Configuración de la contabilidad de administración de propiedades

Esta es la guía maestra de configuración de la contabilidad de administración de propiedades en REDA — la configuración que hace que tus registros de propiedades, por un lado, y tus libros contables, por el otro, funcionen como un solo sistema. Una vez lista, las facturas de renta se contabilizan en el libro mayor del propietario correcto, las cuotas de administración se facturan solas, los propietarios reciben sus pagos y sus estados de cuenta, y cada cifra se puede reportar por propiedad, edificio y portafolio. Esta página recorre toda la configuración de principio a fin, en el orden en que debes hacerla, y explica cada elemento: qué es, por qué importa y qué se rompe si está mal. Es el centro — cada fase enlaza a un artículo detallado — pero puedes ejecutar todo desde aquí. No se asume experiencia previa con integraciones contables; cada concepto se define a medida que lo alcanzamos.

El modelo de dos partes que estás configurando

Antes de los pasos, ten presente una imagen. La contabilidad de administración de propiedades siempre involucra dos conjuntos de libros contables:

• La entidad del propietario — los libros propios de cada dueño de propiedad. La renta que paga un inquilino se recauda hacia los libros del propietario; los pagos al propietario salen de ellos.
• La entidad de PM — los libros propios de tu empresa de administración de propiedades. Aquí es donde la cuota de administración que ganas cae como ingreso.

Una Entity en REDA Financials es simplemente un conjunto de libros separado — su propio libro mayor, moneda y año fiscal. Cada propietario que administras normalmente tiene una, y tu empresa de administración también tiene una. Una propiedad une a las dos: indica su Owner Account (→ la entidad del propietario) y su PM Entity (→ la entidad de tu empresa). Casi todo en esta configuración consiste en darle a cada entidad los bancos, productos y mapeos que necesita para que el dinero se mueva correctamente entre ambas.

A lo largo de esta guía usaremos un ejemplo trabajado: Meridian Properties es la empresa de administración; Continental Holdings es un propietario que posee dos edificios, Meridian Court y Harbour Tower, que Meridian administra en su nombre.

La configuración, en orden

Aquí está todo como una lista de verificación — marca cada elemento a medida que lo completas. Cada fase tiene su propia sección detallada más abajo y, donde es extensa, su propio artículo. Hazlas más o menos en este orden: las fases posteriores dependen de las anteriores.

• 1. Activa la extensión de contabilidad. El interruptor maestro que conecta REDA con la contabilidad. Por lo general ya está activo — confírmalo.
• 2. Activa cada entidad y configura sus bancos y productos. Convierte a cada propietario y a tu empresa de PM en un conjunto de libros, y luego dale a cada uno su Operations Bank, Settlement Bank, productos de cuota, producto de retiro de propietario y propiedad de administración.

• 3. Mapea cada código de cargo a contabilidad. Indica a cada código de cargo su Product, GL Account, Cost Center y Tax Profile.
• 4. Etiqueta las cuentas contables de administración de propiedades. Marca las cuentas de ingresos por renta, gastos, activo y pasivo para que las ejecuciones de cuotas, retiros y estados de cuenta sepan qué contar.
• 5. Configura las dimensiones de propiedad. Dale a cada propiedad su Portfolio, Region, Property Type y Parent Property para que finanzas pueda reportar por propiedad, edificio y portafolio.

• 6. Marca los beneficiarios. Confirma quién puede seleccionarse al registrar el pago de un inquilino (los arrendatarios ya están cubiertos automáticamente).
• 7. Configura las cuotas por fondos insuficientes (NSF) (opcional) — factura automáticamente una cuota cuando un pago rebota.
• 8. Configura los pagos electrónicos (EFT) (opcional) — datos del originador bancario e instrucciones permanentes para cobros y pagos por ACH.

• 9. Configura el día de envío del estado de cuenta del propietario (opcional) — arma cada portafolio y elige el día del mes en que se envía su estado de cuenta por correo, y luego programa el trabajo de estados de cuenta.
• 10. Confirma el puente de facturación. Genera una factura de prueba y confirma que se contabiliza sin errores.

Fase 1 — Activa la extensión de contabilidad

La extensión de contabilidad es el único interruptor maestro que conecta REDA con REDA Financials. Cada automatización contable — contabilizar facturas, sincronizar pagos, crear entidades, ejecutar cuotas, retiros y estados de cuenta — verifica este interruptor primero. Con él apagado, toda la integración queda inactiva: nada se contabiliza, nada se sincroniza, nunca se crea ninguna entidad.

