Conciliación de gastos: conceptos
Una conciliación de gastos toma un fondo de gastos reales del edificio para un período y calcula la parte justa de cada inquilino — luego factura solo el faltante que cada inquilino aún no pagó. Así es como REDA gestiona los costos recuperables como el mantenimiento de áreas comunes: la electricidad de los pasillos compartidos, la limpieza, el paisajismo. Este artículo explica el modelo de principio a fin — cómo se divide el fondo entre las unidades, cómo se divide el período en tramos ocupados y vacantes, cómo se descuenta lo ya facturado, y por qué el propietario siempre absorbe el costo de las unidades vacías. No se asume ningún conocimiento contable; cada término y fórmula se explica en palabras. Configurar y ejecutar un lote es un artículo aparte, y contabilizarlo también — este es el de los conceptos.
Acceso que necesitará. El conjunto de permisos REDA - Expense Reconciliation Read Only puede ver los lotes y sus líneas. Crear, calcular y contabilizar un lote requiere REDA - Expense Reconciliation Admin. Pídale a su administrador el conjunto que corresponda a su rol.
Para qué sirve la conciliación de gastos
Algunos costos del edificio no se facturan a ningún inquilino en particular mes a mes — se comparten. Piense en los costos de mantenimiento de áreas comunes (CAM) de un edificio: el fondo de gastos que mantiene funcionando las partes compartidas. Al final de un período, usted quiere recuperar de cada inquilino una parte justa de ese fondo, según cuánto del edificio ocupa y durante cuánto tiempo lo ocupó. Eso es una conciliación.
REDA la ejecuta como un lote: usted ingresa el fondo de gastos de un período y el alcance (qué edificio o unidades), y REDA hace la aritmética — divide el fondo entre las unidades, divide el período de cada unidad en tramos ocupados y vacantes, resta lo que ya se cobró a cada inquilino, y deja un faltante neto por facturar. El resto de este artículo recorre ese proceso capa por capa.
El lote: fondo, período y alcance
El lote es el registro de encabezado de una ejecución de conciliación. Define tres cosas:
Un campo del lote cumple una doble función y causa la mayor parte de la confusión de "¿por qué este número no cuadra?", así que vale la pena entenderlo desde el principio:
El lote también incluye dos exclusiones opcionales — Exclude Managed Properties y Exclude Owned Properties — que dejan fuera los tramos de vacancia que pertenecen a inventario de clientes o a su propio inventario, respectivamente, y un Billing Comment cuyo texto se traslada a cada factura que crea la ejecución. Un campo Entity opcional acota el alcance de cuentas de la ejecución.
Las líneas: ocupación frente a vacancia
Cuando REDA calcula, divide el período en líneas — una fila por cada tramo de tiempo por unidad. Cada línea es de uno de dos tipos, y REDA determina cuál por usted:
- Occupancy — un tramo en el que un contrato de arrendamiento cubría la unidad. La línea lleva el contrato de arrendamiento y el inquilino.
- Vacancy — un tramo en el que ningún contrato de arrendamiento cubría la unidad. La línea lleva el propietario registrado de ese tramo en lugar de un inquilino.
Así, una unidad arrendada durante la primera mitad del período y vacía durante la segunda mitad produce dos líneas: una línea de ocupación para el inquilino, una línea de vacancia para el propietario. REDA atribuye cada tramo vacante a quien haya sido el propietario de la unidad durante ese tramo, usando el historial de titularidad de la propiedad (y respetando la titularidad a nivel de edificio), recurriendo al propietario actual de la propiedad cuando el historial es escaso.
La matemática, paso a paso
Cada línea se calcula de la misma manera. Aquí está todo el cálculo explicado en palabras, usando el fondo y el período del lote:
Excluir las facturas propias de la conciliación de la cifra "ya facturado" es lo que permite que el mismo código de cargo sirva tanto para su facturación habitual como para la recuperación: recalcular un lote nunca vuelve a contar las facturas que produjo la última vez.
