Conjuntos de permisos y perfiles de usuario
Este es el mapa del administrador sobre el acceso en REDA. Ya sea que estés planificando quién recibe qué en la implementación, o respondiendo un ticket de "¿por qué Priya no puede editar facturas?", este artículo te da el panorama completo: los 31 conjuntos de permisos que REDA incluye, el patrón de nombres que los hace predecibles, qué conjunto recibe cada uno de los roles comunes y — igual de importante — el acceso que REDA deliberadamente no otorga, para que sepas qué configurar por separado. Es el complemento centrado en el modelo de ¿Qué acceso necesito?: este artículo responde "¿qué otorga este conjunto?"; aquel responde "¿qué necesito para esta tarea?". Los mismos hechos verificados, indexados de ambas formas.
Acceso que necesitarás. Asignar conjuntos de permisos es una tarea de administración del sistema en tu organización — no es en sí un conjunto de permisos de REDA. Necesitas derechos de administrador en tu organización para hacer asignaciones.
Cómo funciona el acceso en REDA
Todo es un conjunto de permisos — un paquete con nombre de derechos que un administrador asigna a un usuario. No existen paquetes de "rol" preempaquetados que combinen varios conjuntos por ti: REDA incluye los conjuntos individuales, y tú decides qué combinación recibe cada persona. Eso significa que el acceso siempre se expresa como una asignación — "asignar a esta persona el conjunto REDA - Property Leasing User" — nunca como algo que un rol incluye automáticamente.
Ningún conjunto de REDA otorga derechos generales de "ver todo" o "modificar todo" sobre sus registros. El acceso está delimitado a los registros para los que existe el conjunto. Y como los perfiles de usuario son una decisión tuya, no una función incluida, las recomendaciones de roles más adelante en este artículo son exactamente eso — recomendaciones que adaptas a cómo está organizado tu equipo.
Los conjuntos se suman. Cuando le asignas a alguien más de un conjunto, su acceso es la suma de todos los conjuntos — el otorgamiento más amplio gana en cada registro. Así, una persona con REDA - Booking Admin y REDA - Property Leasing User obtiene el mostrador de reservas completo y las operaciones de arrendamiento, no una mezcla ni un conflicto. Por eso los perfiles de usuario a continuación se construyen apilando conjuntos pequeños y de propósito único en lugar de recurrir a un conjunto amplio: dale a cada persona exactamente los conjuntos que su trabajo necesita, y nada más.
El patrón de nombres
Cada conjunto sigue la forma REDA - [Dominio] - [Nivel], y una vez que ves el patrón puedes predecir la mayoría:
Algunos dominios rompen el patrón gemelo a propósito. Los conjuntos de trabajo de campo — REDA - Work Order User y REDA - Inspection User — otorgan el trabajo directamente y no tienen gemelo Read Only, y REDA - Inspection Manager es el conjunto de configuración y ejecución para inspecciones, en lugar de una versión de solo lectura del conjunto User.
Los 31 conjuntos de permisos
Aquí está el conjunto completo, con un resumen de alcance en una línea y su gemelo de solo lectura donde exista uno. Las etiquetas son exactas — asigna usando la etiqueta mostrada.
| Conjunto de permisos | Qué otorga | Gemelo de solo lectura |
|---|---|---|
| REDA - Master Data - Admin | El conjunto de administrador: todos los datos maestros y operaciones, y el único conjunto con acceso a la Consola de administración de REDA | REDA - Master Data - Read Only |
| REDA - Master Data - Read Only | Ver todos los datos maestros (el conjunto de auditor) | — (es el gemelo) |
| REDA - Property Leasing User | El conjunto operativo más amplio: ciclo de vida del arrendamiento, cargos, facturas y lotes, registros de visitantes, órdenes de trabajo | — |
| REDA - Property Sales User | Canal de ventas más planes de pago, hitos y calendarios | — |
| REDA - Property Acquisition User | Canal de adquisiciones; también puede editar Códigos de liquidación | — |
| REDA - Property Management User | Operaciones de administración de propiedades; incluye la pestaña Propiedad Search - Leasing | — |
| REDA - Property Lending User | Gestión de préstamos (pagos de préstamos) | — |
| REDA - Invoice Management Admin | Facturación completa: facturas, lotes y cargos | REDA - Invoice Management Read Only |
| REDA - Invoice Management Read Only | Ver facturación | — (es el gemelo) |
| REDA - Booking Admin | Mostrador de reservas completo | REDA - Booking Read Only |
| REDA - Booking Read Only | Ver reservas | — (es el gemelo) |
| REDA - Service Request Admin | Administrar solicitudes de servicio | REDA - Service Request Read Only |
| REDA - Service Request Read Only | Ver solicitudes de servicio | — (es el gemelo) |
| REDA - Work Order User | Mantenimiento de campo: órdenes de trabajo | — |
| REDA - Inspection Manager | Configuración y ejecución de inspecciones: plantillas, maestros, ubicaciones, inspecciones | — |
| REDA - Inspection User | Realizar inspecciones; solo lectura sobre el catálogo de configuración | — |
| REDA - Commission Manager | Administrar comisiones y reglas de comisión | REDA - Commission User Read Only |
