Consejos y padrones de HOA

Antes de poder realizar una asamblea de propietarios o enviar un correo a toda la comunidad en REDA, el sistema necesita saber quién pertenece a la comunidad — qué propietarios integran la asociación, quién forma parte de su junta directiva y qué inquilinos participan. Este artículo le muestra cómo crear los tres padrones que utiliza REDA: los propietarios, el órgano ejecutivo (la junta directiva) y los inquilinos. Aprenderá sobre las ventanas de fecha de vigencia que vencen una membresía automáticamente y sobre las tres marcas por miembro que determinan quién recibe la invitación, quién vota y quién recibe las notificaciones generales. No se asume experiencia previa con REDA — cada término se define a medida que aparece.

Los tres padrones

Una comunidad en REDA es una asociación de propietarios — a menudo llamada consorcio, HOA o consejo — representada por un registro de Account (Cuenta). Todo lo que configure en este artículo depende de esa única cuenta. Tres grupos distintos de personas pueden participar en sus asambleas y envíos de correo, y cada uno proviene de un lugar diferente:

Los propietarios y la junta directiva son listas que usted crea a mano en la cuenta. Los inquilinos son distintos — no necesitan ningún registro en el padrón, que es la parte que más se pasa por alto, así que tiene su propia sección más abajo.

La cuenta es el punto de anclaje

Todo registro del padrón apunta de vuelta a una única cuenta de asociación de propietarios, y lo mismo ocurre con cada asamblea y cada envío de correo. Esa cuenta es el único punto de anclaje de toda la comunidad. Antes de empezar a agregar miembros, confirme que los edificios de la comunidad realmente estén vinculados a ella: el edificio de una unidad (su propiedad principal) lleva el vínculo a la cuenta de la asociación de propietarios, y ese vínculo es lo que permite que REDA cuente después a los inquilinos de un edificio como miembros de la comunidad. Si el edificio no está vinculado, la participación de los inquilinos no se resolverá — así que esto es lo primero que debe verificar (consulte Cómo funcionan las propiedades para conocer el vínculo entre la propiedad y la asociación).

Agregar propietarios (Council Members)

Cada propietario de la comunidad es un registro Council Member en la cuenta de la asociación (numerado CM-00000). Desde la lista relacionada Council Members de la cuenta, haga clic en New (Nuevo) y complete lo siguiente:

Las tres marcas de participación

Tanto el padrón de propietarios como el de la junta directiva llevan las mismas tres casillas de verificación. Son los interruptores que determinan en qué se incluye a un miembro:

Agregar la junta directiva (Executive Body Members)

La junta electa es un segundo padrón: registros Council Executive Body Member (numerados CEBM-0000000), también en la cuenta de la asociación. Siguen el mismo patrón que los propietarios — un Member Contact y una Active Date obligatorios, una Is Active calculada a partir de la ventana de fechas, y las mismas tres marcas de participación. La única diferencia es la lista de roles. Member Role para la junta directiva es uno de:

Manager · Section Executive · General Secretary · Chairperson · Member

Inquilinos — sin necesidad de un registro en el padrón

Los inquilinos participan sin aparecer nunca en un padrón. En su lugar, un inquilino se incorpora mediante un Council Role establecido en su contrato de arrendamiento — específicamente en los roles de contacto del contrato (las personas vinculadas a un contrato de arrendamiento). REDA resuelve la cadena en segundo plano, y vale la pena entenderla en palabras simples:

el contrato de arrendamiento del inquilino → la unidad arrendada → el edificio de esa unidad (la propiedad principal) → la cuenta de la asociación de propietarios del edificio.

Entonces, cuando un rol de contacto del contrato lleva un Council Role y el contrato está vigente, ese inquilino cuenta como miembro de la comunidad propietaria del edificio — sin necesidad de una fila en el padrón. REDA solo incorpora inquilinos con contratos vigentes.

