Configuraciones de correo masivo
El botón Mass Email es un lanzador. Lo que ofrece cuando alguien hace clic en él, y cada valor predeterminado que precarga —asunto, mensaje, remitente— proviene de registros de configuración que controla un administrador. Este artículo es para quien ha visto a un usuario final enviar un envío del consejo y ahora quiere cambiar el asunto o el remitente predeterminados, o agregar una opción de correo masivo a otro objeto por completo. Después de leerlo, entenderás el patrón de tarjeta de configuración más flujo, podrás editar los valores predeterminados, elegir la identidad de envío correcta y poner en marcha una opción de correo masivo totalmente nueva con un registro de configuración y un flujo.
Acceso que necesitarás. Enviar los envíos del consejo que vienen incluidos requiere el conjunto de permisos REDA - Council Management Admin, además de que la entregabilidad de correo de tu organización esté configurada. Crear configuraciones y flujos es una tarea de administrador de Salesforce.
Cómo funciona el lanzador
Cuando alguien hace clic en Mass Email sobre un registro, REDA determina el objeto y el tipo de registro del registro, y luego busca los registros de configuración activos para él. Conserva solo aquellos cuyo flujo de envío realmente existe, y los muestra como tarjetas con sus valores predeterminados precargados, junto con el usuario actual y las direcciones de correo compartidas de la organización desde las que enviar. La tarjeta que el usuario elige le pasa el control a su flujo, y el flujo es quien hace el envío real — el lanzador solo es el menú y los valores predeterminados.
Una consecuencia útil: una tarjeta cuyo flujo falta se oculta automáticamente en lugar de mostrarse rota. El lanzador se autorrepara — algo cómodo para los usuarios, pero que puede desconcertar a un administrador que se pregunta por qué no aparece una tarjeta (revisa el nombre del flujo y el indicador activo).
Anatomía de un registro de configuración
Un registro de configuración tiene tres funciones: indicar dónde aparece la tarjeta, conectarla a un flujo y contener los valores predeterminados que precarga el lanzador.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Object | De qué objeto se ofrecen registros con esta tarjeta |
| Record Type | Opcionalmente limita la tarjeta a un tipo de registro |
| Flow | El flujo de envío que lanza la tarjeta; la tarjeta se oculta si este flujo falta |
| Is Active | El interruptor maestro de la tarjeta — y está apagado por defecto, así que una tarjeta nueva permanece oculta hasta que la actives |
| Email Subject | El asunto precargado (hasta 200 caracteres) |
| Email Message | El cuerpo de texto enriquecido precargado (hasta 20.000 caracteres) |
| Email Message Text | La versión en texto sin formato del cuerpo |
| Email Template | Hace referencia a una plantilla de correo en lugar de contenido en línea |
| Sender Type | La identidad de envío (ver más abajo) |
| Sender Email | Desde qué dirección compartida enviar, cuando aplica |
| Is Invitation Email | Estampa la fecha y hora de invitación enviada en el evento y sus participantes |
| Archive Data | Cuando está en Yes, los registros de participantes del envío se borran después (un paso de privacidad para envíos únicos de notificación). No controla si los correos quedan registrados — ver la nota más abajo |
| Comments / Instructions | Notas del administrador; Instructions puede mostrar orientación en el lanzador para el usuario final |
Tipos de remitente
El Sender Type decide con la dirección de quién sale el correo. Hay tres opciones:
| Tipo de remitente | Envía como | Úsalo cuando |
|---|---|---|
| The sending user | La propia dirección del usuario que hace clic | Contacto personal, donde las respuestas deben volver al remitente |
| The default workflow user | El usuario de flujo de trabajo predeterminado de la organización | Envíos con voz de sistema, manteniendo las respuestas fuera de bandejas personales |
| An org-wide email address | Una dirección compartida verificada, elegida en Sender Email | Envíos de comunidad o asociación con marca — la opción habitual para consejos |
Las direcciones de toda la organización (compartidas) son una configuración estándar de Salesforce que mantiene tu administrador de Salesforce, y deben verificarse ahí antes de que el lanzador las ofrezca. Ninguna viene incluida con REDA — una organización nueva tiene cero direcciones de toda la organización, así que la opción de remitente de toda la organización no muestra nada para elegir hasta que crees y verifiques una en Setup. Si configuras una tarjeta para el tipo de remitente de toda la organización pero aún no has agregado una dirección, el envío no tiene con qué enviarse; agrega la dirección primero. Los envíos masivos también respetan la entregabilidad de correo y los límites diarios de tu organización.
Qué viene incluido
REDA incluye configuraciones de correo masivo para Council Events. La principal apunta al flujo de envío de correo masivo del consejo — el asistente completo que usa tu equipo de comunidad. Ese flujo incluido, en resumen:
El recorrido para el usuario final de ese asistente está en Enviar un correo masivo del consejo; este artículo se queda en el lado de la configuración.
Agregar una opción de correo masivo a otro objeto
El motor es genérico por objeto, así que puedes ofrecer Mass Email en otro objeto con el mismo patrón de un registro más un flujo:
Ejemplo trabajado: una invitación a una asamblea anual
La Harbour Tower Owners Association envía su invitación a la asamblea anual a los 140 participantes del evento del consejo "Annual General Meeting 2026." El coordinador de comunidad hace clic en Mass Email y elige la tarjeta de invitación. Sus valores predeterminados están precargados — el asunto, el cuerpo HTML, y (una vez que el administrador ha verificado una) una dirección de remitente compartida de la asociación. Hacen un envío de prueba a sí mismos y luego envían de verdad. Cada participante recibe un registro de correo del envío en ambos casos; y como es una tarjeta de invitación, la fecha y hora de invitación enviada quedan estampadas en el evento y en cada participante. Este es un evento Meeting, así que aunque el Archive Data de la tarjeta fuera Yes, la lista de participantes se conservaría — la limpieza de borrado tras el envío solo aplica a envíos de notificación.
Al año siguiente, el administrador quiere un asunto predeterminado distinto. Edita el Email Subject del registro de configuración — un solo campo, sin cambiar el flujo — y el nuevo asunto se precarga para todos desde entonces.
Qué sigue
- Enviar un correo masivo del consejo — el recorrido de envío para el usuario final.
- Eventos del consejo — el registro al que sirve la configuración incluida.
- Configurar un consejo — generar los participantes que necesita un envío.
- Configuración global de la aplicación — el patrón afín de registro de configuración.
- La Consola de administración de REDA — la torre de control del administrador.
Preguntas frecuentes
O no hay ningún registro de configuración activo para este objeto y tipo de registro, o el flujo configurado no existe — las tarjetas con flujos faltantes se ocultan automáticamente. Revisa el indicador activo de la configuración y el nombre del flujo.
Configura el tipo de remitente de la configuración como la opción de dirección de toda la organización y elige la dirección compartida verificada en Sender Email. Tu administrador de Salesforce mantiene esas direcciones en Setup.
Sí — cada envío registra un email por destinatario, sin importar el valor de Archive Data, así que el historial de correos del evento siempre es tu rastro de auditoría. Archive Data hace algo distinto: cuando está en Yes y el evento es una notificación, los registros de participantes se eliminan después del envío.
Un envío de tipo invitación además estampa la fecha y hora de invitación enviada en el evento y sus participantes, dato que usa el seguimiento de asistencia posterior.
Sí — el motor es genérico por objeto: un registro de configuración más un flujo de envío. Confirma con tu equipo de implementación dónde se ubica la acción para el nuevo objeto.
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