Roles de contacto
Un Rol de contacto (Contact Role) es la forma en que una persona queda vinculada a un negocio en REDA. Es un pequeño registro de unión que dice "esta persona está en este negocio, con este tipo de participación" — un Lessee en un contrato de arrendamiento, un Buyer en una venta, un Guarantor que respalda a un inquilino. Este artículo explica los valores de rol y qué activa cada uno, cómo agregar una persona a un negocio, cómo funciona el contacto principal (y la única trampa que hay que evitar), y qué activan discretamente los roles de contacto más adelante: acceso al portal del residente, elegibilidad para el consejo y beneficiarios de pago. No se asume experiencia previa con REDA.
Acceso que necesitarás. Trabajar los roles de contacto de un negocio viene con el mismo conjunto de permisos de línea de negocio que te permite trabajar el negocio (por ejemplo REDA - Property Leasing User). Como Add Contact también puede crear a la persona, también necesitarás el acceso estándar de Salesforce a Contact, que tu administrador otorga por separado.
Qué es un rol de contacto
Un rol de contacto vincula un Contact (una persona) con una Oportunidad (un negocio o contrato de arrendamiento) y registra el Role que desempeña. Es el equivalente en REDA del vínculo estándar entre negocio y contacto. Nunca le pones nombre a estos registros — REDA los numera por ti (aparecen como "Contact Role #…"), así que identificas un rol por su contacto y su rol, no por un nombre que hayas escrito.
Los roles de contacto llegan de dos formas: la conversión de una consulta siempre crea exactamente uno (marcado como principal), y agregas el resto a mano con Add Contact.
Los valores de Role y qué activa cada uno
El campo Role ofrece diez valores. Siete describen a una parte activa; tres valores "Ex -" marcan a alguien que se fue:
Lessee · Seller · Occupant · Guarantor · PM Client · Buyer · Lender · Ex - Lessee · Ex - Occupant · Ex - Guarantor
Los valores "Ex -" son un marcador de estado que defines a mano: registran que alguien se ha ido sin eliminar el rol, de modo que se conserva el historial de quién estuvo en el negocio. Nada en REDA actúa sobre ellos automáticamente — ninguna automatización lee el prefijo "Ex -" —, así que trátalos como valores de informe y auditoría, y como una señal para tus colegas, no como un interruptor que cambia el comportamiento.
Si dejas el Role en blanco al agregar a alguien, REDA lo completa según el tipo de negocio:
| Tipo de negocio | Rol por defecto |
|---|---|
| Leasing | Lessee |
| Acquisition | Seller |
| Lending | Lender |
| Property Management | PM Client |
| Property Sale | Buyer |
Así que un co-firmante agregado a un contrato de arrendamiento con el rol dejado en blanco queda como Lessee — si tu intención era Guarantor, elígelo explícitamente.
Agregar una persona a un negocio
Usa Add Contact en la lista Contact Roles del negocio. Es un flujo guiado paso a paso que maneja tanto a personas existentes como completamente nuevas:
El contacto principal
El indicador Is Primary marca el contacto principal del negocio. Cuando agregas, cambias o quitas un rol marcado como principal, REDA vuelve a derivar el Primary Contact del negocio — el contacto del primer rol marcado como principal — y propaga ese contacto principal a cualquier contrato de arrendamiento hijo. En un negocio de arrendamiento, el contacto principal incluso alimenta el nombre auto-generado del negocio.
Qué activan los roles de contacto más adelante
Los roles de contacto no son solo un registro — varias funciones de REDA los leen:
Roles de consejo y las dos reglas de validación
Dos reglas pueden detenerte al guardar un rol de contacto. La primera protege el campo Council Role — solo puedes definirlo cuando la propiedad del negocio relacionado está bajo un padre habilitado para consejo:
Los valores de Council Role son Lease Hold Tenant y Tenant for Life. La segunda regla solo aplica en organizaciones multimoneda — si la tuya no lo es, no la verás:
Ejemplo práctico: Meridian Court #101
Convertir la consulta de Aisha Rahman creó Aisha Rahman — Lessee (principal) en el contrato de arrendamiento de Meridian Court #101. El agente usa Add Contact para agregar a un co-inquilino como Occupant y a un co-firmante como Guarantor (para el co-firmante, REDA encuentra un contacto existente por correo electrónico y lo reutiliza en lugar de crear un duplicado). El Primary Contact del negocio se mantiene en Aisha. Cuando el contrato pasa a billing-active y el portal de la región está activado, se aprovisionan usuarios de portal para los roles activos, y las funciones financieras marcan a Aisha (la Lessee) como el beneficiario.