Lo encontrarás en la REDA Admin Console (Iniciador de aplicaciones → REDA Admin → REDA Admin Console) en la pestaña Global App Settings, como el ajuste accounting extension. En la mayoría de las organizaciones tu socio de implementación lo activa durante el onboarding, así que tu tarea aquí suele ser solo confirmar que está activo.

Fase 2 — Activa cada entidad y luego configura sus bancos y productos

Esta es la fase más grande, y el fundamento sobre el que se apoya todo lo demás. La harás una vez para tu empresa de PM y una vez para cada propietario.

Activar la entidad

Convertir una cuenta en un conjunto de libros contables es cuestión de una sola casilla. En la cuenta (Iniciador de aplicaciones → REDA → Accounts), marca Financial Active y guarda — REDA crea automáticamente una Entity correspondiente y la vincula de vuelta a la cuenta. Pero tres cosas deben ser ciertas antes de marcar la casilla, o no se crea ninguna entidad:

Al guardar, la nueva Entity llega lista — nombre, código, región, moneda, territorio, una base contable de devengo y un estado activo se completan todos por ti. No hay nada que capturar en la Entity para que exista. El recorrido completo (y exactamente cómo se ve la Entity) está en Activar una cuenta de cliente como entidad financiera.

Configurar los bancos y productos de la entidad

Una entidad activada es un conjunto de libros contables, pero las ejecuciones de administración de propiedades necesitan saber qué bancos usa el dinero para moverse y qué productos llevan las cuentas contables correctas. Estos se configuran en el registro de la entidad. No todos los campos aplican a todas las entidades — algunos van en la empresa de PM, otros en el propietario:

Dos configuraciones predeterminadas más de la entidad — definidas como parte del onboarding contable estándar — importan aquí porque las ejecuciones dependen de ellas: una Default Bank Account (la cuenta de depósito en garantía de renta de la que toma dinero la liquidación de cuotas) y una Default Cash Account y Default Ledger (usadas al registrar el pago de un inquilino). Configurar esas cuentas se cubre en el centro de ayuda de REDA Financials.

Fase 3 — Mapea cada código de cargo a contabilidad

Un código de cargo es la definición reutilizable de REDA para algo que facturas — renta, un depósito, un recargo por mora, una cuota de mudanza. Cuando un contrato de arrendamiento factura uno, la contabilidad necesita saber cómo convertirlo en una línea del libro mayor. Se lo enseñas en el propio código de cargo: Iniciador de aplicaciones → REDA Admin → Charge Codes, y luego abre cada uno.

Fase 4 — Etiqueta las cuentas contables de administración de propiedades

Las ejecuciones de cuotas, retiros y estados de cuenta no leen todo tu libro mayor — solo miran las cuentas que les indicaste que son dinero de administración de propiedades. Lo haces marcando cada cuenta contable relevante como una Property Management GL Account. Esta única marca es el interruptor maestro de lo que "cuenta":

Fase 5 — Configura las dimensiones de propiedad

La contabilidad a nivel de propiedad solo es útil si puedes reportar sobre ella — ingresos por propiedad, por edificio, por portafolio. REDA lo hace posible llevando cinco dimensiones de cada propiedad a cada documento contable que genera. Se configuran en el registro de la propiedad (Iniciador de aplicaciones → REDA → Properties):

No necesitas registrar estas dimensiones ante contabilidad — eso ya está integrado y activo. Tu única tarea es asegurarte de que cada propiedad realmente tenga completos su Portfolio, Region, Property Type y Parent Property, porque una dimensión vacía aparece como una columna vacía en los reportes. El lado de los reportes se cubre en Dimensiones de propiedad en los informes financieros.

Fase 6 — Marca los beneficiarios

Al registrar el pago de un inquilino (Fase 10 y el flujo cotidiano de Registro de pagos de inquilinos), eliges un beneficiario (payee) — la persona a la que se atribuye el pago. Para los contratos de arrendamiento estándar esto no requiere configuración: cualquiera cuyo rol en el contrato sea Lessee es elegible automáticamente y aparece en la lista de beneficiarios. Solo actúas para un pagador que no es arrendatario (por ejemplo, un fiador o una empresa que paga en nombre de un inquilino) — en ese caso un administrador marca ese rol de contacto como beneficiario para que aparezca en el menú desplegable.

