Activar una cuenta de cliente como entidad financiera
Antes de que REDA Financials pueda registrar una sola cifra para uno de tus clientes, ese cliente necesita su propio conjunto de libros contables. En REDA eso es cuestión de marcar una casilla: marca una cuenta de cliente como Financial Active y REDA crea automáticamente una Entidad contable equivalente — el contenedor de libro contable en el que registra el lado contable. Pero la casilla solo actúa cuando ya se cumplen ciertas condiciones, y la Entidad que crea llega a medio configurar: puede recibir facturas registradas de inmediato, pero las funciones de administración de propiedades (pagos de inquilinos, honorarios de administración, retiros de propietarios) necesitan cada una uno o dos valores predeterminados en la Entidad antes de poder ejecutarse. Esta guía es para el administrador implementador o el líder de servicios al propietario que incorpora a un propietario — o a tu propia firma de administración de propiedades — a la contabilidad. Al terminar sabrás qué cuentas activar, cómo cumplir cada requisito previo, cómo luce exactamente la Entidad creada automáticamente, y cómo completar su configuración campo por campo para que nada "se salte" a este cliente más adelante.
Acceso que necesitarás. El acceso a Accounts lo otorga tu administrador, por separado de los propios conjuntos de permisos de REDA — si no puedes abrir o editar la cuenta, eso es lo primero que hay que revisar. Editar los campos contables de la cuenta (Financial Active, Account Code) y configurar la Entidad es una tarea de administrador.
Qué es una entidad financiera, y qué cuentas necesitan una
Piensa en una Entidad como un libro contable acotado para el dinero de una sola parte. Cuando administras propiedades en nombre de varios propietarios, la renta, los honorarios y los retiros de cada propietario deben permanecer en los libros propios de ese propietario — nunca mezclados con los de otro dueño, ni con el dinero operativo de tu propia firma. Una Entidad es cómo REDA los mantiene separados: todo documento contable queda marcado con la Entidad a la que pertenece, y los informes se generan por Entidad.
No todas las cuentas necesitan sus propios libros. La regla es simple — activa las cuentas que tienen un libro contable propio (las que reciben documentos contables a su propio nombre) y deja las demás como cuentas ordinarias. Los inquilinos y los proveedores se nombran directamente en los documentos como el cliente o el beneficiario del pago; nunca necesitan un conjunto de libros propio.
| Cuenta | ¿Activar? | Por qué |
|---|---|---|
| Un propietario / cliente inversor | Sí | Tiene un libro contable propio; recibe documentos de honorarios y retiros de propietario a su propio nombre |
| Tu propia firma de administración de propiedades | Sí | Es la entidad que gana el ingreso por honorarios de administración y opera el negocio |
| Un inquilino | No | Se nombra directamente como cliente en facturas y recibos — no necesita un libro contable propio para que se le facture |
| Un proveedor | No | Se nombra directamente como beneficiario del pago en las facturas de compra — no requiere activación |
Antes de activar: los requisitos previos
Marcar Financial Active es el disparador, pero REDA solo construirá una Entidad cuando la cuenta ya cumpla con cuatro condiciones. Si falta alguna, la casilla puede quedar marcada sin que aparezca ninguna Entidad — así que vale la pena confirmar las cuatro antes de hacer clic.
| Requisito previo | Qué definir | Por qué se requiere |
|---|---|---|
| El tipo de cuenta correcto | Tipo de registro Client, o tipo de registro Internal Entity con Internal Entity Type = Company | Solo estos dos tipos tienen un libro contable propio. Una cuenta Lease o Vendor — o una Internal Entity que sea Employee o Team — se omite |
| Account Code | Un código único y corto, de hasta 10 caracteres (por ejemplo CLI-001) | Se convierte en el código de la Entidad, así que define el que deseas antes de activar |
| Región | La región de la cuenta | La moneda de la Entidad se hereda de la moneda de la región — sin región, no hay moneda que derivar |
| Territorio | El territorio de la cuenta | Se traslada a la Entidad como dimensión de enrutamiento; la activación no avanza sin él |
Qué crea la activación
La activación es una sola acción con una consecuencia automática. En el instante en que marcas Financial Active en una cuenta que califica y guardas, REDA construye una Entidad para ella y completa lo esencial a partir de la cuenta y su región. No hay nada que escribir en la Entidad — llega lista:
| En la nueva Entidad | Valor | Tomado de |
|---|---|---|
| Name | El nombre de la cuenta | Cuenta |
| Entity Account | La cuenta misma | Un enlace inverso hacia su origen |
| Entity Code | El Account Code de la cuenta | Cuenta |
| Territory | El Territory de la cuenta | Cuenta |
| Region | La Region de la cuenta | Cuenta |
| Currency Code | La moneda de la región | Region |
| Accounting Basis | Accrual | Valor predeterminado fijo |
| Fiscal Year Start Month | Enero | Valor predeterminado fijo |
| Active | Sí | Valor predeterminado fijo |
Como el Entity Code y la moneda vienen directamente de la cuenta y su región, define el Account Code, la Region y el Territory antes de activar, para que la nueva Entidad lleve exactamente lo que pretendes. El Accounting Basis (Accrual) y el Fiscal Year Start Month (enero) quedan fijos al crearse; si los libros de un cliente necesitan valores distintos, ajústalos en la Entidad después, a través de tu configuración contable.
