Registro de pagos de inquilinos

Un inquilino te entrega un cheque en el mostrador y quieres que quede registrado en contabilidad antes de que se retire — sin abrir un sistema aparte. La acción Post Payment del contrato hace exactamente eso: registra el dinero como un recibo en la contabilidad de REDA, con el banco, la cuenta de caja y el libro mayor correctos ya completados, y puede saldar las facturas abiertas del inquilino en el mismo paso. Este artículo recorre la acción de principio a fin — cada campo de la pantalla guiada, a quién puedes nombrar como pagador y por qué, la configuración de la que la acción depende silenciosamente, qué significa la cifra de Anticipos cuando un inquilino paga de más, los mensajes exactos que verás si algo no está listo, y cómo un pago rebotado puede facturar por sí solo un cargo por NSF. No se asume ningún conocimiento contable previo; cada término se define en el momento en que aparece.

Antes de empezar

Post Payment se apoya en que haya un poco de configuración lista. Cuando todo está en su lugar, la acción simplemente funciona; cuando falta una pieza, la acción se detiene con un mensaje claro (ver Cuando el pago no se abre) en lugar de registrar algo incorrecto. Tres cosas importan:

En el banco de quién queda el dinero

Esta es la parte de Post Payment que más vale entender de antemano, porque sorprende a la gente: el recibo se deposita en el hogar financiero del propietario de la propiedad, no en el del inquilino. Cuando haces clic en Post Payment, REDA recorre una cadena corta para encontrar ese hogar:

Cada eslabón tiene que resolverse antes de que la pantalla de pago siquiera se abra — es una protección deliberada, para que nunca registres dinero contra un propietario a medio configurar. Si falta algún eslabón, la acción se detiene y te indica exactamente cuál (ver la tabla de mensajes). El inquilino sigue siendo el cliente del recibo — el dinero se registra contra él — pero se deposita a través de la entidad del propietario, porque en sus libros es donde pertenece el alquiler.

Quién puede ser el pagador

Cuando registras un pago, eliges un pagador (el beneficiario) — la persona contra quien se registra el dinero. REDA ofrece un conjunto específico de personas: aquellas cuyo rol en el contrato está marcado como apto para pagos.

Una función de contacto (Contact Role) es el vínculo que indica cómo se relaciona una persona con un contrato — un arrendatario, un garante, un co-firmante. Los roles de arrendatario se marcan como aptos para pagos automáticamente, así que el inquilino del contrato siempre está disponible como pagador. Otros roles — un garante, por ejemplo — solo están disponibles cuando un administrador marca el rol de esa persona como beneficiario. El menú desplegable muestra a cada persona apta por su Payee Name (nombre del beneficiario).

Registrar un pago, campo por campo

Desde el contrato, todo el proceso es una sola pantalla guiada. Aquí está cada campo que encontrarás, en orden:

Qué crea REDA

Terminar la acción produce un recibo de caja contabilizado en la contabilidad, completado a partir del contrato para que no tengas que hacerlo tú:

Esas etiquetas de reporte importan más adelante: como el recibo lleva consigo el contrato, la propiedad y el contacto, aparece correctamente en los informes a nivel de propiedad y de pagador (ver Dimensiones de propiedad en los informes financieros).

Cuando el pago no se abre: los cuatro mensajes

Si falta alguna pieza de configuración, Post Payment se detiene antes de que puedas ingresar nada y muestra uno de cuatro mensajes. Cada uno indica exactamente qué está mal y quién lo soluciona — no se registra nada, así que siempre es seguro cerrar e intentarlo de nuevo una vez que la configuración esté en su lugar.

Si en cambio el recibo falla al guardarse, la pantalla muestra el propio mensaje del sistema sobre lo que salió mal — anótalo y pásaselo a tu administrador; no es una de las cuatro verificaciones de configuración anteriores, sino un problema al completar el guardado.