Quién paga qué
Solo algunas líneas se convierten en facturas, y esta es la idea central de todo el artículo:
El panorama completo de quién recibe una factura:
| Situación de la línea | ¿Factura? |
|---|---|
| Línea de ocupación, neto total adeudado mayor que cero | Sí — se factura al inquilino el faltante (base + impuesto) |
| Línea de ocupación, neto total adeudado cero o negativo | No — el inquilino ya estaba facturado en su totalidad (o en exceso) |
| Línea de vacancia (intervalo del propietario) | Nunca — el propietario absorbe el costo |
Un neto adeudado negativo significa que a un inquilino ya se le facturó de más bajo ese código de cargo para el período. REDA no genera una factura por ello — solo se facturan los faltantes positivos — pero la línea sigue registrando el exceso para que usted pueda verlo y actuar sobre él fuera de la conciliación si así lo decide.
El ciclo de vida del lote y el estado "Posted"
Un lote atraviesa un ciclo de vida breve mientras usted lo trabaja. Su Status muestra:
Draft → Processing → Completed (o Completed with Error) → Posted
Draft es el estado de configuración; Processing es el cálculo ejecutándose en segundo plano; Completed significa que las líneas ya se generaron (Completed with Error significa que algunas unidades fallaron — vea Ejecutar un lote de conciliación); y Posted es el estado final una vez que ya facturó a los inquilinos.
Cómo leer los números del encabezado
Después de un cálculo, el encabezado del lote consolida las líneas para que pueda verificar la ejecución de un vistazo. Estas cifras se mantienen actualizadas a medida que cambian las líneas:
| Cifra del encabezado | Qué significa |
|---|---|
| Reconciliation Amount (Base) / (Tax) | La suma de lo adeudado por cada línea, base e impuesto |
| Net Reconciliation Amount | Base + impuesto capturados en todas las líneas |
| Reconciliation Variance | Net Total Expense − Net Reconciliation Amount — dinero del fondo que las líneas no capturaron (días no cubiertos, asignaciones faltantes, exclusiones) |
| Total Allocation % | A cuánto suman los porcentajes de asignación de sus unidades sobre el fondo |
| Allocation Variance % | 1 − Total Allocation % — la brecha hasta el 100% |
Una ejecución limpia tiene Reconciliation Variance cercano a cero y Allocation Variance % en cero: se capturó todo el fondo y las participaciones de las unidades suman 100%. Un Allocation Variance % distinto de cero es la señal de que los porcentajes de la unidad (o de la lista) no suman 100 — corríjalos y vuelva a calcular.
Ejemplo práctico: CAM del T1 del AF26 en Meridian Court
Meridian Properties concilia el fondo de CAM del primer trimestre para Meridian Court — un edificio de cuatro unidades iguales, cada una con una asignación del 25%, propiedad de Continental Holdings. El lote "FY26 Q1 CAM - Meridian Court" cubre del 1 de enero de 2026 al 31 de marzo de 2026 (90 días), bajo el código de cargo "CAM Recovery", con un fondo de 12,000.00 de gasto + 600.00 de impuesto. La tarifa diaria es 12,000.00 ÷ 90 = 133.333333 base y 600.00 ÷ 90 = 6.666667 de impuesto.
| Unidad | Línea(s) | Total adeudado | Ya facturado | Neto adeudado | ¿Facturado? |
|---|---|---|---|---|---|
| #101 | Ocupación, los 90 días | 3,000.00 + 150.00 de impuesto | 2,700.00 + 135.00 | 300.00 + 15.00 = 315.00 | Sí — se factura al inquilino 315.00 |
| #102 | Vacancia, los 90 días (propietario: Continental Holdings) | 3,000.00 + 150.00 | 0.00 | — | Nunca — el propietario absorbe |
| #103 | Ocupación 45 días + Vacancia 45 días | 1,500.00 / 75.00 cada lado | (por lado) | (por lado) | Solo el lado de ocupación, si es positivo |
| #104 | Ocupación, los 90 días, facturado en exceso | 3,000.00 + 150.00 | 3,200.00 | −200.00 | No — ya estaba facturado en exceso |
En el encabezado: Net Total Expense = 12,600.00; Total Allocation % = 100% (cuatro unidades al 25%); Allocation Variance % = 0%. El Reconciliation Variance refleja las participaciones de vacancia y de sobrefacturación que no se convierten en facturas a inquilinos — dinero del fondo que no se cobra a los inquilinos, y que carga el propietario. Configurar el lote y calcularlo es Ejecutar un lote de conciliación; facturar los 315.00 a la unidad #101 es Contabilizar y descontabilizar conciliaciones.