Activar una cuenta, paso a paso
Aquí está la secuencia completa para incorporar a un propietario — Continental Holdings — a la contabilidad.
Después de la activación: configurar la Entidad
Una Entidad recién creada puede recibir facturas registradas de inmediato, pero los pagos de inquilinos, los honorarios de administración y los retiros de propietarios necesitan cada uno uno o dos valores en la Entidad antes de poder ejecutarse para este cliente. Configúralos ahora, mientras estás aquí, en lugar de descubrir que faltan en la primera ejecución. Los campos se agrupan en tres bloques — bancos, productos y una propiedad opcional — más un conjunto de valores contables predeterminados que pertenecen a REDA Financials.
Las cuentas bancarias
| Campo | Qué es | Qué controla · qué falla si queda vacío |
|---|---|---|
| Operations Bank | La cuenta bancaria operativa del día a día de tu firma | Cuando se liquida una ejecución de honorarios de administración, mueve el honorario ganado desde el escrow de renta hacia esta cuenta operativa. Vacío → el honorario ganado no tiene dónde depositarse |
| Management Fee Settlement Bank | El banco usado para liquidar los documentos de honorarios que crea una ejecución de honorarios. Defínelo en ambas, la Entidad de tu firma y la Entidad de cada propietario | La ejecución de honorarios registra el recibo y el pago del honorario a través de este banco. Vacío → la ejecución no puede liquidar el honorario de este cliente |
Los productos
Un "producto" aquí es el producto contable que lleva la cuenta contable a la que registra una línea. El honorario tiene dos lados — tu firma lo gana, el propietario lo paga — así que los dos productos viven en dos entidades distintas.
| Campo | Dónde definirlo | Qué controla · qué falla si queda vacío |
|---|---|---|
| Management Fee Revenue Product | La Entidad de tu firma de administración de propiedades | Suministra la línea de ingreso cuando tu firma factura el honorario (tu firma ganándolo). Vacío → el lado del ingreso de la ejecución de honorarios no tiene producto al cual registrar |
| Management Fee Expense Product | La Entidad de cada propietario | Suministra la línea de gasto en la factura de honorarios del propietario (el propietario pagándolo). Vacío → no se puede generar el documento de honorarios del propietario y la ejecución lo omite |
| Owner Draw Product | La Entidad de cada propietario | Suministra la línea en un pago de retiro de capital del propietario (pagándole al propietario su saldo disponible). Vacío → no se puede generar el documento de retiro y la ejecución lo omite |
La propiedad de administración
Administration Property es opcional. Si la defines, el asiento que liquida una ejecución de honorarios de administración registra sus líneas contra esta única propiedad — útil cuando quieres que todos los registros de liquidación de honorarios queden bajo una sola propiedad administrativa en los informes. Déjala en blanco y nada se rompe; las líneas de liquidación simplemente no quedan vinculadas a una propiedad dedicada.
Los valores contables predeterminados (para pagos de inquilinos)
La Entidad también lleva tres valores predeterminados que pertenecen a REDA Financials en sí: Default Bank Account, Default Cash Account y Default Ledger. Cuando registras un pago de inquilino, REDA crea un recibo de caja y copia estos tres valores en él, así que deben estar definidos para la entidad dueña de la propiedad que se está pagando. Consulta el centro de ayuda de REDA Financials para saber qué significa cada uno dentro del libro mayor.
La regla de moneda de la Region
La moneda de la Entidad se hereda de su Region al crearse, y REDA las mantiene alineadas. Si más adelante cambias la Region de la Entidad a una cuya moneda ya no coincide con la moneda de la Entidad, el guardado se bloquea:
La consistencia de moneda importa más allá de este mensaje: una ejecución de honorarios de administración no puede cruzar monedas. La Entidad del propietario y la Entidad de tu firma deben compartir la misma moneda, o el honorario de ese propietario da error. Mantén en una sola moneda a toda entidad entre las que pretendas ejecutar honorarios. Consulta Automatización de honorarios de administración.
Ejemplo práctico: Meridian Properties y Continental Holdings
Dos cuentas, dos entidades — una para la firma administradora, otra para un propietario al que atiende. Ambas están en la región Harbour District y comparten una moneda, por lo que una ejecución de honorarios entre ellas está permitida. (Asigna también un territorio a cada una — es una dimensión de enrutamiento requerida; el territorio exacto que elijas no afecta la moneda.)
