Crear usuarios y otorgar acceso a REDA
Incorporar a un nuevo miembro del equipo en REDA se hace en dos pasos, no en uno solo. Primero creas un usuario de Salesforce — el acceso en sí. Luego conviertes ese acceso desnudo en un agente de arrendamiento, contador o auxiliar de reservas funcional al asignarle el conjunto de permisos de REDA correcto. Crear el usuario es una tarea estándar de Salesforce, así que este artículo cubre esa parte de forma breve y te remite a la documentación propia de Salesforce. Lo que cubre a fondo es la mitad específica de REDA: qué licencia necesita cada edición, qué conjunto de permisos corresponde a cada rol, y las dos cosas que los conjuntos de REDA deliberadamente no otorgan — para que sepas exactamente qué debes agregar tú mismo. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Derechos de administrador de Salesforce — específicamente el permiso Administrar usuarios. Esta es una capacidad a nivel de organización que ningún conjunto de permisos de REDA otorga; la gestión de usuarios nunca se delega a través de un conjunto de REDA.
El modelo: un usuario de Salesforce más los conjuntos de REDA
Un usuario de REDA es un usuario normal de Salesforce con uno o más conjuntos de permisos de REDA superpuestos. Un conjunto de permisos es un paquete de acceso — qué objetos, pestañas y acciones puede alcanzar un usuario — que otorgas a un usuario por encima de su perfil. REDA entrega todo su acceso a funcionalidades de esta manera: hay 31 conjuntos de permisos de REDA en la versión actual, y asignarlos es lo que desbloquea el arrendamiento, la facturación, las reservas, las inspecciones y cualquier otra capacidad de REDA.
De ese diseño se derivan dos cosas, y ambas importan al asignar acceso:
- REDA no incluye grupos de conjuntos de permisos — no existe un "rol de arrendamiento" preempaquetado que puedas asignar con un clic. Asignas los conjuntos individuales que necesita cada rol. Piensa siempre en términos de "asignar estos conjuntos", nunca de "este rol incluye".
- Los conjuntos siguen un patrón de nomenclatura consistente: REDA - [Dominio] - Admin / User / Read Only. El acceso de creación y edición vive en los conjuntos Admin y User; el gemelo Read Only permite ver los mismos registros sin modificarlos.
- Los conjuntos se suman. Cuando una persona tiene más de un conjunto de REDA, su acceso es la suma de todos ellos — gana el otorgamiento más amplio en cada registro. Por eso algunos de los roles a continuación combinan un par de conjuntos pequeños y de propósito específico (un coordinador de recepción, por ejemplo, toma el conjunto de reservas y el de arrendamiento para también manejar paquetería y visitantes) en lugar de recurrir a un conjunto amplio. Dale a cada persona exactamente los conjuntos que su trabajo necesita, y nada más.
Paso 1 — Crear el usuario de Salesforce
Desde Configuración → Usuarios → Nuevo usuario, completa los datos estándar — nombre, apellido, correo electrónico, nombre de usuario y alias. Algunos campos de esta pantalla importan especialmente para REDA:
Todo lo demás en la pantalla de Nuevo usuario es Salesforce estándar. Para el recorrido completo del formulario, consulta la documentación de Salesforce enlazada al final de este artículo.
Paso 2 — Elegir la licencia correcta
REDA se distribuye en dos ediciones, y cada una corre sobre una familia de licencias de Salesforce distinta:
- La edición Platform (OEM) usa los registros personalizados propios de REDA — Consulta, Oportunidad, Solicitud de servicio y Promoción — por lo que basta con una licencia de la familia Platform.
- La edición Sales Cloud (ISV) usa los registros estándar de CRM — Lead, Oportunidad, Caso y Campaña — por lo que los usuarios necesitan una licencia que incluya esos objetos estándar.
El principio a recordar: OEM corre sobre licencias de la familia Platform; ISV corre sobre licencias de la familia Sales Cloud. Elige la licencia que coincida con tu edición y tu derecho de compra. El nombre exacto de la licencia a seleccionar en la pantalla de Nuevo usuario es un detalle comercial ligado a tu contrato — confírmalo con tu derecho de uso en lugar de adivinarlo en la pantalla.
Paso 3 — Asignar el o los conjuntos de permisos de REDA
Una vez que el usuario existe, ábrelo desde Configuración → Usuarios, ve a Asignaciones de conjuntos de permisos, haz clic en Editar asignaciones, y mueve a la columna habilitada los conjuntos que necesita el rol. Usa el mapa de roles más abajo para elegir los correctos.