| REDA - Commission User | Trabajar sus propias comisiones; ver reglas | — |
| REDA - Commission User Read Only | Ver todos los datos de comisiones | — (es el gemelo) |
| REDA - Portfolio Management Admin | Portafolios de inversionistas, acceso completo | REDA - Portfolio Management Read Only |
| REDA - Portfolio Management Read Only | Ver portafolios | — (es el gemelo) |
| REDA - Council Management Admin | Administración completa de HOA / consejos | REDA - Council Management Read Only |
| REDA - Council Management Read Only | Ver datos del consejo | — (es el gemelo) |
| REDA - Expense Reconciliation Admin | Ejecutar conciliación de CAM / gastos | REDA - Expense Reconciliation Read Only |
| REDA - Expense Reconciliation Read Only | Ver conciliación | — (es el gemelo) |
| REDA - Inflation Adjustment User | Ejecutar ajustes por inflación y actualizar configuraciones de renta; ver reglas pero no editarlas | — |
| REDA - Property Analytics | Cronogramas de renta lineal e instantáneas de conciliación | — |
| REDA - Content Plus - User | Acceso de usuario final a la app Content Plus (cargar y administrar archivos y etiquetarlos como Content Plus) | — |
| REDA - Duplicate Management User | Revisar y administrar registros duplicados | — |
| REDA - Ads Integration | El conector de anuncios de Google y Meta: el objeto Ad Account y sus campos, el Apex de conexión/desconexión y de objetivos de conversión, la pestaña Ad Accounts y acceso de lectura a los campos de atribución publicitaria de la consulta. Asígnalo a quien gestione el conector. | — |
| REDA - Email Integration | El enrutador de correo entrante: el Apex del servicio de correo, los campos de contacto de Omni Inbox y el objeto y la pestaña de triaje Unmatched Email. Asígnalo al usuario de ejecución del servicio de correo y a los administradores de correo. | — |
Los dos conjuntos especiales
Dos conjuntos se apartan del patrón por dominio. REDA - Master Data - Admin es el conjunto de administrador: otorga acceso completo a todos los datos maestros y registros operativos de REDA — propiedades, oportunidades, regiones, códigos de cargo, amenidades y liquidación, reglas de arrendamiento, comisión e inflación, planes de pago, facturas, promociones, tipos y listas de propiedades, configuraciones de renta, instantáneas, cronogramas de renta lineal — y es el único conjunto que abre la Consola de administración de REDA. Cualquiera que no lo tenga y trate de usar la consola verá:
Su espejo es REDA - Master Data - Read Only — la misma amplitud, solo lectura. Ese es el conjunto para un auditor o analista que necesita ver todo y no cambiar nada.
Perfiles de usuario: quién recibe qué
Como REDA no incluye paquetes de rol, aquí tienes un punto de partida recomendado para los roles comunes. Trata esto como una plantilla que adaptas — asigna el conjunto (o conjuntos) que corresponda a lo que cada persona realmente hace.
| Rol | Conjunto(s) recomendado(s) |
|---|---|
| Agente de arrendamiento / oficina de arrendamiento | REDA - Property Leasing User |
| Agente de ventas (venta de unidades o propiedades) | REDA - Property Sales User |
| Analista de adquisiciones | REDA - Property Acquisition User |
| Oficial de préstamos | REDA - Property Lending User |
| Administrador de propiedades | REDA - Property Management User (agrega REDA - Service Request Admin si atiende solicitudes) |
| Contador / auxiliar de facturación | REDA - Invoice Management Admin (o Read Only) + REDA - Expense Reconciliation Admin + REDA - Property Analytics según se necesite |
| Inspector / supervisor de inspecciones | REDA - Inspection User o REDA - Inspection Manager |
| Técnico de mantenimiento / despachador | REDA - Work Order User + REDA - Service Request Admin |
| Recepción / coordinador de reservas | REDA - Booking Admin (o Read Only); agrega REDA - Property Leasing User para paquetes y visitantes |
| Administrador de comisiones / corredor | REDA - Commission Manager, Commission User o Commission User Read Only |
| Gerente de HOA / consejo | REDA - Council Management Admin (o Read Only) |
| Gerente de portafolio / inversiones | REDA - Portfolio Management Admin (o Read Only) |
| Administrador del sistema REDA | REDA - Master Data - Admin |
| Auditor / analista (solo lectura) | REDA - Master Data - Read Only |
| Capacidades adicionales | REDA - Content Plus - User, REDA - Duplicate Management User, REDA - Inflation Adjustment User |
Lo que REDA no otorga
Esta es la parte que los administradores más pasan por alto. Parte del acceso queda deliberadamente fuera de los conjuntos de REDA, y lo otorgas por separado:
La conclusión práctica: un conjunto de REDA es solo parte de una configuración funcional. Junto con él, planifica el acceso de la persona a Cuentas y Contactos, su acceso a informes y — para quien ejecute los botones de acción guiada — el permiso de ejecución del lado de la organización que esos botones necesitan. Un agente de arrendamiento con REDA - Property Leasing User y nada más puede abrir el contrato de arrendamiento pero no el registro de contacto del inquilino; eso es esperado, y es el otorgamiento del lado de la organización el que cierra la brecha.
