Normas de arrendamiento: el motor de políticas

Una Regla de arrendamiento (Leasing Rule) es donde defines la política de arrendamiento y facturación una sola vez — los códigos de cargo, la periodicidad de facturación, el prorrateo, los recargos por mora, los cargos mes a mes, los incrementos escalonados multianuales, las renovaciones, los bonos de referidos y el reconocimiento en línea recta — y REDA la aplica a cada propiedad y cada contrato bajo la regla. Este artículo es para administradores. Al terminar podrás construir una regla completa, sabrás qué valores de la regla se copian a los contratos frente a los que se leen en vivo al momento de facturar, y entenderás el comportamiento que más sorprende a la mayoría de los equipos: la regla vuelve a copiar en silencio su política de recargo por mora y mes a mes sobre los contratos activos, así que los ajustes hechos campo por campo en un contrato individual no se mantienen.

Una regla, muchos contratos

REDA describe el objeto sin rodeos: una Regla de arrendamiento define la política de arrendamiento y facturación aplicada a un grupo de propiedades. Normalmente mantienes una regla por región y clase de propiedad — por ejemplo "UAE Residential" o "US Commercial". No escribes una política por contrato; escribes unas pocas reglas y apuntas las propiedades hacia ellas.

La regla se conecta en varios lugares a la vez. Cada Propiedad apunta a una regla; cada contrato se vincula a una regla; los cargos generados quedan marcados con ella; un conjunto de Configuraciones de cargos administrativos (Admin Charge Setups) bajo la regla define los cargos de solicitud, mudanza y depósito que puede llevar un contrato; y las promociones, tickets y reglas de utilidad y retención (profit & holding rules) la referencian. Como red de seguridad, cada Región también lleva una Regla de arrendamiento predeterminada (Default Leasing Rule).

Cómo elige un contrato su regla

Cuando se crea un contrato, REDA completa su campo Leasing Rule a partir de la regla de la propiedad si la propiedad tiene una; en caso contrario recurre a la Regla de arrendamiento predeterminada de la región. REDA solo completa el campo cuando está vacío, así que una regla elegida explícitamente se respeta. Por eso definir una regla en cada propiedad (o al menos un valor predeterminado en cada región) es parte de dejar una propiedad lista para arrendarse.

En la práctica, una región lleva una regla habitual que comparten la mayoría de sus propiedades — en Harbour District esa regla es Harbour District Standard, definida como la Regla de arrendamiento predeterminada de la región — y agregas reglas adicionales solo cuando un grupo de propiedades realmente necesita una política distinta. Como una regla está delimitada a una sola región, REDA no te deja definir el valor predeterminado de una región con una regla construida para otra región: "Regla de arrendamiento no válida. La regla de arrendamiento seleccionada solo se puede asignar a la región indicada en la regla de arrendamiento."

Las áreas de política

Una regla es un formulario extenso organizado en grupos de política. Esto es lo que controla cada grupo.

Enrutamiento de códigos de cargo

Seis campos de búsqueda deciden a qué categoría de facturación llega cada tipo de cargo (todos restringidos a códigos de cargo activos): Rent Charge Code enruta la línea de renta en cada contrato bajo la regla; Late Fee Charge Code y MTM Fee Charge Code enrutan las facturas de recargo por mora y mes a mes; Booking Charge Code enruta las facturas de reserva (una propiedad no puede habilitarse para reservas sin él); y Referee Bonus Charge Code / Referrer Bonus Charge Code son los valores predeterminados para los créditos de referidos de inquilinos, sustituibles por cada referido.

Periodicidad de facturación

Recurring Invoice Process Day - M es el día del mes (1 a 28) en que se generan las facturas mensuales — es el único campo obligatorio de todo el objeto. Recurring Invoice Process Day - W define el día de generación semanal (1 = domingo … 7 = sábado). Los dos campos Next Recurring Invoice Threshold Day (- M y - W) manejan las mudanzas a mitad de periodo: un contrato que empieza en el umbral o después se factura por el periodo actual y el siguiente juntos, lo que evita una mini factura residual y es el origen, por diseño, de la "doble factura en el primer ciclo". Monthly Charge Start Day y Monthly Charge End Day permiten manejar una ventana de facturación que no sigue el calendario (por ejemplo, del 8 al 7); deben definirse juntos.

Prorrateo

Do Prorate Rent activa el prorrateo de los periodos parciales inicial y final; se hereda como el propio indicador Do Prorate de cada cargo de renta y puede sustituirse por cargo. 30 days month define la convención de conteo de días: marcado, cada mes cuenta como 30 días; sin marcar, REDA cuenta los días calendario reales (28 a 31). Las dos convenciones producen montos distintos para los periodos parciales — el contraste detallado está en Prorrateo.