Referencia: campos y efectos posteriores
Los campos con los que trabajarás en un rol de contacto:
| Campo | Qué es | ¿Editable? |
|---|---|---|
| Contact | La persona | Sí, al crear |
| Oportunidad | El negocio o contrato de arrendamiento | Sí, al crear |
| Account | La cuenta de la persona | Sí |
| Role | Uno de los diez valores de rol | Sí — se completa automáticamente si se deja en blanco |
| Is Primary | Marca el contacto principal del negocio | Sí — mantén exactamente uno |
| Council Role | Lease Hold Tenant / Tenant for Life | Sí, condicionado por la regla de consejo |
| Council Voting Rights | Indicador de voto para eventos de consejo | Sí |
| Email / Phone / Mobile | Copias de solo lectura de los datos del contacto | No |
Qué hace cada rol:
| Role | Por defecto en | Efecto posterior |
|---|---|---|
| Lessee | Negocios de arrendamiento | Candidato al portal; se marca automáticamente como beneficiario (funciones financieras) |
| Occupant / Guarantor | Agregados manualmente en contratos de arrendamiento | Miembros del hogar / partes que respaldan; aparecen en la cadena de identidad del portal |
| Seller | Negocios de adquisición | Registro de la contraparte |
| Buyer | Negocios de venta de propiedades | Registro de la contraparte |
| Lender | Negocios de préstamos | Registro de la contraparte |
| PM Client | Negocios de administración de propiedades | Contacto del propietario cliente |
| Ex - Lessee / Ex - Occupant / Ex - Guarantor | — | Histórico; se define a mano para registrar que la persona se ha ido |
Qué sigue
- Trabajar con contactos — el registro de persona al que apunta un rol.
- Cuentas en REDA — la cuenta detrás de las personas.
- Convertir una consulta — de dónde viene el primer rol de contacto.
- El Portal del Residente — cómo los roles activan el acceso al portal.
- Contratos de arrendamiento hijos — cómo se propaga el contacto principal de un padre a un hijo.
Preguntas frecuentes
Hay más de un rol marcado como principal, y REDA elige uno de forma arbitraria como Primary Contact del negocio. Mantén marcado como principal exactamente un rol y desmarca los demás.
REDA muestra: "No puede proporcionar un rol de consejo para este rol de contacto porque la oportunidad relacionada no está disponible para los eventos del consejo." La propiedad del negocio debe estar bajo un padre habilitado para consejo (una cuenta de comunidad/HOA con el indicador Council/HOA activado) antes de poder aplicar un Council Role.
Un Role en blanco se completa automáticamente según el tipo de negocio, y un negocio de arrendamiento toma por defecto Lessee. Para registrar un fiador, elige Guarantor explícitamente.
El aprovisionamiento del portal se activa cuando el contrato de arrendamiento está billing-active y la región tiene el portal del residente activado. Los roles agregados antes de la activación se aprovisionan en el momento de la activación. Ver El Portal del Residente.
Esto solo aparece en organizaciones multimoneda: "Desajuste de moneda: la moneda de la Región de la cuenta del Contacto y la Región de la propiedad en la Oportunidad relacionada deben coincidir cuando se habilita la opción de múltiples monedas." La moneda de la región de la cuenta del contacto debe coincidir con la moneda de la región de la propiedad.
No — los nombres son números generados por el sistema. Identifica un rol por su Contact y su Role.
Prefiere cambiarlo al valor Ex - correspondiente. Eliminarlo pierde el historial; el valor Ex- lo conserva y deja claro de un vistazo que la persona ya no es parte del negocio.
Los cambios de contacto principal se propagan automáticamente de un negocio padre a sus contratos de arrendamiento hijos.
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