Crear, editar y eliminar de un vistazo
Un resumen de quién puede hacer qué en los registros principales. V = ver, E = crear y editar, F = completo, incluida la eliminación.
| Registro | Master Data Admin | Leasing User | Usuarios de Ventas / Adq. / PM / Préstamos | Invoice Mgmt Admin | Gemelos de solo lectura |
|---|---|---|---|---|---|
| Oportunidad (negocio / arrendamiento) | F | F | E | V | V |
| Propiedad | F | V | E | — | V |
| Consulta / Ticket | — | E | E | — | — |
| Cargo de oportunidad | F | F | E (Adquisiciones / PM / Préstamos) | F | V |
| Factura de oportunidad y lote | F | F | — | F | V |
| Reserva | — | — | — | — | V (Booking Read Only) |
| Solicitud de servicio | — | — | — | — | V (Service Request Read Only) |
| Orden de trabajo | — | F | — | — | — |
| Inspección (y sus elementos) | — | — | — | — | — |
| Comisión | — | — | — | — | V (Commission Read Only) |
| Portafolio | — | — | — | — | V (Portfolio Read Only) |
| Datos maestros (regiones, códigos, reglas) | F | V (solo Reglas de arrendamiento) | E (solo Códigos de liquidación, Adquisiciones) | — | V (Master Data Read Only) |
Vale la pena dejar claras algunas reglas principales: la eliminación de Oportunidades pertenece únicamente a REDA - Master Data - Admin y REDA - Property Leasing User; la eliminación de Propiedades es exclusiva de Master Data Admin; las facturas y los lotes no pueden ser eliminados por nadie una vez contabilizados ("This Opp Invoice cannot be deleted."); los tickets no tienen eliminación para nadie; los Códigos de liquidación son el único registro de configuración que un conjunto operativo (Adquisiciones) puede editar; y los agentes de arrendamiento pueden leer las Reglas de arrendamiento mientras que solo Master Data Admin las modifica.
Ejemplo práctico: asignar personal en una empresa de demostración
Meridian Properties está incorporando a seis personas a REDA. Este es el plan de asignación — y el recordatorio de que cada persona también necesita acceso del lado de la organización a Cuentas, Contactos e informes, otorgado por separado.
| Persona | Rol | Conjuntos asignados |
|---|---|---|
| A | Agente de arrendamiento | REDA - Property Leasing User |
| B | Administrador de propiedades | REDA - Property Management User (+ REDA - Service Request Admin si atiende solicitudes) |
| C | Técnico de mantenimiento | REDA - Work Order User + REDA - Inspection User |
| D | Contador | REDA - Invoice Management Admin + REDA - Expense Reconciliation Admin |
| E | Recepción | REDA - Booking Admin (+ REDA - Property Leasing User para paquetes y visitantes) |
| F | Administrador de REDA | REDA - Master Data - Admin |
Qué sigue
- ¿Qué acceso necesito? — la búsqueda centrada en la tarea que envías a los usuarios cuando están bloqueados.
- Cómo moverte por las apps REDA y REDA Admin — dónde viven las pestañas de cada conjunto.
- La Consola de administración de REDA — la consola que solo Master Data Admin puede abrir.
- Ediciones de REDA: Platform vs. Sales Cloud — cómo difiere la lista de conjuntos entre ediciones.
Preguntas frecuentes
El mensaje "Insufficient Access" significa que sus conjuntos asignados no cubren lo que intentó hacer. Pregunta qué estaba tratando de hacer, búscalo en ¿Qué acceso necesito? y asigna el conjunto correspondiente.
El acceso a objetos estándar no forma parte de ningún conjunto de REDA — otorga Cuentas y Contactos desde los perfiles de tu organización o tus propios conjuntos de permisos, junto con el conjunto de REDA.
La eliminación de facturas está bloqueada por diseño para todos: "This Opp Invoice cannot be deleted." Esto protege el registro de facturación una vez que existe — no hay ningún conjunto que lo anule.
REDA - Master Data - Admin es el más amplio — todos los datos maestros y operaciones, además de la Consola de administración. Aun así, los objetos estándar, los informes y los botones de acción guiada siguen necesitando otorgamientos del lado de la organización.
Solo REDA - Master Data - Admin. Cualquier otro usuario ve "You do not have permission to perform this action in the REDA Admin Console."
Las etiquetas son idénticas. La principal diferencia es que algunos conjuntos son específicos de la edición de la plataforma — consulta Ediciones de REDA: Platform vs. Sales Cloud para ver qué varía según la edición.
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