Recargos por mora

Late Fee Calculation es el interruptor maestro: Per Day, Monthly, o Monthly and Per Day. Cada modo tiene campos complementarios obligatorios (REDA los exige — consulta la tabla de referencia). Late Fee On elige la base: Rent (la renta original facturada, sin importar cualquier pago parcial) o Debt (el saldo pendiente). Para el nivel mensual, Late Fee Base, Late Fee on Base y Late Fee % se combinan — la ayuda del campo da el ejemplo desarrollado: con una base de 500, un cargo fijo de 50 y una tasa de 5%, un saldo vencido de 2,000 arroja 50 más 5% de 1,500. Late Fee Per Day, Late Fee Days (un tope de días facturables por factura), Late Fee Charge Days (el periodo de gracia, que debe ser de 1 a 28) y Late Fee Minimum Due (un piso mínimo) completan el grupo.

Cargos mes a mes

Estos rigen el holdover — un inquilino que permanece después del vencimiento. MTM Fee Type es Per Day o Monthly; MTM Fee es el monto fijo. Solo para el tipo Monthly, tres opciones lo refinan: MTM Fee Equals Monthly Rent (el inquilino en holdover simplemente sigue pagando la renta), Do Prorate MTM Fee, y Add Rent Variance to MTM Fee (que suma la diferencia entre el valor de mercado y la renta del contrato para los holdovers por debajo del mercado).

Incrementos escalonados multianuales

Enable Multi Year Rule es el interruptor maestro. Multi Year Breakup (Months) es el intervalo de los escalones (12 por defecto). Rent Step Up Rule elige la fórmula: Y1BR (un porcentaje de la renta base del Año 1), PYBR (un porcentaje de la renta base del año anterior, compuesto), o F (un monto fijo). Luego proporcionas Rent Step Up % o Rent Step Up Fixed. Follow EOM (End of Month) alinea los periodos de incremento al fin de mes. Los números desarrollados están en Contratos multianuales e incrementos escalonados.

Reconocimiento en línea recta

Calculate Straight-Line Schedule es el indicador maestro para el reconocimiento de renta en línea recta bajo NIIF 16 / ASC 842. Advance Schedule Proration Calc activa el prorrateo exacto basado en días (la ayuda del campo lo describe como recomendado para el cumplimiento de NIIF 16 / ASC 842), y Zero Out Last Schedule Period Tranche ordena el periodo final.

Disponibilidad, rotación y renovaciones

Default Make Ready Days se suma a una fecha de mudanza de salida para calcular la próxima fecha de disponibilidad de la propiedad (existe una sustitución a nivel de propiedad). New Application Hold Period (Days) retira una unidad del mercado mientras se procesa una solicitud. Renewal Automation activa la creación automática de tickets de renovación, y Renewal Policy es el número de días antes del fin del contrato en que se genera el ticket de renovación — pese al nombre, guarda un valor en días, no una política de texto.

Bonos de referidos y depósitos

Referee Bonus y Referrer Bonus son los créditos de referidos predeterminados y deben ser negativos, porque REDA los genera como facturas de nota de crédito; cada uno requiere su código de cargo correspondiente. Interest on Security Deposit existe como campo pero hoy no tiene automatización detrás — trátalo solo como informativo. La regla no guarda montos de depósito; los depósitos viven en los cargos y sus configuraciones.

Región y moneda

Region determina la moneda y el uso compartido de registros, y es obligatoria cuando la multimoneda está activada. Region Code y SYS Currency son administrados por el sistema. Ten en cuenta que la Región de una regla no se puede cambiar una vez que existen propiedades, contratos, configuraciones o tickets relacionados.

Configuraciones de cargos administrativos: cargos de solicitud, mudanza y depósito

La renta es solo una línea de un contrato. Cada otro cargo que puede llevar un contrato — la tarifa de solicitud, la tarifa administrativa o de aprobación, los cargos de mudanza y el depósito de garantía — se define mediante una Configuración de cargos administrativos (Admin Charge Setup), un registro hijo que vive bajo la regla en su lista relacionada Admin Charge Setups. Cuando alguien abre Términos y cargos en un contrato, REDA lee estas configuraciones para construir las líneas administrativas y de una sola vez del contrato; agrega una línea Lease Charge - Admin sin una configuración detrás y REDA te detiene: "Debe proporcionar la configuración de cargo administrativo para el cargo administrativo del arrendamiento." Así que las configuraciones que construyes aquí son el menú de cargos que no son renta del que puede disponer cada contrato bajo la regla.

La lista relacionada Admin Charge Setups en la regla Harbour District Standard: una tarifa de solicitud (Application Fee, 100, en Application), una tarifa administrativa (Admin Fee, 250, en Application Approved), un depósito de garantía (Security Deposit, 1,200, en Move In) y un cargo recurrente de mantenimiento de áreas comunes (300). El campo Applicable At de cada fila define la puerta de etapa en la que el cargo empieza a facturarse.