Sobrepagos y la cifra de Anticipos

A veces un inquilino paga más de lo que debe — un número redondo, o el mes siguiente por adelantado. El excedente no se pierde; se convierte en efectivo no aplicado, dinero recibido pero aún no vinculado a ninguna factura. REDA mantiene un total acumulado de eso en la cifra de Anticipos de la cuenta — y en la del contrato, para que puedas responder tanto "¿cuánto crédito tiene este inquilino en total?" como "¿cuánto de eso corresponde a este contrato?".

Piensa en Anticipos como una etiqueta en lenguaje sencillo: dinero recibido que aún no se ha aplicado a nada. Se recalcula cada vez que un recibo cambia — un pago nuevo, una edición, una anulación — no solo cuando ejecutas Post Payment. Eso es deliberado: como la cifra se recalcula a partir de cada uno de los recibos no aplicados del inquilino en lugar de ajustarse hacia arriba o hacia abajo, no puede desincronizarse de la realidad, y siempre refleja exactamente lo que genuinamente está como crédito.

Más adelante, ese crédito puede aplicarse a una factura futura, momento en el que sale del total de Anticipos y reduce el saldo del inquilino. Nada queda varado: un sobrepago hoy simplemente permanece como crédito hasta que haya una factura que cubrir. Y si un recibo se traslada alguna vez a otro inquilino o contrato, tanto el total anterior de Anticipos como el nuevo se recalculan, de modo que ninguno queda sobrestimando el crédito disponible.

Pagos rebotados y el cargo por NSF

Si un pago rebota, el recibo se anula del lado contable. Cuando eso sucede, REDA puede facturarte el cargo por pago rebotado — el cargo por NSF (fondos insuficientes) — automáticamente, siempre que la cuenta del inquilino esté configurada para ello. No tienes que generar el cargo a mano.

La cuenta necesita tres configuraciones en su lugar (y el recibo debe estar relacionado con un contrato, lo cual sucede con todo recibo de Post Payment):

Cuando eso está alineado, anular el recibo rebotado genera una nueva factura en el contrato por el cargo. Esa factura se marca para facturarse como cualquier otra, así que fluye hacia la contabilidad de la misma manera — y el saldo del inquilino aumenta por el importe del cargo. La nota de facturación de la factura incluso hace referencia al recibo que rebotó, así que es fácil rastrearla.

Ejemplo práctico: Aisha paga su alquiler

Sigamos un pago desde el mostrador hasta un saldo saldado. Aisha Rahman alquila Meridian Court #101, una unidad propiedad de Continental Holdings. Su contrato tiene una factura de Rent (alquiler) abierta por 1200,00. La cuenta de Continental Holdings es una entidad financiera activada con su banco, cuenta de caja y libro mayor predeterminados configurados.

La pantalla guiada de Post Payment, abierta desde el contrato de Aisha Rahman — Receipt Date, Receipt Amount, Payment Method, Reference, Notes, Payee, Cost Center, y la opción Auto Apply Receipt que salda las facturas abiertas en el mismo paso.

El Cash Receipt que produjo la acción Post Payment — "Aisha Rahman - Rent Payment". Su encabezado muestra Customer Aisha Rahman [ Lease ], Status Posted, Amount $3600,00, Unapplied Cash $0,00 y Payment Method Wire. La lista relacionada Cash Receipt Applications (3) muestra que el efectivo se aplicó por completo a las facturas de alquiler abiertas del inquilino.

Qué sigue

1. Sincronización de pagos y saldos — cómo el pago actualiza después el saldo de la factura, y cómo un pago por lote se divide entre los cargos.
2. Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — los valores predeterminados de banco, caja y libro mayor, y los campos de NSF.
3. Configuración contable de códigos de cargo — el orden en que se saldan las facturas, y el código de cargo de NSF.
4. Dimensiones de propiedad en los informes financieros — por qué el recibo lleva consigo el contrato, la propiedad y el pagador.
5. Cómo REDA trabaja con REDA Financials — el puente contable en conjunto.
6. El portal de residentes — donde los inquilinos pueden pagar por su cuenta, sin pasar por el mostrador.

Preguntas frecuentes