Buscar y fusionar consultas duplicadas

Tarde o temprano el mismo prospecto llega dos veces: una vez a través del formulario de su sitio web, otra escrita a mano después de una llamada telefónica. Fusionar reduce el par a una sola consulta (el registro de prospecto de REDA) limpia, conservando todo su historial. Este artículo muestra dónde aparecen los candidatos a duplicado, cómo ejecutar la fusión y elegir qué registro sobrevive, exactamente qué se traslada al registro que sobrevive, y los límites que debe conocer en la versión actual: principalmente, que esta herramienta está configurada para consultas, y que la mayoría de los registros relacionados, aparte de las actividades, los correos y los archivos, no se trasladan.

Por qué ocurren los duplicados y qué hace la fusión

Cada vez que captura prospectos por dos vías —un formulario del sitio web y la entrada manual—, las colisiones son inevitables. La misma persona completa su sitio el lunes y llama a la oficina el martes, y termina con dos consultas. Fusionar mantiene una de ellas como el registro que sobrevive, incorpora en él los valores de campo elegidos y el historial del otro, y elimina al perdedor, dejándolo con una sola consulta que tiene todo.

De dónde provienen los candidatos

REDA no inventa su propia definición de "duplicado". Lee las reglas de duplicados que su administrador configuró para consultas y enumera las coincidencias. Así que lo que cuenta como duplicado es una decisión de su organización: las reglas de su administrador determinan qué registros se marcan y si alertan o bloquean al momento de la entrada.

En una consulta, la tarjeta Posibles duplicados enumera cada candidato con su nombre, propietario, fecha de creación y la regla que coincidió. Cuando encuentra coincidencias, muestra "Se encontraron posibles duplicados"; cuando no encuentra ninguna, muestra "No se encontraron posibles duplicados". Si ve ese mensaje de estado vacío aunque pueda identificar dos consultas parecidas, significa que ninguna regla activa coincidió con ellas, lo cual es una señal para revisar las reglas con su administrador, no un error.

Cómo fusionar, paso a paso

La fusión lo guía a través de elegir qué registros combinar, cuál sobrevive y qué valores conservar:

Qué se traslada siempre al registro que sobrevive

Sin importar los valores de campo que elija, tres tipos de historial siempre se trasladan a la consulta que sobrevive: las actividades (tareas y eventos, incluidas las llamadas y visitas registradas), los correos y los archivos y notas (los archivos se vuelven a vincular al registro que sobrevive). Ese es el sentido de fusionar temprano: el registro que conserva hereda el rastro completo.

Qué sucede con los registros perdedores

La fusión se ejecuta de forma "todo o nada": si algo falla a mitad de camino, toda la fusión se revierte y nada cambia, de modo que nunca queda a medio fusionar. También se ejecuta con sus propios permisos, por lo que solo puede hacer lo que usted podría hacer manualmente. Cuando la fusión se completa con éxito, la consulta perdedora se elimina.

Límites en esta versión

Vale la pena planificar en torno a dos límites:

Si uno de los duplicados ya está convertido, conserve el registro convertido como el que sobrevive para que su vínculo con el negocio se mantenga intacto, y fusione en él la copia no convertida.

Cómo prevenir los duplicados

Fusionar limpia después de los hechos; unos pocos hábitos evitan que se formen duplicados desde el principio. Las reglas de duplicados de su organización pueden alertarle en el momento de la entrada cuando una nueva consulta se parece a una existente (consulte Registro de consultas). Busque antes de crear. Y al momento de la conversión, reutilice una cuenta y un contacto existentes en lugar de crear otros nuevos (consulte Convertir una consulta). Para prospectos originados en la web, el formulario de su sitio puede actualizar la misma consulta ante un envío repetido en lugar de crear una nueva; consulte REDA Data Service: conecte sus formularios.

Referencia: qué muestra la matriz y qué se traslada

La matriz de fusión presenta un conjunto configurado de campos de la consulta para comparar y elegir. Se agrupan naturalmente así:

Los campos que no se muestran en la matriz no se eligen durante la fusión: el registro que sobrevive simplemente conserva sus propios valores para ellos. Este es el resultado de un vistazo:

Si algo sale mal

Ejemplo práctico: las dos Aishas

Aisha Rahman existe dos veces: Aisha Rahman [ Leasing ] proveniente de la web (con su atribución de campaña y un vínculo de promoción) y Aisha R [ Leasing ] proveniente de una entrada telefónica (con el historial de visitas registrado como eventos). La tarjeta Posibles duplicados de cualquiera de los dos registros muestra al otro. El agente hace clic en Fusionar duplicados, conserva el registro web como el que sobrevive porque contiene la atribución, y en la matriz elige el valor corregido de Móvil del registro telefónico. Al finalizar, el registro que sobrevive conserva su atribución de campaña y su vínculo de promoción y hereda los eventos de visita, los registros de llamadas y el PDF de precalificación firmado; el registro telefónico se elimina.

La tarjeta Posibles duplicados con una coincidencia — la segunda consulta de Aisha Rahman — y el botón Fusionar duplicados, que abre la pantalla de fusión.

La matriz de fusión: el selector del registro que sobrevive en la parte superior, las dos consultas una junto a la otra, y un botón de opción por campo para elegir el valor ganador — aquí el registro más reciente aporta su Móvil y su Fecha de mudanza.

Qué sigue

1. Registro de consultas — alertas de duplicados en el momento de la entrada que evitan que se formen duplicados.
2. Convertir una consulta — reutilizar una cuenta y un contacto para evitar duplicados.
3. Atribución web y de campañas — por qué el registro que sobrevive conserva su propia atribución.
4. Consultas: cómo funcionan — el registro de consulta y su ciclo de vida.
5. Configuración de reglas de duplicados y fusión — extender los campos de fusión (administrador).

Preguntas frecuentes