Cada configuración lleva su propio monto y su propia sincronización:

• Charge Amount y Charge Code — la cifra y la categoría de facturación a la que se enruta (como con todo cargo, el código debe estar activo).
• Applicable At — Application, Application Approved, o Move In. Esto ata el cargo a una puerta de etapa: su facturación se activa solo cuando el contrato llega a esa etapa — una tarifa de solicitud en Application - Completed, una tarifa administrativa en Application - Approved, un depósito o cargo de mudanza en Occupied - Pending Move In.
• Applicable On Renewal — si el cargo se ofrece de nuevo cuando el contrato se renueva. Desactivado, es una tarifa solo para contratos nuevos; activado, vuelve a aparecer en el editor de Términos y cargos de renovación.
• Applicable for Booking — si el cargo también se aplica a negocios de reserva, no solo a contratos.
• Is Optional — una configuración opcional se ofrece en el editor para que el inquilino la elija, en lugar de aplicarse automáticamente a todos los contratos.
• Is Recurring con Charge Period (mes, semana o día) — la mayoría de los cargos administrativos son de una sola vez, pero una configuración puede hacerse recurrente en un ciclo. Do Prorate solo está disponible cuando es recurrente.
• Is Security Deposit — marca la configuración como un depósito reembolsable. Un depósito es de una sola vez por naturaleza, y REDA lo exige: "Security Deposit cannot be recurring."
• Instance Based — factura el monto multiplicado por un conteo que ingresas en la línea del contrato, para un cargo cobrado por unidad (por ejemplo, por llave adicional o espacio de estacionamiento).
• Enable Multi Year Rule con Charge Step Up Rule (Y1BR, PYBR, o F) y Charge Step Up % / Charge Step Up Fixed — las tarifas administrativas pueden incrementarse escalonadamente a lo largo de un plazo multianual igual que la renta; la mecánica está en Contratos multianuales e incrementos escalonados.
• Sort Order define el orden en que aparecen las configuraciones en el editor, y Is Active mantiene una configuración antigua en la regla sin ofrecerla en contratos nuevos.

Cómo afectan los cambios de la regla a los contratos activos (la cascada)

Este es el comportamiento que hay que interiorizar antes de editar una regla que ya está en uso.

La conclusión práctica: para darle a un solo contrato una política de recargo por mora o mes a mes distinta, ponlo bajo una regla diferente — editar los campos en el propio contrato no se mantiene. Las mismas validaciones de completitud que protegen estos campos en la regla también existen en el contrato, así que los valores copiados se mantienen internamente válidos.

No todo entra en cascada. La generación de cargos lee la regla en vivo al momento de generarlos (prorrateo, configuración multianual, configuraciones administrativas), y la periodicidad de facturación y los días de preparación siempre se leen en vivo. Vale la pena tener esta tabla a la vista:

Ejemplo desarrollado: construir una regla

Supón que estás definiendo la política para Meridian Properties en la región Harbour District, y que esta región ya tiene su regla habitual, Harbour District Standard. Aquí construirás una regla nueva para un portafolio residencial con facturación mensual. El nombre lo eliges tú — la llamaremos "Harbour District Residential" para este recorrido — y los valores siguientes son ilustrativos, no predeterminados:

Ahora observa la cascada. El contrato de Aisha Rahman sobre Meridian Court #101, una vez activo bajo esta regla, muestra los mismos valores de recargo por mora en su pestaña Details. Si más adelante cambias el Late Fee % de la regla, el siguiente guardado de ese contrato activo vuelve a copiarle el nuevo valor.

Un registro de Regla de arrendamiento — "Harbour District Standard", vinculado a la región Harbour District. La pestaña Details se abre en las secciones Information y Rent Setup - Monthly Billing, y las listas relacionadas muestran la propiedad y la oportunidad que la usan. Esta es una regla de ejemplo ligeramente configurada: solo están definidos los campos de periodicidad de facturación, así que los campos de prorrateo y recargo por mora más abajo aún están vacíos.

Una Regla de arrendamiento con Renewal Automation activado (con la política de renovación definida) y el Straight-Line Schedule habilitado; el bloque multianual está justo arriba de estos en la misma regla.

La pestaña Details de un contrato, sección Late Fee Calculation — los campos de recargo por mora (cálculo, %, por día, sobre base, mínimo adeudado) y la sección MTM debajo se copian al contrato desde su regla de arrendamiento.

Referencia: todas las reglas de validación

REDA aplica estas validaciones de completitud al guardar una regla. Los mensajes se citan exactamente como aparecen.

Qué sigue

1. Tarjetas de renta (configuraciones de cobro de alquiler) — de dónde salen realmente los números de renta que usa un contrato.
2. Configuración de cargos del contrato — las configuraciones administrativas bajo la regla se convierten en líneas del chargebook.
3. Contratos multianuales y escalonamientos de renta — la matemática desarrollada detrás de la configuración de incrementos escalonados.
4. Cómo funciona la facturación recurrente — los campos de periodicidad en acción.
5. Referencias de inquilinos — los bonos de referidos definidos aquí, aplicados.
6. El registro del contrato de arrendamiento — dónde aparece la política copiada en un contrato.

Preguntas frecuentes