Fase 7 — Configura las cuotas por fondos insuficientes, NSF (opcional)

Una cuota NSF ("non-sufficient funds", fondos insuficientes) es lo que cobras cuando el pago de un inquilino rebota. REDA puede generarla automáticamente: cuando un pago registrado se anula después, crea una nueva factura de cuota que fluye directamente de vuelta a través del puente de facturación. Esto se activa por cuenta. En la Account del inquilino (o del propietario), configura:

Déjalos vacíos y anular un pago simplemente lo revierte, sin ninguna cuota. Esta fase es opcional — configúrala solo para las cuentas donde quieras cuotas automáticas por rebote.

Fase 8 — Configura los pagos electrónicos, EFT (opcional)

Si cobras renta o pagas a los propietarios electrónicamente, REDA puede generar el archivo bancario (ACH / NACHA) por ti. Hay tres capas por configurar, y cada una es opcional según si usas banca electrónica en absoluto:

Cuando ejecutas el procesador para una fecha, REDA reúne las instrucciones que están vencidas, crea los recibos o pagos correspondientes, y produce un archivo bancario que descargas y subes a tu banco. El recorrido completo está en Transferencias bancarias EFT / Procesamiento NACHA.

Fase 9 — Configura el día de envío del estado de cuenta del propietario (opcional)

REDA puede enviar por correo a cada propietario un estado de cuenta con marca propia — ingresos, gastos, distribuciones y saldos de sus propiedades — según una programación. Los estados de cuenta se organizan por Portfolio (una agrupación de cuentas de propietario y propiedades). Para activar los estados de cuenta automáticos:

Los retiros de propietario (pagarles su dinero a los propietarios) y los estados de cuenta se cubren juntos en Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios.

Fase 10 — Confirma el puente de facturación

El puente de facturación es la ruta en tiempo de ejecución que convierte una factura de propiedad en una factura contabilizada en contabilidad. No lo activas por factura — las nuevas facturas independientes se arman automáticamente, y los lotes de facturas se arman cuando los configuras para crear el asiento contable. Lo que sí necesitas es que las fases anteriores estén completas, porque el puente depende de ellas:

• La Default Receivable Account de la factura debe estar definida, y esa cuenta debe ser una entidad activada (Fase 2).
• El código de cargo detrás de cada línea debe estar mapeado (Fase 3).

Para confirmar que todo está conectado, genera una factura de prueba en una cuenta activada y verifica que haya producido una factura contabilizada en contabilidad sin errores. Si lo hizo, el puente funciona; si muestra un Accounting Error Message, lee el mensaje — indica lo que falta — corrígelo y luego borra el mensaje para que la factura se reintente. Cómo se sincronizan de vuelta los montos contabilizados y los pagos se cubre en Sincronización de Pagos y Saldos, y el panorama completo de la integración está en Cómo REDA Trabaja con REDA Financials.

Cómo fluye todo una vez configurado

Con la configuración completa, esta es la secuencia que se ejecuta por sí sola — sin configuración por transacción:

A través de todo esto, las cinco dimensiones de propiedad viajan en cada documento contabilizado — para que finanzas pueda reportar la utilidad y pérdida por propiedad, edificio, portafolio, tipo y región sin ningún etiquetado adicional.

Referencia: la configuración de un vistazo

Una fila por fase — qué configuras, dónde, y qué se rompe si está mal:

Referencia: configuraciones de la entidad

Referencia: qué produce cada ejecución

Ejemplo trabajado: incorporando a Continental Holdings

Meridian Properties incorpora a un nuevo propietario, Continental Holdings, dueño de Meridian Court y Harbour Tower. Así se aplica toda la configuración a su caso:

Una Entity de empresa de PM activada (Meridian Properties). La sección Management Fee Configuration muestra el Management Fee Revenue Product, Settlement Bank, Operations Bank y Administration Property todos completos — los valores predeterminados de los que se vale una ejecución de cuota de administración para facturar la cuota, registrar el costo y liquidar el efectivo.

Qué sigue

1. Activar una cuenta de cliente como entidad financiera — la Fase 2 en su totalidad, con todo lo que contiene la Entity creada automáticamente.
2. Configuración contable del Código de cargo — la Fase 3 campo por campo.
3. Automatización de honorarios de administración — cómo calcula y factura la ejecución de cuotas una vez configurada.
4. Retiros y Estados de Cuenta de Propietarios — la Fase 9, además de pagarles a los propietarios sus saldos.
5. Transferencias bancarias EFT / Procesamiento NACHA — la Fase 8 en detalle.
6. Dimensiones de propiedad en los informes financieros — la Fase 5 y los reportes que habilita.
7. Registro de pagos de inquilinos — el flujo de pago cotidiano que habilita esta configuración.
8. Cómo REDA Trabaja con REDA Financials — toda la integración de un vistazo.

Preguntas frecuentes