Programación de mantenimiento y calendarios de equipo

Cuando eliges un horario para una orden de trabajo, ¿de dónde salen esas ranuras — y por qué no hay más disponibles? Este artículo responde esa pregunta. Explica la regla detrás del selector de ranuras de mantenimiento, muestra cómo crear una y vincularla a tus propiedades, y recorre las palancas que determinan la disponibilidad: el horario laboral, la duración de la cita, el margen entre trabajos, los calendarios de edificio completo frente a los de unidad individual, la asignación a un equipo y las fechas de bloqueo. Una vez que entiendas la regla, cada ranura que muestra el selector tendrá sentido. No se asume experiencia previa con REDA.

Cómo funciona la programación de mantenimiento

Una Calendar Slot Rule es un registro pequeño que describe la disponibilidad. Un campo decide qué tipo de programación impulsa: Applicable For, que puede ser Showing, Booking o Maintenance. Este artículo trata sobre el tipo Maintenance — la regla que lee una orden de trabajo para llenar su selector de ranuras. (El mismo motor impulsa las visitas y las reservas; esas tienen sus propios artículos.)

Cuando abres Create Work Order, REDA carga la regla de mantenimiento de la propiedad, arma su cuadrícula de horarios, resta todo lo que no está disponible y te muestra lo que queda. Eliges una ranura y REDA la reserva; la orden de trabajo pasa a Scheduled. Reprogramar ejecuta el mismo selector otra vez.

Crear una regla de ranuras de mantenimiento

Desde la pestaña Calendar Slot Rules, haz clic en New y describe tu disponibilidad. Los campos obligatorios son la forma de tu día laboral:

REDA protege los campos numéricos con tres validaciones:

Ranuras estándar frente a ranuras personalizadas

Slot Type decide cómo se arma la cuadrícula:

• Standard (el valor predeterminado) recorre tu horario laboral en pasos iguales según la duración de la ranura — una cuadrícula simple y espaciada de forma uniforme.
• Custom te permite definir manualmente ventanas específicas. Cada ranura personalizada es un registro hijo de la regla con una Start Time y una End Time (que deben estar dentro del horario disponible de la regla) y un Maximum Events Per Slot (1 de forma predeterminada) — su capacidad. Una ventana personalizada sigue ofreciéndose hasta que alcanza esa cantidad de citas, y entonces desaparece.

Las ventanas personalizadas se validan contra el horario de la regla:

Disponibilidad a nivel de unidad frente a nivel de edificio

Slot Management decide contra el calendario de quién se ejecuta la verificación de disponibilidad:

• Property — cada unidad mantiene su propio calendario; una reserva en una unidad no afecta a otra.
• Parent — todo el edificio o la comunidad comparte un solo calendario ocupado; una ranura tomada en cualquier unidad se muestra como ocupada en todas ellas. Úsalo cuando una sola cuadrilla atiende todo el edificio y solo puede estar en un lugar a la vez.

Asignación a tu equipo

Record Assignment indica el usuario o la cola que es dueño de las citas que genera esta regla — ese es el "equipo" en calendario de equipo. Cumple una doble función: también actúa como filtro en la verificación de disponibilidad, de modo que solo las citas propias del equipo asignado bloquean las ranuras de ese equipo. La regla también puede tener un Calendar Id compartido opcional, además de los patrones Day Label y Time Label que dan formato a cómo se muestran las ranuras (usando los valores predeterminados de la aplicación si no se definen).

Vincular la regla a las propiedades

Una regla no hace nada hasta que una propiedad apunta a ella. Abre la propiedad, ve a su pestaña Details y define el campo Maintenance Slot Rule con tu nueva regla. Ese campo solo acepta una regla cuyo Applicable For sea Maintenance — por eso importa definir eso en la regla primero. A partir de ese momento, cada orden de trabajo de esa propiedad obtiene sus ranuras de esta regla.

Cómo se calcula la disponibilidad

Así es la resta, en términos simples, desde la cuadrícula de la regla hasta las ranuras que puedes elegir:

Bloqueos (excepciones de ranura)

Un bloqueo — una excepción de ranura — es una ventana en la que no se puede reservar mantenimiento, sin importar la regla: una mañana de mantenimiento del ascensor, un feriado, el cierre del edificio. Cada bloqueo tiene un Unavailable From y un Unavailable To, un Unavailable Reason opcional que ven los programadores, y un alcance. Delimítalo a una Property, Region, Neighbourhood o Property Type — o deja el alcance en blanco para aplicarlo en todo lo que abarque la regla.

REDA verifica que las fechas tengan sentido:

Un bloqueo puede repetirse. Elige una Recurring Frequency (el mismo conjunto que en otras partes: DAILY, WEEK, 2 WEEKS, MONTH, 3 MONTHS, 6 MONTHS, YEAR) y define Advance Recur Instances — cuántas ocurrencias futuras se crean por adelantado. Si no lo haces, REDA responde:

Ejemplo práctico: el equipo de mantenimiento Meridian

El equipo de mantenimiento Meridian atiende Meridian Court, y una sola cuadrilla cubre todo el edificio. Así es la regla y lo que produce:

Ahora el comportamiento:

Referencia: campos de la regla, de la ranura personalizada y del bloqueo

Campos de la regla de ranuras:

Campos de la ranura personalizada:

Campos del bloqueo (excepción):

Qué sigue

1. Órdenes de trabajo — el registro que consume estas ranuras cuando programas un trabajo.
2. Solicitudes de servicio — donde suele empezar un trabajo de mantenimiento.
3. Reglas de las ranuras del calendario — el mismo motor para visitas y reservas, en detalle.
4. Slot Exceptions — bloqueos y excepciones recurrentes en profundidad.

Preguntas frecuentes