Acuerdos de administración de propiedades
Cuando aceptas administrar una propiedad en nombre de un propietario, tú y el propietario acuerdan varios puntos: cuánto se te pagará, por cuánto tiempo, y cuál de tus empresas hará la administración. REDA registra todo eso en un Acuerdo de administración de propiedades. Este artículo te muestra cómo crear uno, cómo registrar los términos de los honorarios para que todas las validaciones pasen, cómo llevar el acuerdo de borrador a firmado y luego a cerrado, y — lo más importante — qué hace REDA automáticamente cuando lo cierras: marca la propiedad como administrada por ti. No se asume experiencia previa con REDA; cada término se define a medida que aparece.
Acceso que necesitarás. Crear y editar el acuerdo requiere el conjunto de permisos REDA - Property Management User. Pídele a tu administrador que te lo asigne si no puedes crear un nuevo ticket.
Qué es un Acuerdo de administración de propiedades
Un Acuerdo de administración de propiedades — REDA lo registra como un ticket, un registro breve y trazable con su propio Path de estado — es el acuerdo de referencia entre tú y el propietario. Los términos de los honorarios viven en el acuerdo, no en la propiedad. La propiedad simplemente apunta de vuelta al acuerdo una vez que se cierra. A lo largo de este artículo lo llamaremos el ticket PMA la primera vez, y "el acuerdo" después de eso — tú piensas en términos de un acuerdo; REDA lo almacena como un ticket.
El acuerdo siempre está vinculado a un negocio de administración. En REDA, un negocio es una Oportunidad — el único registro de "negocio" de REDA — y para administración de propiedades ese negocio es una oportunidad de Administración de propiedades: la búsqueda de la relación comercial con un propietario. El acuerdo es el contrato que cierra esa búsqueda. A medida que avanzas el estado del acuerdo, REDA avanza la etapa del negocio para que coincida, y cuando cierras el acuerdo, marca la propiedad. Ese vínculo de tres partes — estado del acuerdo, etapa del negocio, marcas en la propiedad — es el corazón de este artículo.
Antes de empezar
Un acuerdo solo puede vincularse a un negocio que cumpla los requisitos. El negocio debe ser una oportunidad de Administración de propiedades, o una oportunidad de Venta de propiedad cerrada y ganada (una propiedad que vendiste y que ahora administras para el comprador). Elige cualquier otra cosa y REDA te lo impide:
La Propiedad del acuerdo también debe coincidir con la propiedad de ese negocio:
Así que ten listo el negocio de administración (y la propiedad que indica) antes de crear el acuerdo.
En un negocio de Administración de propiedades, el representante del propietario figura en el negocio como su Rol de contacto principal de PM Client — la persona del lado del propietario con quien estás contratando. Esto no se establece en el acuerdo mismo; vive en el negocio, y es una buena verificación de que estás construyendo el acuerdo contra el propietario correcto.
Creando el acuerdo
Desde la pestaña Tickets, haz clic en Nuevo, elige PMA (Property Management Agreement), y completa los términos. El acuerdo está organizado en unos pocos grupos de campos:
El acuerdo también incluye un campo Escalamiento y prioridad (Baja, Media o Alta) y una Descripción de texto libre para tus propias notas.
El honorario de administración
El Tipo de honorario de administración es Fijo o Porcentaje de renta:
- Fijo — un monto fijo en Honorario de administración fijo.
- Porcentaje de renta — un porcentaje en % de honorario de administración, y solo para este tipo puedes además establecer un Honorario de administración mínimo y un Honorario de administración máximo para poner un piso y un techo al monto.
Cualquiera sea el tipo que elijas, su monto correspondiente es obligatorio:
Y el mínimo/máximo pertenece únicamente al tipo porcentual. Configúralos en un honorario fijo y REDA responde:
Honorarios de colocación y renovación
El Honorario de colocación (por encontrar y colocar a un inquilino) y el Honorario de renovación (por renovarle) toman cada uno un tipo de Fijo - Único, Fijo - Por año, o Porcentaje de renta, con su campo de monto correspondiente. Igual que con el honorario de administración, el tipo que elijas decide qué monto es obligatorio:
"Si el tipo de tarifa de renovación es fija, se debe proporcionar la tarifa de renovación fija o si el tipo de tarifa de renovación es porcentaje de alquiler, se debe proporcionar el % de tarifa de renovación."
Avanzando el acuerdo por sus etapas
El acuerdo avanza por un Path de Estado: New → In Process → Contract Sent → Contract Signed → Closed. A medida que avanzas el estado, REDA avanza la etapa del negocio de administración para que coincida:
| Estado del acuerdo | Qué hace REDA con el negocio |
|---|---|
| New / In Process | Registra detalles de la instantánea del sistema; aún sin cambio de etapa en el negocio |
| Contract Sent | Etapa del negocio → Contract Out |
| Contract Signed | Etapa del negocio → Under Contract; la Fecha bajo contrato del negocio se establece a partir de la fecha de firma |
| Closed | Etapa del negocio → Under Contract; se marca la Propiedad (ver abajo) |
Firma y documentos
Antes de poder establecer Contract Signed o Closed, REDA necesita saber cuándo se firmó el acuerdo. Completa primero la Fecha y hora de firma del documento, o verás:
El Tipo de firma del documento es Electrónica (hay una firma electrónica registrada) o En papel. Para un acuerdo en papel, REDA exige que el documento firmado esté realmente adjunto antes de cerrar, y verifica que un archivo realmente exista antes de que puedas marcar Documento adjunto como Sí:
"No se encontró ningún documento asociado a este ticket. Cargue el documento antes de indicar "Sí" en "Documento adjunto"."
