Sincronización de Pagos y Saldos

Cuando le facturas a un inquilino en REDA, la factura comienza su vida debiendo su monto total. Más tarde — una vez que el dinero se recibe y el lado contable lo registra — el Monto Recibido/Aplicado, el Monto de Impuesto y el Monto Condonado de la factura se actualizan por sí solos, y el saldo baja para reflejarlo. Este artículo es la secuela de Registro de Pagos de Inquilinos: ese registra el pago; este explica qué regresa después hacia la factura. Aprenderás de dónde vienen esas cifras, cómo se divide un solo pago sobre una factura consolidada entre sus cargos hijos, por qué el impuesto se comporta de forma distinta al pago en sí, qué sucede cuando un pago se revierte, dónde aparece un error cuando el traspaso falla, y cómo eliminar ese error permite que REDA lo vuelva a intentar. No se asume ningún conocimiento contable previo — cada término se define en el momento en que aparece.

Qué se sincroniza de vuelta, y cuándo

Una Factura de oportunidad es la cuenta que REDA emite contra un contrato de arrendamiento — renta, un depósito, un cargo de servicios públicos. Por sí sola, solo registra lo que el inquilino debe. El dinero en sí se registra del lado contable, y REDA lo refleja de vuelta en la factura para que nunca tengas que conciliar los dos manualmente.

El enlace entre los dos lados es una factura contable correspondiente, creada automáticamente a partir de la factura de REDA. Una vez que esa factura contable alcanza el estado Contabilizada — es decir, es definitiva y está registrada, no es un borrador — las cifras pagadas fluyen de vuelta hacia la factura de REDA (o, para una factura consolidada, hacia el lote). Mientras siga siendo un borrador, nada se sincroniza; la sincronización es lo que "Contabilizada" activa.

Sigue una cuenta a lo largo de toda su vida y el patrón es fácil de retener. REDA emite la factura, y esta debe su monto total. El lado contable crea su factura correspondiente y la contabiliza; el recibo contra ella registra cuánto se pagó. Esa contabilización es la señal — REDA copia el monto pagado, el impuesto y cualquier monto condonado de vuelta en su propia factura, y el saldo baja. Paga el resto más tarde, y el monto recibido vuelve a subir para reflejarlo. Revierte el pago, y vuelve a bajar. En cada paso, la factura de REDA es un reflejo fiel de lo que sabe la contabilidad, y nunca tecleas el mismo número dos veces.

Las cifras que fluyen de vuelta

Cuatro cifras de la factura de REDA se mantienen mediante este traspaso. Tres traen de vuelta información de pago; la cuarta solo se elimina por su acción (nunca se establece), y cobra importancia cuando un pago se revierte:

Como el Saldo de REDA se calcula a partir de estas cifras, el saldo de una factura baja en el momento en que la contabilidad confirma el pago — por eso una factura de REDA puede mostrarse como pagada sin que nadie la toque. Si la factura contable se restablece más tarde a borrador o se anula, las cifras se eliminan de nuevo y el saldo vuelve al monto total.

El orden en que se aplican los pagos

El mismo traspaso hace algo más, en silencio: establece cómo se clasifica la factura cuando un pago se está aplicando contra varias facturas abiertas. Esa clasificación proviene del código de cargo detrás de la factura — su prioridad de aplicación de efectivo — de modo que un depósito y un cargo de renta se liquidan en un orden deliberado en lugar de al azar. Para una factura consolidada, REDA usa el cargo de mayor prioridad entre las hijas. No estableces esto por pago; viene dado por el código de cargo (consulta Configuración contable del Código de cargo). La aplicación en sí ocurre del lado contable — REDA solo suministra el orden.

Facturas consolidadas: cómo se divide un pago

Una factura consolidada — un lote de facturas de oportunidad — reúne varios cargos en un solo documento para que el inquilino reciba un único estado de cuenta en lugar de una factura por cargo. Renta, estacionamiento y servicios públicos pueden convivir en un mismo lote. Cuando un pago llega contra ese lote, REDA no adivina cómo dividirlo: distribuye los montos entre las facturas hijas según la participación de cada una en el total.

La proporción es sencilla de razonar:

Una hija que representa un tercio de la factura recibe un tercio de lo que se pagó. La misma proporción se aplica a cualquier monto condonado. Esto significa que un pago parcial nunca cae por completo en una sola línea — toca a cada hija de forma proporcional, así que el saldo de cada una se mueve en conjunto.