Referencia: cada valor de la Entidad
Un solo lugar para ver ambas mitades — los campos que la activación define por ti, y los campos que defines después.
| Campo de la Entidad | Definido por | Controla / dónde se usa |
|---|---|---|
| Name | Activación (de la cuenta) | Identifica el conjunto de libros en todas partes |
| Entity Code | Activación (del Account Code de la cuenta) | Referencia corta en documentos e informes |
| Region | Activación (de la cuenta) | Fuente de la moneda; informes a nivel de región |
| Territory | Activación (de la cuenta) | Dimensión de enrutamiento trasladada a la Entidad |
| Currency Code | Activación (de la región) | La moneda de la Entidad; debe coincidir con la Region |
| Accounting Basis | Activación (Accrual, fijo) | Cómo el libro mayor reconoce las transacciones |
| Fiscal Year Start Month | Activación (enero, fijo) | El ejercicio fiscal del libro mayor |
| Active | Activación (Sí, fijo) | Si la Entidad está en uso |
| Entity Account | Activación (enlace inverso, gestionado por el sistema) | Cómo el puente de facturación rastrea una factura hasta sus libros |
| Operations Bank | Tú, después de la activación | Liquidación de honorarios de administración — dónde se deposita el honorario ganado |
| Management Fee Settlement Bank | Tú, después de la activación | Ejecución de honorarios de administración — liquida los documentos de honorarios |
| Management Fee Revenue Product | Tú (Entidad de la firma de PM) | Ejecución de honorarios — la línea de ingreso de tu firma |
| Management Fee Expense Product | Tú (Entidad del propietario) | Ejecución de honorarios — la línea de gasto del propietario |
| Owner Draw Product | Tú (Entidad del propietario) | Retiros de propietarios — la línea de pago |
| Administration Property | Tú, después de la activación (opcional) | Liquidación de honorarios — atribuye las líneas del asiento de liquidación |
| Default Bank / Cash Account / Ledger | Tú, después de la activación | Registro de pagos de inquilinos — valores predeterminados en el recibo de caja |
La cuenta lleva más que el interruptor
Mientras tienes la cuenta abierta, vale la pena definir algunos valores adyacentes en el mismo repaso — viven en la cuenta, no en la Entidad.
- Financial Type marca si la cuenta se comporta como Customer, Vendor, o Customer & Vendor en la contabilidad.
- Datos del beneficiario para pago electrónico (EFT) — los datos bancarios que REDA usa al pagar o cobrar electrónicamente. Consulta Procesamiento EFT bancario / NACHA.
- Configuración de honorarios por pago devuelto (NSF) — si se debe volver a facturar cuando un pago rebota, y cuánto. Consulta Registro de pagos de inquilinos.
Qué sigue
- Cómo REDA funciona con REDA Financials — todo el engranaje dentro del cual se ubica esta activación.
- Sincronización de pagos y saldos — por qué una cuenta por cobrar sin activar es la falla de puente más frecuente.
- Registro de pagos de inquilinos — dónde se usan los valores predeterminados de banco, caja y libro mayor de la Entidad.
- Automatización de honorarios de administración — dónde entran en juego los productos de honorarios y el banco de liquidación.
- Retiros de propietarios y estados de cuenta — dónde se usa el Owner Draw Product.
Preguntas frecuentes
Revisa los cuatro requisitos previos. La extensión de contabilidad debe estar activada para tu espacio de trabajo; la cuenta debe ser de tipo de registro Client (o Internal Entity con Company); y debe tener un Account Code, una Region y un Territory. Si falta cualquiera de ellos, marcar la casilla no hace nada silenciosamente. Agrega lo que falte y guarda de nuevo.
No. Los inquilinos son clientes: se nombran directamente en sus documentos. La activación es solo para las cuentas que llevan sus propios libros contables, es decir, tus propietarios y tu propia firma de administración de propiedades.
Lo decide la cuenta por cobrar de la factura. Su Entidad vinculada es el conjunto de libros que recibe la factura de venta, por eso toda cuenta por cobrar usada en facturas debe ser una Entidad activada.
Porque la moneda de la nueva región ya no coincide con la moneda de la Entidad. REDA muestra: "Entity Currency must match the Region Currency. Please ensure both currencies are aligned." Elige una región cuya moneda coincida con la de la Entidad, o alinea ambas monedas, y luego guarda.
Casi siempre porque a la Entidad de ese propietario le faltan sus configuraciones de honorarios — el Management Fee Settlement Bank o el Management Fee Expense Product — o porque la Entidad del propietario y la de tu firma están en monedas distintas (una ejecución de honorarios no puede cruzar monedas). Corrige la configuración y vuelve a ejecutar. Consulta Automatización de honorarios de administración.
REDA muestra: "Default Cash Account is not defined for the entity." El pago resuelve la entidad a través de la cuenta del propietario de la propiedad, y esa Entidad necesita un Default Cash Account definido. Agrégalo en la Entidad del propietario. Consulta Registro de pagos de inquilinos.
No. El Management Fee Revenue Product va en la Entidad de tu firma de administración de propiedades — la firma es quien gana el honorario. El Management Fee Expense Product y el Owner Draw Product van en la Entidad de cada propietario — el propietario paga el honorario y recibe los retiros.
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