El cierre también es una validación en dos pasos: no puedes saltar directamente a Closed sin firmar primero. Inténtalo, y REDA responde:
Así que el camino confiable es siempre: firmar (establecer la fecha de firma, adjuntar el documento en papel si corresponde), establecer Contract Signed, y luego establecer Closed.
Qué hace el cierre automáticamente
Cerrar el acuerdo es el momento en que la propiedad pasa a estar "bajo administración". Al pasar a Closed, REDA:
Under Contract, con su Fecha bajo contrato tomada de la fecha de firma.Desde aquí, la pestaña Details de la propiedad muestra el vínculo de administración, y el trabajo cotidiano descrito en Administrar una propiedad bajo un contrato de administración toma el relevo.
Ejemplo práctico: Meridian Court bajo administración al 5%
Meridian Properties firma un acuerdo de administración con el propietario Continental Holdings para el edificio Meridian Court. Así es todo el acuerdo, de principio a fin:
| Tú haces | REDA hace |
|---|---|
| Creas un ticket PMA sobre el negocio de administración de Meridian Court; fechas 1 ene 2026 – 31 dic 2027; Tipo de honorario de administración Porcentaje de renta 5.00%, Mínimo 100.00, Máximo 500.00; Honorario de colocación Fijo - Único 500.00; Honorario de renovación Porcentaje de renta 2.00%; Depósito de mantenimiento 2,500.00; Empresa/Entidad de PM Meridian Properties | Guarda el acuerdo una vez que cada honorario tiene su monto correspondiente |
| Estableces el estado Contract Sent | El negocio muestra Contract Out |
| Firmas electrónicamente el 5 ene 2026 — estableces la Fecha y hora de firma del documento — y luego estableces Contract Signed | El negocio muestra Under Contract, Fecha bajo contrato 5 ene 2026 |
| Estableces el estado Closed | Marca Meridian Court con PM Agreement = este acuerdo y PM Company/Entity = Meridian Properties |
Referencia: estados y honorarios
Qué requiere cada estado y qué hace:
| Estado | Requisito antes de poder establecerlo | Efecto automático al guardar |
|---|---|---|
| New (por defecto) | — | Se registran detalles de la instantánea del sistema |
| In Process | — | Sin cambio de etapa en el negocio |
| Contract Sent | — | Etapa del negocio → Contract Out |
| Contract Signed | Fecha y hora de firma del documento completada | Etapa del negocio → Under Contract; se establece la Fecha bajo contrato |
| Closed | Firmado primero; para papel, Documento adjunto = Sí con un archivo real | Etapa del negocio → Under Contract; propiedad marcada con PM Agreement + PM Company/Entity |
| Cancelled | — | Nada — sin automatización de reversión |
Los tres bloques de honorarios y sus tipos:
| Honorario | Opciones de tipo | Monto requerido | ¿Mínimo / Máximo? |
|---|---|---|---|
| Honorario de administración | Fijo / Porcentaje de renta | Honorario de administración fijo o % de honorario de administración | Solo con Porcentaje de renta |
| Honorario de colocación | Fijo - Único / Fijo - Por año / Porcentaje de renta | Honorario de colocación fijo o % de honorario de colocación | No |
| Honorario de renovación | Fijo - Único / Fijo - Por año / Porcentaje de renta | Honorario de renovación fijo o % de honorario de renovación | No |
Qué sigue
- Administrar una propiedad bajo un contrato de administración — qué cambia una vez que el acuerdo queda marcado, y el trabajo cotidiano.
- Solicitudes de servicio — el registro de recepción para todo lo que reporte un inquilino o propietario.
- Órdenes de trabajo — programación y facturación del mantenimiento en una propiedad administrada.
- Understanding Tickets — el motor detrás de cada estado del acuerdo.
Preguntas frecuentes
El negocio debe ser una oportunidad de Administración de propiedades o una oportunidad de Venta de propiedad cerrada y ganada. REDA muestra: "Oportunidad en Ticket tipo “PMA” debe ser de tipo cerrado ganado “Venta de Propiedad” o “Administración de Propiedad”." Elige un negocio que cumpla los requisitos.
Primero tienes que firmarlo. REDA muestra: "No se puede actualizar el estado de un ticket de PMA directamente a Cerrado. Es necesario firmar el acuerdo antes de cerrarlo." Avanza por Contrato firmado y luego Cerrado.
Se requiere una fecha de firma antes de Contrato firmado o Cerrado: "La fecha y hora de firma del documento deben proporcionarse antes de actualizar la etapa a "Contrato firmado" o "Cerrado"." Completa primero Fecha y hora de firma del documento.
Eso solo aplica a un honorario basado en porcentaje: "Los mínimos y máximos para las tarifas de administración solo se pueden definir si la tarifa de administración se calcula en función del porcentaje de alquiler." Establece el Tipo de honorario de administración en Porcentaje de renta.
REDA primero verifica que realmente exista un archivo: "No se encontró ningún documento asociado a este ticket. Cargue el documento antes de indicar "Sí" en "Documento adjunto"." Sube el documento firmado y luego establece Documento adjunto en Sí.
No. Cancelar un Acuerdo de administración de propiedades no ejecuta ninguna automatización — no revierte nada. Para dejar de administrar una propiedad, actualiza la propiedad y su negocio manualmente.
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