Una asignación tiene un peso especial: la Consola de administración de REDA — la torre de control del administrador para programación y configuración — se desbloquea únicamente con REDA - Master Data - Admin. Un usuario sin ese conjunto que abra la consola verá:
En el resto de REDA, un usuario que carece del conjunto para una funcionalidad que intenta usar ve el mensaje genérico:
El mapa de rol → conjunto de permisos
Ubica el puesto del nuevo usuario en una fila y asigna los conjuntos que ahí se indican. Cuando un rol abarca varios dominios de REDA (un contador, por ejemplo), asigna cada conjunto listado.
| Rol | Asigna estos conjuntos de permisos de REDA |
|---|---|
| Agente de arrendamiento / oficina de arrendamiento | REDA - Property Leasing User |
| Agente de ventas (unidades / propiedades) | REDA - Property Sales User |
| Analista de adquisiciones | REDA - Property Acquisition User |
| Oficial de préstamos | REDA - Property Lending User |
| Administrador de propiedades | REDA - Property Management User |
| Contador / auxiliar de facturación | REDA - Invoice Management Admin (o Read Only) + REDA - Expense Reconciliation Admin + REDA - Property Analytics, según se necesite |
| Inspector / supervisor de inspecciones | REDA - Inspection User / REDA - Inspection Manager |
| Técnico de mantenimiento / despachador | REDA - Work Order User + REDA - Service Request Admin |
| Recepción / coordinador de reservas | REDA - Booking Admin (o Read Only); agrega REDA - Property Leasing User para paquetería y visitantes |
| Administrador de comisiones / broker | REDA - Commission Manager / User / User Read Only |
| Administrador de HOA / consejo | REDA - Council Management Admin (o Read Only) |
| Gestor de portafolio / inversiones | REDA - Portfolio Management Admin (o Read Only) |
| Administrador del sistema REDA | REDA - Master Data - Admin (el único con acceso a la Consola de administración) |
| Auditor / analista (solo lectura) | REDA - Master Data - Read Only |
| Complemento: gestionar archivos de CMS | REDA - Content Plus - User |
| Complemento: fusionar registros duplicados | REDA - Duplicate Management User |
| Complemento: ejecutar ajustes por inflación | REDA - Inflation Adjustment User |
Qué debes otorgar también a nivel de organización
Esta es la parte que los administradores más suelen pasar por alto. Los conjuntos de permisos de REDA otorgan las funcionalidades propias de REDA y nada más — tres tipos de acceso provienen únicamente del perfil o de un conjunto de permisos de organización, nunca de un conjunto de REDA:
- Objetos estándar. Ningún conjunto de REDA otorga acceso a Cuentas, Contactos, Tareas ni Eventos. Otorga estos a través del perfil del usuario o de un conjunto de organización independiente, o el usuario no podrá abrir una Cuenta o un Contacto.
- Informes, flujos y edición de tareas. Las capacidades de ejecutar informes, ejecutar flujos y editar tareas están desactivadas en todos los conjuntos de REDA. Los botones respaldados por flujos — como Nuevo arrendamiento o Calcular comisiones — no hacen nada hasta que se otorgue el acceso a flujos a nivel de organización.
- Visibilidad de la app. Tanto la app REDA como REDA Admin vienen incluidas con el paquete. Asegúrate de que el perfil o el conjunto de permisos del usuario exponga la app que necesita ver en el Iniciador de aplicaciones.
Desactivación y salida de usuarios
Retirar a un usuario que se va es una tarea estándar de Salesforce: congela al usuario para cortar el acceso de inmediato, y luego desactívalo para liberar la licencia. Una precaución específica de REDA: muchos registros de REDA — facturas, historiales de propiedad, comisiones — están a nombre de o fueron sellados por la persona que los creó. Reasigna la propiedad de los registros activos de un usuario que se va antes de desactivarlo, según tu política de retención de datos, para que los historiales de propiedad se mantengan intactos. REDA no incluye ninguna herramienta de reasignación dedicada; usa la transferencia de propiedad estándar de Salesforce.
Ejemplo práctico: incorporando a Amara, agente de arrendamiento
Amara se une a Meridian Properties como agente de arrendamiento en la edición Platform (OEM). Así es toda la incorporación, de principio a fin:
Si el gerente de Amara solo revisa negociaciones en lugar de editarlas, asígnale el gemelo de solo lectura donde exista uno, en lugar del conjunto operativo.
Qué sigue
- Entendiendo los conjuntos de permisos de REDA — el modelo completo de 31 conjuntos, dominio por dominio.
- El modelo de acceso de REDA — busca qué conjunto necesita una tarea determinada.
- Perfiles, roles y uso compartido en una organización REDA — la base a nivel de organización y quién ve los registros de quién.
- Protección de tu organización REDA — asegura los inicios de sesión y las sesiones antes de la puesta en marcha.
- La Consola de administración de REDA — la torre de control exclusiva de Master Data Admin.
Preguntas frecuentes
Depende de tu edición: una licencia de la familia Platform en la edición OEM, o una licencia de la familia Sales Cloud en la edición ISV. Haz coincidir la licencia con tu edición y tu derecho de compra — el nombre exacto de la licencia es un detalle comercial, así que confírmalo con tu derecho de uso en lugar de adivinarlo en la pantalla de Nuevo usuario.
Los conjuntos de REDA no otorgan acceso a objetos estándar. Otorga acceso a Cuentas y Contactos a través del perfil del usuario o de un conjunto de permisos independiente a nivel de organización.
Los botones respaldados por flujos necesitan acceso a flujos, el cual está desactivado en todos los conjuntos de REDA. Otorga el acceso a flujos a nivel de organización, a través del perfil o de un conjunto de permisos de organización.
Solo REDA - Master Data - Admin. Cualquier otra persona que la abra verá: "You do not have permission to perform this action in the REDA Admin Console."
REDA - Master Data - Admin es el conjunto de REDA más amplio, pero ni siquiera él cubre objetos estándar, informes o flujos — esos siguen necesitando otorgarse a nivel de organización.
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