Anular o des-contabilizar: los montos fluyen de vuelta hacia afuera

La sincronización de vuelta funciona en ambas direcciones. Si la factura contable se anula más tarde o vuelve a Borrador — porque un cheque rebotó, o un pago se revirtió — las cifras que fluyeron hacia dentro ahora fluyen de vuelta hacia afuera. Recibido, Impuesto y Condonado se eliminan, y en una factura individual el Monto de Ajuste también se elimina. El saldo vuelve al monto total adeudado, exactamente como si el pago nunca se hubiera registrado.

En una factura consolidada, la misma reversión alcanza a cada hija: el monto recibido de cada hija se elimina, así que toda la factura vuelve a mostrarse como no pagada. Nada queda parcialmente aplicado. Esto es lo que hace confiable el espejo — la factura de REDA nunca se queda atrás de una reversión del lado contable.

Vale la pena nombrar la diferencia entre las dos cosas que pueden deshacer un pago, porque se ven parecidas en la factura pero parten de lugares distintos. Una anulación cancela la factura contable por completo — se usa cuando una cuenta se emitió por error o un pago rebotó. Un des-contabilizado envía una factura registrada de vuelta a borrador para que pueda corregirse y luego volver a contabilizarse. Cualquiera de las dos saca a la factura contable del estado Contabilizada, y eso es todo lo que la sincronización de vuelta vigila: en el momento en que deja de estar Contabilizada, las cifras recibidas se retiran de la factura de REDA. Cuando la factura se corrige y se contabiliza de nuevo, las cifras fluyen de vuelta hacia dentro. Nunca tienes que decirle a REDA cuál de las dos ocurrió — simplemente refleja cualquiera que sea el estado actual de la factura contable.

Cuando el traspaso falla: el error en tu factura

El traspaso contable puede fallar por razones reales y corregibles — normalmente porque falta una parte de la configuración. Cuando eso ocurre, REDA escribe el motivo en un error contable en la propia factura o lote. Ese campo es donde debes mirar; no hay una alerta separada que esperar.

Las tres razones más comunes por las que un traspaso falla, y dónde corregir cada una:

Eliminar el error para volver a intentarlo

Una vez que corriges la causa subyacente, reactivas el traspaso eliminando el error. REDA entonces trata la factura como lista para volver a llegar a contabilidad.

Para una factura consolidada la lista de verificación es la misma en esencia, con una protección adicional: el traspaso no se ejecutará si el lote ya está enlazado a una factura contable — eso evita que una cuenta se contabilice dos veces en contabilidad.

Ejemplo trabajado: un pago parcial en la factura de Aisha

La inquilina Aisha Rahman en Meridian Court #101 recibe una factura consolidada para el mes — tres cargos reunidos en un solo lote:

Aisha paga 850.00 — exactamente la mitad. Una vez que ese pago se contabiliza, REDA distribuye los 850 entre las tres hijas según su participación:

El saldo de cada hija baja según su participación de los 850. Nada se aplicó por completo a un solo cargo — la división sigue las proporciones, exactamente como describe la sección de lotes. El impuesto de cada hija se queda con esa hija: el impuesto del estacionamiento es del estacionamiento, no una porción del lote.

Ahora supón que el pago rebota y contabilidad lo anula. La sincronización se ejecuta a la inversa: Renta, Estacionamiento y Servicios públicos vuelven cada una a 0 recibido, y toda la factura vuelve a mostrarse como no pagada — los saldos regresan a 1,200.00, 200.00 y 300.00. (Si se hubiera registrado algún ajuste en una factura individual, también se eliminaría.) El espejo sigue la reversión sin que nadie tenga que volver a teclear nada.

Una Factura de oportunidad de REDA (OI-0000000070) con sus Charge Details — montos Base, Tax, Waived, Adjustment y Received/Applied — junto a su gemela contable. El bloque REDA Financials sella la Sales Invoice enlazada, y la lista relacionada Sales Invoices (1) apunta al registro contabilizado de Financials del que fluirán los pagos de vuelta.

Tablas de referencia

Qué fluye de vuelta. Una fila por cifra, mostrando su origen contable y la condición que la elimina:

Por qué un traspaso no se ejecutó. La lista de verificación que REDA recorre antes de crear la factura contable — si falta alguna fila, nada se conecta:

Qué sigue

1. Registro de Pagos de Inquilinos — cómo se crea un recibo a partir del contrato de arrendamiento, en primer lugar.
2. Cómo REDA Trabaja con REDA Financials — todo el puente contable en un solo lugar.
3. Configuración contable del Código de cargo — los códigos de cargo detrás de cada línea de factura y el orden en que se aplican los pagos.
4. Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — el remedio habitual para un error de traspaso.

Preguntas frecuentes