas de calendario, inspecciones.
• Fase 8 — Personas y acceso. Asignar conjuntos de permisos por rol.
• Fase 9 — Puesta en marcha. Programar tareas, activar indicadores, limpiar datos de muestra.

La barra de navegación de la aplicación REDA Admin: las pestañas de datos maestros están en el orden que sigue la hoja de ruta de configuración: Regiones, Códigos de carga, Normas de arrendamiento, Tipos de propiedad y luego Propiedades.

Fase 1 — Regiones

Una Región es una geografía operativa: un mercado en el que hace negocios. Empiece aquí porque una región define la moneda que heredan todos los registros por debajo de ella, ofrece una norma de arrendamiento predeterminada como respaldo, controla la visibilidad de los registros, impulsa la configuración del portal del residente y provee el calendario de visitas. También estampa automáticamente un Código único de región corto en muchos registros secundarios, así que manténgalo breve y deliberado: lo verá en muchos lugares.

Consulte Regiones para el recorrido completo de campos. Si su organización maneja varias monedas, tenga en cuenta que una región además requiere una moneda ("Se requiere moneda cuando la opción Multi-Moneda está habilitada.") y que las regiones con portal habilitado requieren un perfil de portal ("Se debe proporcionar el ID del perfil de usuario del portal de residentes si la región tiene un portal de residentes activo.").

Fase 2 — Vocabulario de facturación: Códigos de carga

Un Código de cargo es una línea de su vocabulario de facturación (renta, cuota administrativa, recargo por mora, etc.) que registra cómo se agrupa, si es un traspaso (pass-through) y los días de gracia que tenga. Los códigos de carga se crean antes que las normas de arrendamiento porque las normas hacen referencia a ellos (un código de cargo de reserva, un código de cuota por mes a mes, el manejo de recargos por mora). Configure en la pestaña Códigos de carga los códigos con los que factura su negocio; consulte Códigos de cargo para conocer los campos obligatorios.

Si utiliza Venta de propiedades, aquí también configura los Códigos de liquidación en su propia pestaña, el único catálogo de configuración que puede editar un conjunto operativo (Property Acquisition User). Omítalos si no vende propiedades.

Fase 3 — Normas de arrendamiento

Una Norma de arrendamiento es el motor de políticas de REDA para los contratos: prorrateo, manejo de fin de mes, incrementos escalonados plurianuales, recargos por mora, términos de mes a mes, el ciclo de facturación recurrente, la contabilidad de renta lineal (straight-line) y los códigos de cargo de referencia y de reserva. Es la palanca funcional más importante de toda la configuración, y hace referencia a la región y a los códigos de carga que acaba de crear. Cree sus normas en la pestaña Normas de arrendamiento (consulte Normas de arrendamiento para la guía completa campo por campo) y luego regrese a la Fase 1 para establecer la norma predeterminada de cada región.

Fase 4 — Tipos de propiedad y Códigos de amenidades

Un Tipo de propiedad clasifica una propiedad, y su indicador Is Building/Community (Es edificio/comunidad) tiene consecuencias estructurales reales: un edificio o comunidad necesita un Código de propiedad, no puede tener una propiedad principal y queda excluido de las corridas de inflación a nivel de propiedad. Configure sus tipos en la pestaña Tipos de propiedad antes de crear cualquier propiedad, para que cada propiedad tenga un tipo al cual apuntar.

Los Códigos de amenidades son un catálogo compartido en su propia pestaña. Solo las amenidades que están activas y marcadas como "Addition To Rent" (adición a la renta) aumentarán la renta más adelante, así que defínalas de forma deliberada.

Fase 5 — Propiedades

Ahora cree las propiedades. El orden dentro de esta fase también importa: cree primero los edificios y comunidades, y luego las unidades debajo de ellos.

Las propiedades viven en la pestaña Propiedades (también accesible desde la aplicación REDA). Guía detallada: Cómo habilitar una propiedad para arrendamiento. Para propiedades listas para reservas también necesitará un Tipo de reserva y una norma con un código de cargo de reserva; REDA se lo recordará con "Proporcione la regla de arrendamiento y la regla de arrendamiento debe estar asociada al código de cargo de reserva para marcar esta propiedad como disponible para reserva." y "Se debe proporcionar el tipo de reserva para que la propiedad esté disponible para reserva."

Si su organización usa varias monedas, la región de la propiedad debe coincidir con la región de su norma: "La región de la propiedad debe coincidir con la región de la regla de arrendamiento cuando la opción multimoneda está habilitada."

Fase 6 — Tarjetas de renta

Una tarjeta de renta (configuración de cobro de alquiler) establece la renta por plazo en una propiedad; por ejemplo, una tarifa para un contrato de 12 meses y otra para uno de 6 meses, con rentas separadas para inquilino nuevo y para renovación. Las tarjetas de renta alimentan la búsqueda de arrendamiento y el editor de Términos y cargos. Se configuran en la pestaña Leasing | PM | Booking de la propiedad. Guía detallada: Tarjetas de renta (configuraciones de cobro de alquiler).

Fase 7 — Motores de reglas opcionales

Estos son opcionales y pueden configurarse más adelante: active solo lo que su negocio necesite.

Fase 8 — Personas y acceso

Con los datos en su lugar, asigne el acceso a las personas. Haga coincidir cada rol con su conjunto de permisos: la tabla de perfiles en Conjuntos de permisos y perfiles de usuario es su punto de partida, y ¿Qué acceso necesito? es la referencia que sus usuarios le enviarán cuando estén bloqueados. Recuerde que las Cuentas, los Contactos, los informes y los botones de acción guiada se otorgan por separado, a nivel de la organización, no mediante ningún conjunto de REDA.

Fase 9 — Puesta en marcha

La fase final es la puerta de lanzamiento, y contiene el hecho de configuración más importante de REDA: las tareas que hacen funcionar su negocio no se programan cuando se instala REDA. La renta no se facturará, los recargos por mora no se acumularán, la inflación no se aplicará y las inspecciones no se repetirán hasta que un administrador programe cada una. Una organización nueva ejecuta por sí sola solo dos programaciones (una corrida de contabilización de programas de pago y una reposición de franjas de calendario) y ninguna de las dos factura a nadie; todo lo que mueve dinero o se repite en un contrato es un paso de programación deliberado que usted realiza aquí. Eso, más los indicadores de extensión, las conexiones de formularios web y la limpieza de datos de muestra, es una lista de verificación propia: Lista de verificación para el go-live. No la omita.

Errores de dependencia, de un vistazo

Si se adelanta sin querer, aquí está la red de seguridad: el mensaje que verá y la fase que lo resuelve.

Ejemplo práctico: la configuración de Meridian, de principio a fin

Meridian Properties opera con una sola moneda. Así se hila su configuración a través de la hoja de ruta:

La misma empresa Meridian continúa en Lista de verificación para el go-live, donde finalmente aparece la primera factura de renta de Meridian Court #101.

Qué sigue

1. Lista de verificación para el go-live — la puerta de lanzamiento; programe las tareas o no se facturará nada.
2. Regiones — la Fase 1 completa.
3. Códigos de cargo — la Fase 2 completa.
4. Normas de arrendamiento: el motor de políticas — el motor de políticas, campo por campo.
5. Cómo habilitar una propiedad para arrendamiento — la cadena de validaciones de la Fase 5 en profundidad.
6. Pruebas de REDA en un Sandbox — pruebe primero toda la hoja de ruta de forma segura.

Preguntas frecuentes