El campo Council Role en un rol de contacto tiene uno de dos valores, elegido según el tipo de arrendamiento:

Junto con el Council Role, un rol de contacto también tiene su propia casilla Council Voting Rights — márquela si ese inquilino vota en asuntos de la comunidad. Igual que con los propietarios y los miembros de la junta, este valor se traslada al inquilino cuando una asamblea genera su lista de participantes, de modo que los votos se registren a la persona correcta. Establecer el Council Role y su marca de voto suele ser tarea del personal de arrendamiento en el contrato (consulte Roles de contacto).

Por qué los padrones importan más adelante

Estos padrones son la materia prima para todo lo demás en la sección de comunidad. Cuando usted realiza una asamblea, REDA genera su lista de participantes eligiendo solo a los miembros vigentes cuyo rol seleccionó en el evento, más los inquilinos cuando marca la casilla de inquilinos — los miembros inactivos y los roles no seleccionados se omiten. El derecho a voto y el rol de cada miembro elegido se copian al registro de participante de la asamblea. La siguiente tabla muestra qué padrón alimenta cada actividad:

Configurar una comunidad desde cero

Para una primera configuración, el orden importa. Siga esta lista de verificación:

Mantener los padrones al día

Los padrones cambian junto con la comunidad. Gestione los cambios comunes por fecha, nunca reescribiendo la identidad de una persona en un registro anterior:

• Cambio de propietario. Cuando un propietario vende, establezca la Inactive Date del vendedor en la fecha de venta — Is Active se desactiva automáticamente y deja de aparecer en las listas generadas. Cree el registro del comprador con la fecha de transferencia. El historial se conserva.
• Elección de la junta directiva. Ponga fecha de fin a los miembros salientes y agregue a los entrantes con la fecha de la elección. Los roles viven por registro, así que un miembro reelegido en un puesto distinto recibe un nuevo registro para el nuevo rol.
• Consejo de auditoría. Ambos padrones son listas simples bajo la cuenta. Una vista de lista filtrada por Is Active = true es su vista de "comunidad actual".

Ejemplo práctico: Harbour Tower Owners Association

El edificio Harbour Tower tiene una cuenta de asociación de propietarios, Harbour Tower Owners Association. El administrador la configura de la siguiente manera:

• Doce registros Council Member — Role Owner, Active Date establecida en la fecha de constitución de la asociación, cada uno con Council Meeting Invitation y Council Voting Rights marcados.
• Tres Executive Body Members — un Chairperson, un General Secretary y un Manager.
• Un propietario vende su unidad en marzo, así que el administrador establece la Inactive Date de ese miembro en la fecha de venta. Is Active se desactiva y ya no aparece en las listas de participantes generadas.
• Dos contratos de arrendamiento del edificio llevan un rol del consejo en un rol de contacto, así que esos inquilinos se incluyen siempre que un evento marca la casilla de inquilinos.

Un registro Council Member: el Role (Owner), la ventana de vigencia (Active Date, Inactive Date), y Council Voting Rights e Is Active marcados en los destacados y en Details.

Un registro Council Executive Body Member con el Member Role establecido en Chairperson, vinculado a la misma cuenta de asociación y al mismo contacto de miembro.

Referencia: campos del padrón

El registro Council Member (propietario):

El registro Council Executive Body Member (junta directiva) sigue la misma estructura, con Member Contact y Active Date obligatorios, una Is Active calculada, las mismas tres casillas de verificación, y un Member Role de Manager / Section Executive / General Secretary / Chairperson / Member.

Qué sigue

1. Reuniones y notificaciones del consejo — realice una asamblea a partir de estos padrones y genere sus participantes.
2. Correo masivo a la comunidad — llegue a la comunidad; la marca General Notification lo alimenta.
3. Roles de contacto — dónde vive el rol del consejo de un inquilino en el contrato.
4. Cómo funcionan las propiedades — el vínculo entre el edificio y la asociación del que depende la cadena de inquilinos.

Preguntas frecuentes