Referencia: campos del lote y de la línea
El encabezado del lote, campo por campo:
| Campo | Quién lo establece | Significado |
|---|---|---|
| Building / Community o Property List | Usted (exactamente uno) | El alcance de la ejecución |
| Charge Code | Usted (obligatorio) | Código de facturación de las facturas creadas y el filtro de "ya facturado" |
| Entity | Usted (opcional) | Alcance de cuentas adicional |
| Reconciliation Start / End Date | Usted (obligatorio) | El período de recuperación |
| Total Expense Amount / Total Tax Amount | Usted | El fondo (base / impuesto) |
| Net Total Expense Amount | REDA | Gasto + impuesto |
| Exclude Managed / Exclude Owned Properties | Usted | Omite los tramos de vacancia de cuentas de clientes / de sus propias entidades |
| Reconciliation Amount (Base) / (Tax) | REDA | Suma de lo adeudado por línea |
| Net Reconciliation Amount | REDA | Base + impuesto capturados por las líneas |
| Reconciliation Variance | REDA | Fondo − capturado |
| Total Allocation % / Allocation Variance % | REDA | Cobertura de los porcentajes de asignación / brecha hasta 100% |
| Status / Last Calculation Datetime / Posted Datetime | REDA | Registro del ciclo de vida |
| Billing Comment | Usted | Texto trasladado a cada factura creada |
Cada línea:
| Campo | Significado |
|---|---|
| Line Type | Occupancy (un intervalo de arrendamiento) o Vacancy (un intervalo de propietario) — derivado |
| Property | La unidad |
| Oportunidad / Account | El contrato de arrendamiento (ocupación) / la cuenta del inquilino o del propietario |
| From / To Date · Calculated Days | El intervalo; días = (To − From) + 1 |
| Allocation % | La participación de la unidad (o del elemento de lista) en el fondo |
| Expense / Tax Amount (Per Day) | Fondo ÷ días del período (estampado al guardar) |
| Total Amount Due (Base / Tax) | Tarifa diaria × días × % de asignación |
| Billed Amount (Base / Tax) | Facturas dentro del período bajo el código de cargo del lote (excluyendo las creadas por la conciliación) |
| Net Amount Due (Base / Tax) · Net Total Due Amount | Total − facturado; base + impuesto |
| Opp Invoice | La factura creada al contabilizar, si la hay |
Qué sigue
- Ejecutar un lote de conciliación — crear un lote y calcular las líneas, con los errores de alcance.
- Contabilizar y descontabilizar conciliaciones — facturar a los inquilinos, la matriz de bloqueos y cómo revertir la contabilización.
- Instantáneas mensuales y análisis de ocupación — el otro motor: auditoría de facturación y ocupación.
- Códigos de cargo — los valores predeterminados que heredan las facturas creadas.
- Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios — dónde aparecen el dinero recuperado y los costos absorbidos por el propietario al hacer la liquidación con el propietario.
- Administración de propiedades de terceros en REDA — dónde encaja la contabilidad de propietarios en el panorama general.
Preguntas frecuentes
Es intencional. Los intervalos de vacancia nunca generan facturas — el propietario absorbe el costo de la vacancia. La línea de vacancia sigue documentando el monto, pero a nadie se le factura.
Primero se resta lo que ya se facturó bajo el código de cargo del lote, dentro del período, en la misma propiedad. Al inquilino solo se le factura el faltante que resta.
No. Las facturas propias de la conciliación se excluyen de la coincidencia de facturado, de modo que recalcular un lote nunca duplica su propia salida.
Es uno menos la asignación total capturada. Un valor distinto de cero significa que los porcentajes de asignación de sus unidades no suman 100% — corrija los porcentajes de la unidad o de la lista y vuelva a calcular.
No — es uno u otro. REDA bloquea ambos: "Puede proporcionar una lista de edificios/comunidades o de propiedades, pero no ambas." Vea Ejecutar un lote de conciliación.
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